WBS là gì? Quy trình 6 bước thiết lập cấu trúc phân chia công việc hiệu quả

1. Khái niệm WBS

WBS là từ viết tắt của Work Breakdown Structure, được dịch ra là “Cấu trúc phân chia công việc”, là một hệ thống quản lý dự án bằng cách phân rã các dự án phức tạp thành các thành phần hoặc các nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Trong đó, đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói công việc (work package). WBS chỉ định cho mỗi nhiệm vụ một mã định danh duy nhất và sau đó đặt chúng vào một cấu trúc phân cấp cho thấy mối quan hệ giữa từng nhiệm vụ và các sản phẩm liên quan.

2. WBS đem lại lợi ích gì cho các bên liên quan?

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) không chỉ đơn giản là chia nhỏ dự án và xác định phạm vi công việc, mà nó còn mang đến cho doanh nghiệp và các bên liên quan những giá trị thiết thực, bao gồm:

– Xác định toàn bộ công việc: WBS giúp xác định rõ tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu mà các bên cần thực hiện. Đối với các dự án có thời hạn hoàn thành gấp gáp và mức độ phức tạp cao, việc bỏ sót bất kỳ công việc nào cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng. Với WBS, các nhiệm vụ sẽ được “điểm danh” một cách đầy đủ, đảm bảo phạm vi công việc luôn được thể hiện toàn diện và cụ thể.

– Trực quan hóa dự án: WBS giúp các bên dễ dàng hình dung tổng thể dự án thông qua một cấu trúc phân cấp trực quan. Mỗi cá nhân có thể thấy rõ vị trí và vai trò của bản thân mình trong kế hoạch tổng thể, từ đó đảm bảo hiệu suất công việc đáp ứng tốt yêu cầu của dự án.

– Thúc đẩy giao tiếp: Dựa trên WBS được lập, mọi người sẽ có cơ sở để trao đổi và thảo luận sâu hơn về phạm vi công việc, vai trò và trách nhiệm của bản thân và đội nhóm. Từ đó, tăng cường sự hợp tác và kết nối giữa các thành viên trong nhóm để hướng đến kết quả tốt nhất.

– Giảm thiểu thay đổi đột ngột: Với WBS, phạm vi công việc được xác định rõ ràng ngay từ đầu, giúp hạn chế sự thay đổi trong quá trình thực hiện. Mặc dù thay đổi là điều không thể tránh khỏi, nhưng càng giảm thiểu được những thay đổi này thì doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn, cũng như hạn chế các khoản chi phí phát sinh.

– Hỗ trợ lập lịch trình và ước tính nguồn lực: Mỗi gói công việc trong WBS luôn được lập kế hoạch chi tiết, từ thời gian hoàn thành đến nguồn lực cần sử dụng. Nhờ đó, việc phân bổ nhân sự và tài nguyên trở nên chính xác hơn và hạn chế tình trạng lãng phí hoặc phân bổ nguồn lực sai mục đích.

– Ước tính chi phí hợp lý: WBS cung cấp cơ sở để ước tính chi phí dự án từ dưới lên, đảm bảo rằng ngân sách được xây dựng dựa trên các dự báo chi tiết từ cấp độ gói công việc. Dữ liệu này hỗ trợ cho việc theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất sử dụng chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.

– Xác định cấp độ rủi ro: WBS cho phép xác định rủi ro tại từng gói công việc, giúp làm rõ trách nhiệm quản lý rủi ro theo từng cấp bậc nhân sự. Một số rủi ro có thể được đội, nhóm xử lý tại cấp độ gói công việc, trong khi những rủi ro lớn hơn sẽ được chuyển lên cấp quản lý cao hơn để xem xét và giải quyết.

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp

3. Những thành phần cần có trong cấu trúc phân chia công việc WBS

Mỗi thành phần trong WBS đóng vai trò quan trọng trong việc phân công trách nhiệm, ước tính chi phí, lập lịch trình, và theo dõi tiến độ. Dưới đây là các thành phần chính của một WBS:

• Giai đoạn: Đại diện cho các bước chính trong vòng đời dự án, mỗi giai đoạn bao gồm các hoạt động và nhiệm vụ liên quan với nhau để hoàn thành một phần của dự án.
• Nhiệm vụ chính: Là các hoạt động cụ thể trong từng giai đoạn. Chúng bao gồm các công việc riêng lẻ cần hoàn thành để thực thi dự án.
• Nhiệm vụ phụ: Mỗi nhiệm vụ chính được phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để đảm bảo việc lập kế hoạch và thực hiện chi tiết, chính xác.
• Sản phẩm bàn giao: Đây là những đầu ra hữu hình hoặc vô hình, được tạo ra khi hoàn thành các nhiệm vụ. Chúng có thể là tài liệu, sản phẩm, hoặc các kết quả khác.
• Sản phẩm phụ: Là các đầu ra nhỏ hơn, góp phần hoàn thành các sản phẩm bàn giao lớn hơn.
• Gói công việc: Là đơn vị công việc nhỏ nhất trong WBS, bao gồm các nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cùng với các sản phẩm bàn giao rõ ràng.
• Sự phụ thuộc: Chỉ ra mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, giúp xác định nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước khi các nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
• Ước tính: Bao gồm việc tính toán nguồn lực, thời gian và chi phí cần thiết, giúp nhà quản lý lập ngân sách và lịch trình dự án chính xác.
• Các mốc thời gian quan trọng: Các mốc thời gian được dùng để đánh dấu việc hoàn thành các giai đoạn chính, các mục tiêu bàn giao hoặc các mục tiêu trọng tâm của dự án.

4. Quy trình 6 bước thiết lập cấu trúc phân chia công việc WBS

Một WBS được thiết lập cẩn thận và chặt chẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Sau đây là 6 bước cơ bản để thiết lập một WBS:

4.1 Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án

Nhà quản lý dự án hãy bắt đầu bằng việc làm rõ phạm vi tổng thể của dự án và các mục tiêu cụ thể, dựa trên các hiểu biết sâu sắc về mục tiêu, yêu cầu và ràng buộc của dự án. Một phạm vi dự án được xác định rõ sẽ là nền tảng vững chắc cho toàn bộ WBS, đảm bảo dự án đi đúng hướng và có cơ hội thành công cao hơn.

4.2 Xác định các mục tiêu chính

Tiếp theo, xác định các đầu ra chính hoặc mục tiêu cốt lõi của dự án. Đây là những kết quả cụ thể mà dự án hướng tới. Ví dụ, trong một dự án phát triển ứng dụng di động, các mục tiêu chính có thể là: thiết kế giao diện người dùng (UI), phát triển phần mềm phụ trợ và thiết lập cơ sở dữ liệu.

4.3 Phân chia mục tiêu chính thành các mục tiêu phụ

Sau khi xác định được các mục tiêu chính, hãy chia nhỏ chúng thành các mục tiêu phụ để dễ quản lý hơn. Ví dụ, với mục tiêu chính là “thiết kế giao diện người dùng”, các mục tiêu phụ có thể bao gồm: thiết kế wireframe, thiết kế mockup và đánh giá thiết kế.

4.4 Xác định các gói công việc

Tiếp theo, nhà quản lý cần chia nhỏ các mục tiêu phụ thành các gói công việc cụ thể. Mỗi gói công việc phải bao hàm các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu phụ. Ví dụ, với mục tiêu phụ là “thiết kế wireframe”, các gói công việc có thể bao gồm: phác thảo sơ bộ, đánh giá mẫu thiết kế và hoàn thiện wireframe.

4.5 Xác định các hoạt động cụ thể của từng gói công việc

Xác định các hoạt động cụ thể cần thực hiện để hoàn thành mỗi gói công việc, bao gồm: nhiệm vụ quản lý, tài nguyên cần thiết và các yếu tố phụ thuộc liên quan. Chẳng hạn, với gói công việc là “phác thảo wireframe”, các hoạt động cụ thể trong gói công việc này có thể bao gồm: thu thập yêu cầu, tạo layer cơ bản, và trình bày bản phác thảo để các bên đánh giá.

4.6 Trình bày WBS

Và cuối cùng, nhà quản lý cần sắp xếp các thành phần của WBS thành biểu đồ trực quan, dưới dạng danh sách hoặc biểu đồ Gantt, để thể hiện rõ thứ bậc của các phần việc trong dự án, từ tổng quan đến từng nhiệm vụ chi tiết.

Tuy nhiên, thay vì thực hiện quá trình thiết lập WBS hoàn toàn thủ công, nhà quản lý có thể đơn giản hóa quá trình này với phần mềm quản lý dự án. Phần mềm này sẽ hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm còn trực hóa tiến độ bằng đa dạng các hình thức, từ danh sách, biểu đồ Gantt đến bảng Kanban. Từ đó, nhà quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khởi tạo WBS mà vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý cho dự án.

Trên đây đã chia sẻ đến doanh nghiệp và những nhà quản lý dự án các thông tin về WBS là gì, mục đích cũng như cách tạo sơ đồ WBS hiệu quả. Mong rằng doanh nghiệp có thể ứng dụng thành công những kiến thức này trong quá trình triển khai và theo dõi dự án. 

Theo: base.vn