5 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc đa nhiệm

1. Multitask là gì?

Multitask là một từ trong tiếng Anh, khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “đa nhiệm”. Khái niệm này chỉ việc có thể làm rất nhiều công việc cùng lúc trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau. Multitask được biết đến nhiều trong bối cảnh máy tính chiếm một phần quan trọng trong cuộc sống của con người. 

Với máy tính, đa nhiệm đề cập đến khả năng chạy nhiều hơn một ứng dụng cùng lúc. Còn với con người, nó đề cập đến khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau của một cá nhân, ví dụ một nhân viên văn phòng có thể vừa trả lời email của khách hàng, vừa nghe điện thoại từ một đối tác kinh doanh..

2. Ưu và nhược điểm khi thực hiện multitask trong doanh nghiệp

Ưu điểm

Không phải ngẫu nhiên mà multitask được nhiều cá nhân lựa chọn áp dụng, và nhiều đội nhóm/doanh nghiệp yêu cầu nhân sự phải có được kỹ năng này. Một số ưu điểm nổi bật của multitask:

• Tăng năng suất làm việc: Bằng việc multitask, bạn và nhân viên sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, qua đó giúp tối ưu được thời gian, đảm bảo công việc và tối ưu được nguồn lực cho tổ chức. Doanh nghiệp sẽ đáp ứng nhu cầu nhanh chóng hơn, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường nhờ đội ngũ nhân viên làm việc năng suất.
• Giảm chi phí: Khi một nhân sự có thể thực hiện nhiều công việc cùng lúc, doanh nghiệp sẽ giảm nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới, tiết kiệm được nhiều chi phí. Ngoài ra, việc nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp.
• Tăng sự linh hoạt cho nhân viên: Bạn và đồng nghiệp có thể dễ dàng thích ứng khi có sự thay đổi về công việc hoặc môi trường làm việc, nhờ vậy doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh nguồn nhân lực cho phù hợp với yêu cầu của tổ chức, thị trường.
• Nâng cao tinh thần làm việc: Khi quen với multitask, nhân sự cảm thấy được tin tưởng, có trách nhiệm hơn vì được giao nhiều việc. Thêm nữa, hoàn thành nhiều công việc sẽ giúp thỏa mãn nhân sự và gia tăng thêm động lực để mọi người hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
• Phát triển kỹ năng: Người multitask sẽ có cơ hội học hỏi và phát triển thêm nhiều kỹ năng khi thực hiện nhiều công việc. Đây cũng chính là cơ sở để giúp nhân sự có những bước tiến xa hơn trong sự nghiệp, doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ nhân sự năng lực tốt, giỏi chuyên môn.

Nhược điểm

Mặc dù multitask được đánh giá là giúp nâng cao năng suất làm việc, nhưng nếu áp dụng không đúng, nó có thể gây phản tác dụng. 

• Giảm hiệu quả và chất lượng công việc: Việc thực hiện nhiều công việc cùng lúc khiến sự tập trung của con người bị chia nhỏ thành nhiều phần, tăng nguy cơ bỏ lỡ thông tin, mắc sai sót và ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. Ngoài ra, việc chuyển đổi công việc liên tục có thể khiến mất thời gian để làm quen, khiến hiệu quả công việc giảm.
• Nhân viên bị căng thẳng và stress: Áp lực về việc hoàn thành một lượng công việc lớn cùng lúc có thể khiến con người cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi, lo lắng và stress. Tình trạng này kéo dài sẽ gây suy giảm sức khỏe, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của bạn và nhân viên.
• Giảm khả năng sáng tạo: Khi multitasking, con người sẽ khó có cơ hội để suy nghĩ và sáng tạo do sự đòi hỏi vào việc tập trung cho các nhiệm vụ hiện tại. Không có nhiều ý tưởng, giải pháp, sáng kiến mới cho công việc có thể khiến công ty bị chậm so với đối thủ, thiếu cơ hội cạnh tranh trên thị trường.
• Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác: Khi phải tập trung quá nhiều vào công việc, bạn và đồng nghiệp sẽ không có thời gian để giao tiếp và trao đổi cùng nhau. Điều này về lâu dài có thể gây ra những hiểu lầm, mâu thuẫn và ảnh hưởng đến những công việc chung của phòng ban, đội nhóm.
• Gây khó khăn trong việc quản lý thời gian: Thực hiện multitask có thể khiến nhân sự gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian cho các công việc. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian thì tình trạng trì hoãn công việc, bỏ lỡ deadline là không thể tránh khỏi, gây ảnh hưởng đến uy tín của nhân viên cũng như tiến độ của công việc, dự án.

3. Kỹ năng multitask hiệu quả trong doanh nghiệp

Điều đầu tiên bạn cần phải nhớ chính là bạn không thể loại bỏ các thao tác đa nhiệm một cách hoàn toàn – ít nhất là không phải ngay lập tức. Thứ tốt nhất mà bạn có thể làm bây giờ là lựa chọn chiến lược làm sao để multitask một cách tốt nhất.

3.1. Sắp xếp công việc phù hợp

Để multitask hiệu quả nhất, bạn cần phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, để tìm ra cách giải quyết chúng một cách khoa học. Ma trận Eisenhower là công cụ hữu ích cho việc này, bằng cho phép cá nhân và nhóm so sánh các phương án, xác định xem việc gì cấp bách, mang lại nhiều giá trị để ưu tiên thực hiện trước.

Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một loại nhiệm vụ, tương ứng là giải pháp xử lý tốt nhất:

• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ưu tiên làm ngay lập tức.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (có thể lên kế hoạch làm sau).
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên bàn giao cho người khác).
• Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng (có thể loại bỏ được).

Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích cho cả cá nhân và đội nhóm, doanh nghiệp.

3.2. Single task các đầu việc phức tạp, và multitask với những đầu việc dễ dàng

Hãy xem trong những công việc đang cần bạn triển khai, đâu là công việc mà bạn cảm thấy khó khăn nhất. Hãy tạo ra một khoảng thời gian và không gian riêng dành cho nó để thực hiện single task. Và sau đó, bạn có thể xử lý multitask một cách nhẹ nhàng hơn trong khoảng thời gian còn lại, với các đầu việc dễ dàng hơn.

Cách làm này sẽ giúp giảm tải được chi phí chuyển đổi tác vụ, giúp bạn giải tỏa bớt căng thẳng khi phải làm việc quá tập trung, và cũng tạo điều kiện để bạn có thể “tận hưởng” một chút xu hướng làm việc đa nhiệm tự nhiên của mình.

3.3. Nhóm các công việc tương tự với nhau

Nhóm các công việc có tính chất giống nhau, cách làm tương tự để thực hiện cùng lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian của người thực hiện, hạn chế quy trình rối rắm hơn. Đây cũng là cách để bộ não quen với guồng công việc nhờ những thao tác tương tự nhau.

Ví dụ với những ai đang làm công việc về Marketing/Content, thay vì mỗi ngày đăng 1 bài post lên Fanpage Facebook thì có thể lên lịch bài cho cả tuần, đến ngày hôm sau sẽ dành thời gian để thực hiện các công việc khác.

3.4. Làm việc với nhịp độ phù hợp

Khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, nhân viên có thể rơi vào tình trạng gấp gáp và khẩn trương. Trong khi đó, đây chính là yếu tố gây ra tình trạng căng thẳng và gây sai sót trong công việc.

Lời khuyên là không nên quá thúc giục bản thân và nhân viên (nếu bạn đang là quản lý). Hãy giữ luồng công việc ở nhịp độ ổn định, chia các nhiệm vụ thành từng khoảng thời gian nhỏ, đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ để thực hiện.

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, có khả năng giảm tải nhược điểm của multitask với nguyên tắc khá đơn giản:

• Cứ làm việc tập trung 25 phút thì sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi lặp lại 4 lần chu kỳ trên thì sẽ nghỉ ngơi quãng dài hơn (khoảng 15-30 phút)
• Trong mỗi 25 phút làm việc, chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì sẽ được tính lại từ đầu.
• Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
• Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, để tránh làm bộ não thêm mệt mỏi.

Theo: base.vn