Các bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp

Quy trình đào tạo là gì?

Quy trình đào tạo là hệ thống các bước liên kết chặt chẽ với nhau, nhằm mục đích cải thiện kỹ năng, thái độ hay hành vi của một cá nhân hoặc một tập thể. Người trực tiếp giảng dạy thường theo sát các bước của quy trình đào tạo nhằm mục đích tạo ra chương trình đào tạo hiệu quả.

Trong bối cảnh phát triển xã hội và yêu cầu phát triển của các doanh nghiệp hiện nay, quy trình đào tạo được áp dụng để bổ sung hoặc nâng cao kiến thức của nguồn nhân lực và đem lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Đây là hoạt động thường xuyên và quen thuộc với rất nhiều công ty, đào tạo nhân sự mới, đạo tạo kỹ năng cơ bản giúp ích cho hoạt động của sale, thậm chí là đào tạo nội bộ theo tháng, theo tuần với những chủ đề phù hợp và được nhân viên quan tâm. Tóm lại, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cho công ty là mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên.

QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NỘI BỘ

Đào tạo nội bộ trong những năm gần đây đang được đánh giá đúng vị trí và tầm quan trọng của mình, vì thế đối với rất nhiều công ty, luôn yêu cầu mỗi bộ phận thường xuyên có các chương trình đào tạo nội bộ cho nhân viên của mình, vừa là bài kiểm tra để test năng lực và kỹ năng, đồng thời cập nhật và nâng cao kiến thức cho nhân viên của mình. Những chương trình đào tạo nội bộ được chú trọng và đầu tư đúng quy trình luôn tạo nên những hiệu quả tốt nhất cho việc phát triển năng lực và hiệu quả công việc sau này. Để có thể mang đến một buổi đào tạo nội bộ hiệu quả và có nhiều thông tin hữu ích nhất, nhưng không bị tràn lan và quá nhiều thông tin, người trực tiếp giảng dạy nên đưa ra một đề tài riêng, và áp dụng theo quy trình đào tạo nội bộ dưới đây:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ

Thông thường, người phụ trách nhân sự sẽ bàn bạc trước với ban lãnh đạo công ty về kế hoạch đào tạo nội bộ cả năm cho từng phòng ban, các cấp bậc nhân viên dựa vào mục tiêu mà ban lãnh dạo đặt ra.

Việc xác định nhu cầu đào tạo nội bộ này sẽ giúp người phụ trách nhân sự nhận được sự ủng hộ hoàn toàn của ban lãnh đạo công ty cũng như có một định hướng rõ ràng về nội dung đào tạo xuyên suốt cả năm trời.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ

Sau khi xác định xong nhu cầu thì bước tiếp theo cần làm là xây dựng kế hoạch. Một bản kế hoạch thông thường bao gồm các yếu tố sau:

– Tên của chương trình đào tạo nội bộ

– Các mục tiêu cần đạt sau chương trình

– Đối tượng tham gia huấn luyện

– Nhân sự, phòng ban phụ trách

– Nội dung và hình thức đào tạo nhân sự

– Phân bổ thời gian, tài chính và địa điểm

– Các điều kiện ràng buộc khác cần chú ý

Nếu bản kế hoạch càng chi tiết thì thành công của khóa đào tạo nội bộ càng cao. Chính vì vậy, người phụ trách nhân sự nên dành phần lớn thời gian để xây dựng một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và dễ dàng triển khai, đo lường.

Lưu ý trong quá trình lập kế hoạch, người làm nhân sự cần quan tâm đến văn hóa của doanh nghiệp để tìm đối tác và lên nội dung đào tạo phù hợp.

Sau bước lập kế hoạch, đã đến lúc đưa kế hoạch treen giấy đi vào thực tế. Người phụ trách nhân sự cần có những nội dung truyền thông về chương trình đào tạo nội bộ: lợi ích, giảng viên là ai, vì sao nên tham gia khóa đào tạo này… để tránh tình trạng nhân viên không tham gia tích cực vì cho rằng những buổi đào tạo chỉ vô bổ và khiến họ mất thời gian nghỉ ngơi.

Đừng quên triển khai theo đúng kế hoạch để đảm bảo chất lượng của quy trình và ghi chép, đo lường kết quả cho các nhân sự thật rõ ràng. Chúng sẽ là nguyên liệu để bạn có thể dùng cho bước sau.

Bước 4: Đánh giá chất lượng và cải tiến quy trình

Nếu bạn muốn quy trình đào tạo nhân sự là một khóa huấn luyện thực thụ, đem lại những kết quả thực tế cho doanh nghiệp, đừng bao giờ bỏ qua bước cải tiến quy trình này. Bởi vì mục tiêu đào tạo luôn thay đổi, tình trạng của nhân sự cũng thay đổi và chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp khác nhau qua từng giai đoạn.

Kết thúc các chương trình đào tạo, cần thu thập ý kiến của nhân viên để đánh giá điểm mạnh, yếu của chương trình và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức đào tạo nội bộ sắp tới.

Cũng theo đó, tùy thuộc vào đối tượng chương trình đào tạo hướng đến hoặc thời gian đào tạo mà có thể phân ra thành nhiều mẫu kế hoạch đào tạo nội bộ khác nhau.

Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào cấp bậc nhân viên có 3 loại:

• Mẫu kế hoạch đào tạo lãnh đạo: Dành cho những đối tượng thuộc diện để lên cấp lãnh đạo công ty, thường thì được sử dụng với các công ty cổ phần hoặc trách nhiệm hữu hạn
• Mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên: Dành cho nhân viên nâng cao nghiệp vụ hơn, có thể sẽ được tăng lương và thêm trách nhiệm phụ trách sau kì đào tạo
• Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới: hay còn có tên gọi khác là trainning nhân viên mới

Phân loại mẫu kế hoạch đào tạo dựa vào thời gian có 2 loại:

• Mẫu kế hoạch đào tạo ngắn hạn: thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong một đến vài ngày
• Mẫu kế hoạch đào tạo dài hạn: thường đào tạo theo kế hoạch với thời gian trong 1 tuần đến vài tháng

QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO
Có 5 bước cụ thể trong quy trình xây dựng chương trình đào tạo cần phải biết và luôn có sự liên kết chặt chẽ với nhau:

Bước 1: Đánh giá nhu cầu

Việc đánh giá nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo hiệu quả. Đầu tiên, ban giám đốc hay phòng nhân sự cần tìm ra dấu hiệu hay dự đoán về những thách thức ở hiện tại hoặc tương lai.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần đánh giá tổng quan về hiệu suất thực tế của nhân viên và những tiêu chuẩn cần có để vượt qua thách thức vừa tìm ra. Từ đó, phòng nhân sự xác định khoảng trống trong năng lực và đưa ra quy trình đào tạo phù hợp. 

Bước 2: Đặt mục tiêu đào tạo

Khi đã xác định được nhu cầu, phòng HR cần đặt ra các mục tiêu đào tạo phù hợp. Các mục tiêu có thể dựa trên những lỗ hổng tìm thấy ở những khóa đào tạo trước đó. Hoặc mục tiêu đến từ việc phát triển bộ kỹ năng cụ thể cho nhân viên.

Bước 3: Thiết kế quy trình đào tạo

Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo là thiết kế quy trình và chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu. Mỗi chương trình đào tạo đều bao gồm:

• Quan điểm của lãnh đạo về đào tạo.
• Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
• Tên của chương trình đào tạo.
• Các mục tiêu của chương trình đào tạo
• Phương pháp đo lường kết quả sau khi chương trình đào tạo kết thúc

Bước 4: Thực hiện chương trình đào tạo

Sau khi đã thiết kế được chương trình đào tạo, việc thực bài bản giúp đảm bảo hiệu quả và mục tiêu đào tạo. Ngoài ra, một quyết định quan trọng khác là tiến hành đào tạo bên trong hay bên ngoài công ty.

Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch về thời gian, giảng viên và tiến hành khóa đào tạo cho nhân viên sau khi quyết định những thứ trên. Việc theo dõi nhân viên trong quá trình đào tạo cũng vô cùng quan trọng. Nó giúp sự quan tâm của nhân viên và đánh giá hiệu quả của quy trình đào tạo.

Bước 5: Đánh giá

Sau khi được đào tạo, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân viên gửi phản hồi và đánh giá về quy trình đào tạo. Quy trình đào tạo cần mang lại những lợi ích và kỹ năng nhất định cho nhân viên. 

Nguồn: Internet