5 cách quản lý thời gian hiệu quả mà doanh nghiệp nên biết

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để đạt được mục tiêu và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Quản lý thời gian bao gồm việc lên kế hoạch, ưu tiên công việc, phân chia thời gian cho các nhiệm vụ và kiểm soát tiến độ. Kỹ năng quản lý thời gian giúp cho người sử dụng có thể sử dụng thời gian của họ một cách tối ưu, đạt được mục tiêu và đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc.

Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Khi có kế hoạch và lên lịch làm việc rõ ràng, người quản lý thời gian có thể tập trung vào các công việc quan trọng và ưu tiên, từ đó tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Giảm căng thẳng, áp lực công việc: Khi quản lý thời gian đúng cách, người làm việc có thể tránh được tình trạng căng thẳng vì áp lực thời gian. Họ có thể phân bổ thời gian một cách hợp lý cho từng công việc, từ đó giảm áp lực và tăng khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Tăng động lực làm việc cho nhân viên: Quản lý thời gian đúng cách giúp cho người làm việc có thể hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu đề ra. Khi từng bước thấy được kết quả của công việc, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc và tăng động lực làm việc.

Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Khi một nhóm người làm việc có kế hoạch và thời gian làm việc rõ ràng, việc làm việc cùng nhau sẽ dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm có thể đồng bộ hóa lịch trình làm việc của mình, giúp cho công việc được hoàn thành nhanh hơn và đạt được hiệu quả cao hơn.

2. 5 cách quản lý thời gian hiệu quả

3.1 Áp dụng quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc 4D là một cách tiếp cận đơn giản nhưng rất hiệu quả để quản lý công việc. Nó bao gồm bốn bước chính là:

• Do (Làm): Thực hiện những công việc quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh sẽ luôn được ưu tiên làm trước.
• Dump (Từ bỏ): Những công việc không quan trọng sẽ loại bỏ hoặc làm sau cùng
• Delegate (Ủy thác): Giao việc cho những người có chuyên môn và có thể làm tốt hơn khả năng của bạn
• Defer (Trì hoãn): Lập kế hoạch những công việc phải trì hoãn lại và thời gian chính xác có thể làm sau đó, trong trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 trong quy tắc 4D.

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng làm việc hiệu quả tại Hà Nội

3.2 Áp dụng phương pháp 80/20 (Pareto)

Nguyên tắc Pareto hay còn được gọi là “định luật 80/20” sẽ tập trung vào những việc quan trọng nhất và mang lại hiệu quả nhất. Để làm được điều này, ta cần phải xác định được 20% việc quan trọng nhất và tập trung sức lực vào đó. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, đồng thời tăng hiệu quả làm việc.

Theo định luật Pareto, 20% công sức hoặc thời gian đầu tư vào một việc sẽ tạo ra 80% kết quả. Tương tự, 80% những việc còn lại sẽ chỉ tạo ra 20% kết quả. Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần tập trung vào những việc quan trọng nhất và đầu tư thời gian, năng lượng và tài nguyên vào chúng.

3.3 Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một phương pháp quản lý thời gian cụ thể giúp nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên trong công việc. Theo quy tắc này, nhà quản lý sẽ phân bổ thời gian trong ngày cho các tác vụ khác nhau theo tỷ lệ phần trăm sau:

• 40% thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất hoặc khẩn cấp nhất trong ngày.
• 30% thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp hoặc đòi hỏi nhiều thời gian.
• 20% thời gian cho các nhiệm vụ tương đối quan trọng nhưng có thể hoãn lại hoặc chuyển giao cho người khác.
• 10% thời gian cho các nhiệm vụ nhỏ và đơn giản, như trả lời email hoặc cuộc gọi điện thoại.

Phương pháp này giúp người sử dụng xác định được các nhiệm vụ quan trọng nhất và ưu tiên trong công việc. Nó cũng giúp người sử dụng phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý và hiệu quả, tránh bị lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không quan trọng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tỷ lệ phần trăm này có thể thay đổi tùy thuộc vào công việc và thời gian có sẵn của mỗi người.

3.4 Sử dụng phương pháp Pomodoro

Phương pháp này tập trung vào việc tách nhỏ công việc thành các đoạn nhỏ và thực hiện chúng một cách tập trung trong một khoảng thời gian nhất định, được gọi là “pomodoro” (nghĩa là “cà chua” trong tiếng Ý). Đây là phương pháp giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó lên kế hoạch một cách hiệu quả hơn.

Cách thức thực hiện phương pháp Pomodoro đơn giản như sau:

• Bước 1: Chọn một công việc cần hoàn thành và tập trung hoàn toàn vào nó trong vòng 25 phút.
• Bước 2: Sau khi hoàn thành một pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi trong 5 phút.
• Bước 3: Sau khi hoàn thành bốn pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi dài hơn, khoảng 15-30 phút.

Tuy nhiên, phương pháp Pomodoro cũng có những hạn chế. Việc ngắt quãng công việc một cách đột ngột để nghỉ ngơi có thể làm gián đoạn quá trình tập trung và làm giảm năng suất làm việc của bạn. Ngoài ra, việc thực hiện phương pháp này có thể không phù hợp với một số loại công việc, đặc biệt là các công việc yêu cầu sự tập trung liên tục trong một khoảng thời gian dài.

3.5 Sử dụng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và ưu tiên thực hiện chúng trước. Đồng thời, nó cũng giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa các công việc quan trọng và không quan trọng, giúp bạn dành thời gian và năng lượng cho những việc quan trọng hơn. Cụ thể, ma trận Eisenhower gồm có 4 phân vùng như sau:

• Quan trọng và khẩn cấp: Các công việc trong phân vùng này là những việc cần được ưu tiên và hoàn thành ngay lập tức vì chúng quan trọng và có hạn chế về thời gian. Ví dụ như deadline sắp tới, sự kiện quan trọng, khẩn cấp trong công việc,…
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Phân vùng này chứa các công việc quan trọng nhưng không có hạn chế về thời gian. Ví dụ như việc lên kế hoạch, đề xuất các ý tưởng mới, thực hiện đào tạo để nâng cao kỹ năng,…
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Phân vùng này chứa các công việc không quan trọng nhưng cần được thực hiện ngay để tránh những tác động tiêu cực. Ví dụ như trả lời email, xác nhận các cuộc hẹn, hoàn thành các công việc nhỏ trong ngày,…
• Không quan trọng và không khẩn cấp: Các công việc trong phân vùng này là các hoạt động không quan trọng và không cần thiết trong công việc. Ví dụ như xem tivi, chơi game, trò chuyện,…

Để áp dụng ma trận Eisenhower, bạn cần lên danh sách các công việc cần thực hiện và sau đó đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc. Sau đó, bạn sẽ sắp xếp các công việc vào các phân vùng tương ứng và ưu tiên thực hiện theo đúng thứ tự ưu tiên.

Theo: 1Office.vn