5 bước cơ bản tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

1. Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa doanh nghiệp hay còn hiểu là tự động hóa quy trình doanh nghiệp (BPA) là việc áp dụng công nghệ vào mô hình hoạt động để thực hiện các nhiệm vụ hoặc quy trình định kỳ trong một tổ chức mà nỗ lực thủ công có thể được thay thế.

Nó được thực hiện để giảm thiểu chi phí, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình. Bằng cách số hóa và chuẩn hóa quy trình kinh doanh, có thể lược bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại.

2. Lợi ích của Tự động hóa doanh nghiệp

Lợi ích chung khi bạn sử dụng phần mềm BPA trong mô hình vận hành của doanh nghiệp chính là giúp cho các quy trình hoạt động của bạn hiệu quả hơn. Theo Forrester – Công ty nghiên cứu thị trường về tác động của công nghệ tới khách hàng và công chúng của Mỹ đưa ra số liệu rằng: BPA sẽ giúp các doanh nghiệp giảm 90% chi phí vận hành của họ. Cùng xét tới một số con số cụ thể khi thực hiện nghiên cứu Automation Business giúp gì cho doanh nghiệp tới từ các chuyên gia tài chính: 

• Tăng tốc quá trình kinh doanh: 42% nhà lãnh đạo cho rằng tự động hóa doanh giúp tăng hiệu suất làm việc của người lao động.
• Chuẩn hóa các thủ tục, giảm thiểu lỗi: Tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp công ty tự động hóa việc nhập dữ liệu sẽ giúp không chỉ giảm thiểu thời gian thực hiện mà còn giúp doanh nghiệp và người lao động giảm thiểu sai sót không đáng có.
• Cắt giảm thời gian, chi phí lao động: Theo khảo sát chỉ ra rằng, 78% các nhà lãnh đạo tin rằng nhân viên có thể giảm 60 giờ làm/tháng nhờ vào tự động hóa quy trình của doanh nghiệp.
• Tăng hiệu quả nhóm: 70% nhà lãnh đạo tin rằng họ có thể tiết kiệm được 3h trong 8h làm việc nhờ tự động hóa  quy trình; một nửa số nhân viên tin rằng họ sẽ tiết kiệm được 240h làm việc một năm nhờ giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại.
• Nâng cấp dịch vụ khách hàng: 40% doanh nghiệp nói rằng việc giao đơn hàng đúng thời hạn là yếu tố chính quyết định tới trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, phải có một mô hình tự động hóa doanh nghiệp chính xác, hoàn chỉnh mới có thể nâng cao trải nghiệm dịch vụ của người tiêu dùng.

3. Phân biệt BPA và RPA

3.1. BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)

Mục đích là loại bỏ các quy trình làm việc lặp đi lặp lại để nâng cao hiệu quả và năng suất. Tự động hóa quy trình kinh doanh không tập trung vào một bộ phận hoặc quy trình, mà là xem xét tổ chức ở mức độ tổng thể để xem quy trình nào có thể được cải thiện thông qua tự động hóa.

BPA bao gồm tự động hóa đầu cuối của một quy trình hoặc quy trình làm việc nhất định. Nó cũng thường liên quan đến việc xây dựng một giải pháp từ đầu, thay vì điều chỉnh và tối ưu hóa các quy trình hiện có.

3.1. RPA (Tự động hóa quá trình robot)

Thay vì cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc, RPA tự động hóa doanh nghiệp theo hướng tác vụ bằng cách loại bỏ một quy trình hiện có hoặc cùng tồn tại trong các quy trình hiện tại để thực hiện chúng hiệu quả hơn.

RPA có thể được áp dụng cho các tác vụ máy tính khác nhau để tăng tốc độ và hiệu quả mà chúng được thực hiện. Một số trường hợp sử dụng bao gồm: duyệt trang web, xử lý bảng lương, tạo tài liệu, xử lý yêu cầu, gia hạn thành viên,…

4. 5 bước để tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong xu hướng công nghệ 4.0 bùng nổ mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào các khía cạnh vận hành mang đến cho doanh nghiệp những giá trị to lớn. Để doanh nghiệp vận hành theo mô hình tự động hóa thành công, bạn có thể tiếp cận theo 5 bước sau đây:

4.1. Đơn giản hóa quy trình

Đơn giản hóa quy trình được hiểu là việc phân tích toàn bộ quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban để lược bỏ những bước không cần thiết. Mục đích của việc này là thiết kế một quy trình quản lý doanh nghiệp cụ thể, đơn giản và tối ưu nhất để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tiếp cận và thực hiện tốt các bước trong quy trình làm việc.

4.2. Hệ thống hóa

Sau khi xây dựng được quy trình công việc, nhiệm vụ của bạn là tích hợp nó vào mô hình doanh nghiệp. Lúc này mộ bộ máy được hệ thống hóa rõ ràng sẽ là nhiệm vụ thứ 2 bạn cần phải xây dựng. Để phân luồng công việc rõ ràng nhà lãnh đạo cần phối hợp với các trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận để quy định rõ phạm vi và trách nhiệm của từng phòng ban.

Lợi ích khi hệ thống hóa quy trình vận hành doanh nghiệp là đảm bảo sự tuân thủ quy trình làm việc cũng như dễ dàng phát hiện nguyên nhân của những lỗi vận hành.

4.3. Tối ưu hóa

Để có thể thành công trong quá trình tự động hóa, cần phải có sự hợp tác và thực hiện quy trình công việc một cách nghiêm túc trong toàn bộ doanh nghiệp. Bạn cần phải thường xuyên theo dõi và đánh giá sự chấp hành của nhân viên. Bất kỳ những cá nhân nào không làm theo hoặc phá vỡ quy trình cần phải chấn chỉnh hoặc loại bỏ ngay.

4.4. Tự động hóa vận hành

Sau khi làm xong bước tối ưu hóa quy trình, lúc này doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho tự động hóa. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp hay máy móc tự động chính là giải pháp thiết thực để doanh nghiệp tự động hóa tối đa quy trình vận hành.

Công nghệ chính là yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển đổi sang tự động hóa. Ở đây, các giải pháp quản trị nhân sự HRM, Quản trị khách hàng CRM, Phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ là các vấn đề bạn cần tìm cách ứng dụng.

4.5. Mở rộng phạm vi

Sau khi ứng dụng tự động hóa thì tổ chức cần phát triển nó với quy mô rộng hơn. Đây chính là yếu tố giúp bạn xây dựng quy trình làm việc thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp để nhân sự có thể tiếp cận một cách dễ dàng và phối hợp chặt chẽ với nhau.

Trên đây là thông tin về các bước cơ bản giúp doanh nghiệp thực hiện tự động hóa quy trình làm việc.

Theo: 1office.vn