6 loại chi phí ẩn và những điều mà các nhà quản lý phải biết

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Hidden Cost) là khoản chi phí phát sinh nhưng không rõ ràng mà công ty bỏ ra khi quyết định sử dụng nguồn lực nội bộ. Các khoản chi phí này không dễ định lượng bởi vì khoản tiền này không đổi chủ. Do đó, doanh nghiệp không cần phải ghi lại những khoản chi này cho mục đích kế toán.

Có rất nhiều yếu tố khiến phát sinh khoản chi phí này. Cụ thể như:

• Sự lạc hậu về công nghệ: Cùng một sản phẩm nhưng với công nghệ hiện đại thì có thể được tạo ra trong thời gian ngắn hơn so với việc sử dụng công nghệ lạc hậu.
• Quy trình vận hành không tối ưu: Một quy trình vận hành không tinh gọn dẫn đến sự không hiệu quả từ hoạt động đầu vào đến kết quả đầu ra. 
• Năng lực nhân sự: Chất lượng nhân sự không đảm bảo được công việc khiến dự án chậm tiến độ, kết quả đầu ra không đạt kỳ vọng.

Phát hiện và có chính sách điều chỉnh kịp thời giúp doanh nghiệp tránh được việc tụt giảm doanh thu, lợi nhuận trong tương lai.

Ví dụ về chi phí ẩn trong kinh doanh

Trong quá trình vận hành, có rất nhiều khoản tiền ẩn mà doanh nghiệp thường không trực tiếp hạch toán được . Nó có thể phát sinh từ tài sản, nguồn lực và hoạt động kinh doanh. Chúng gần như vô hình và chúng ta không thể dễ dàng liệt kê cũng như hạch toán một cách cụ thể. 

• Tài sản: Đối với chủ hộ kinh doanh cá thể, họ lựa chọn chính căn nhà đang ở thành nơi kinh doanh. Khi đó, diện tích không gian sống bị giảm đi đáng kể. Mặc dù không quy ra tiền mặt nhưng đây cũng được gọi là chi phí ẩn.
• Nguồn lực: Công ty tuyển dụng một nhân sự mới và nhà quản lý yêu cầu một nhân sự khác đào tạo người này. Khi đó, nhân sự có kinh nghiệm sẽ phải đảm nhận cả 2 công việc: hoàn thành công việc đang làm và hỗ trợ nhân sự mới. 

Các loại chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Dưới đây là những loại chi phí ẩn còn tồn đọng trong doanh nghiệp phổ biến: 

Chi phí cho việc họp hành

Các buổi họp tuần diễn ra thường xuyên không còn là hoạt động quá xa lạ tại doanh nghiệp. Mục đích là giải quyết vấn đề tồn đọng và đưa ra thông báo nào đó. Trong buổi họp thường có đầy đủ nhân sự tham gia và kéo dài trong khoảng 1 - 2 tiếng. 

Mỗi một nhân sự tham gia cuộc họp nhân với giá trị lao động của người đó sẽ ra chi phí đầu tư mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Trong số đó, không phải cuộc họp nào cũng đạt được mục đích đề ra ban đầu. Do vậy, những cuộc họp vô nghĩa sẽ phát sinh chi phí ẩn, gây ra sự lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

Chi phí làm thêm giờ

Làm thêm giờ sau giờ làm việc chính thức có vẻ là dấu hiệu cho sự chăm chỉ và cống hiến của nhân viên. Nhưng điều này vô tình đang ẩn chứa nhiều chi phí ẩn trong doanh nghiệp.

Có rất nhiều lý do dẫn đến tình trạng làm thêm giờ của nhân viên. Có thể là do nhân viên đang không đảm nhận hết khối lượng công việc được giao và phải làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ. Mặt khác, nhiều nhân viên sử dụng tài nguyên của công ty để hoàn thành việc cá nhân.

Đối với trường hợp nhân viên sử dụng tài nguyên không đúng mục đích thì đây là khoản chi phí cần được cắt bỏ. 

Chi phí cho các khoản tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi ở doanh nghiệp bao gồm thiết bị và nhân lực. Các tài nguyên này không được sử dụng hiệu quả 100%. Mặc dù tài nguyên không bị tiêu thụ nhưng doanh nghiệp vẫn phải gánh vác một khoản chi phí khấu hao và bảo trì.

Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà quản lý. Nhà quản lý cần đo lường, kiểm soát và phân bổ tài nguyên sao cho hợp lý nhằm tránh phát sinh nhiều chi phí ẩn không mong muốn.

Chi phí sắp xếp sai vị trí công việc

Chi phí dành cho nhân sự luôn là một khoản chi phí “khổng lồ” đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Phân bổ nhân sự không hợp lý là một trong số những sai lầm phát sinh ra chi phí ẩn mà nhiều nhà quản lý thường bỏ qua.

Khi tuyển dụng một nhân sự, nếu nhà quản lý đánh giá sai năng lực và sắp xếp vị trí không phù hợp với nhân sự đó thì sẽ gây nên nhiều hệ luỵ. Ví dụ hiệu suất làm việc không đảm bảo, tiến độ dự án bị đình trệ, nhân viên nghỉ việc,... Điều này khiến doanh nghiệp đánh mất một lượng chi phí khá lớn như: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí trang thiết bị, cơ sở vật chất,...

Chi phí cho quy trình làm việc không hiệu quả

Quy trình làm việc là cách thức thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn đã đặt ra trước đó, nhằm đảm bảo mục tiêu chung. Một quy trình tối giản, tinh gọn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. 

Một quy trình không hợp lý sẽ phát sinh nhiều lãng phí. Đơn cử như lãng phí nhân sự, lãng phí thời gian hay chi phí ẩn nhằm giải quyết xung đột phát sinh… 

Chi phí cho việc kiểm soát bộ phận

Trong doanh nghiệp tồn tại những bộ phận khó đánh giá hiệu quả như admin hay back office. Không xây dựng được KPI hay OKR khiến việc đo lường cụ thể hiệu quả dường như gây khó khăn cho nhà quản lý. 

Khi những bộ phận này có tiến độ làm việc chậm trễ thì sẽ gây ảnh hưởng đến nhiều bộ phận khác. Cùng với đó, một lượng chi phí ẩn đáng kể bị phát sinh mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được.

Cách tính chi phí ẩn

Hiện nay, chưa có một công thức cụ thể nào để tính loại chi phí ngày. Bởi vì khoản chi này xuất hiện ở nhiều khía cạnh của doanh nghiệp và không thể định lượng giá trị. 

Tuy nhiên, chúng ta có thể tập trung vào những chi phí có thể định lượng được. Khi công ty có nguồn lực, thay vì bán hoặc cho thuê để có lợi nhuận thì nó được doanh nghiệp sử dụng. Lợi nhuận từ bỏ trong trường hợp bán hoặc cho thuê được gọi là chi phí ẩn.

Để có thể tính được loại chi phí này trong điều hành công ty thì cần phải xem xét tất cả yếu tố theo từng trường hợp cụ thể. Liệt kê ra những nguồn lực có thể dùng để tạo ra thu nhập nhưng lại sử dụng cho mục đích nội bộ. Khi đó, số tiền nhà quản lý quyết định từ bỏ là tổng chi phí ngầm của doanh nghiệp.

Theo bizfly.vn