Các bước xây dựng quy trình quản trị nhân sự hiệu quả dành cho lãnh đạo

1. Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Một hệ thống quản lý nhân sự tốt là khi lãnh đạo cần thông tin về bất cứ một nhân sự nào hệ thống đều có thể cung cấp đầy đủ trong vòng 5 phút. Việc quản lý nhân sự hiệu quả không nhất thiết phải phụ thuộc vào phần mềm mà có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu của bộ phận nhân sự. Nhà quản lý có thể triển khai bằng cách:

- Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự theo từng phòng ban, bộ phận bao gồm các thông tin: họ và tên, tuổi, kinh nghiệm, quê quán,  ưu nhược điểm…

- Xây dựng một file hồ sơ theo dõi tuyển dụng để có thể tuyển chọn được những ứng cử viên có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được nhu cầu công việc ở các bộ phận. 

- Bảng theo dõi về khả năng của nhân viên để đưa ra quy trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ của nhân viên, từ đó có thể phân bổ nhân viên ở những vị trí phù hợp.

- Bảng theo dõi lương: giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được mức lương cụ thể của từng nhân viên để có những điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí.

2. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự chính xác

Để xây dựng được quy trình quản lý nhân sự rõ ràng phụ thuộc rất nhiều vào mô hình của mỗi một doanh nghiệp. Nó có thể được xem là một bản đồ chiến lược nhân sự, bao gồm: 
- Quy trình tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự
- Xây dựng kế hoạch đào tạo cũng như quy trình điều chuyển nhân sự cho các phòng ban
- Các chế độ đãi ngộ
- Những nội quy, quy định được áp dụng tại doanh nghiệp
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

3. Xây dựng bảng mô tả công việc cho từng nhân viên

Đây được xem là biện pháp quản lý nhân sự rất hiệu quả mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Bởi việc xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên sẽ giúp họ có định hướng về công việc một cách rõ ràng; không bị choáng ngợp hay áp lực khi bắt đầu công việc. Qua đó, người quản lý cũng có thể bám sát được hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng hơn, từ đó để đưa ra một lộ trình đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên. Với cách quản lý này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả công việc chuyên môn cao đối với bất cứ một doanh nghiệp nào.

4. Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực

Bước tiếp theo của quy trình quản lý nhân sự là đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân sự của công ty. Xây dựng các kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một chiến lược đầu tư dài hạn của doanh nghiệp. Thực tế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là sự cạnh tranh về nguồn lực nhân sự. 

Để chất lượng nhân sự được đảm bảo thì doanh nghiệp cần trích ra một khoản chi phí cho quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có thể là các lớp đào tạo nội bộ giúp người lao động hiểu rõ hơ về doanh nghiệp và nhiệm vụ công việc của mình. Hoặc các chương trình đào tạo giúp nâng cao kỹ năng làm việc, chuyên môn và tay nghề cho nhân sự,…

5. Các chế độ chính sách

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp lại có các chế độ chính sách khác nhau nhưng điểm chung là các chính sách này đều phải quan tâm đến đời sống của CBNV. Các chính sách phải đảm bảo giúp nhân viên có đời sống tinh thần phong phú và lợi ích vật chất đầy đủ.

Sở dĩ xây dựng hệ thống chính sách cũng nằm trong các bước của quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp doanh nghiệp phòng ngừa được rủi ro nếu có tình huống không mong muốn xảy ra. 

Thiết lập được tiêu chuẩn và chế dộ chính sách phù hợp là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người lao động. Đây cùng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút được thêm nhiều nhân sự tài năng mới và giữ chân nhân tài lại công ty. 

6. Hệ thống văn bản quy phạm được áp dụng

Trong quy trình quản lý nhân sự đây là bước rất quan trọng. Tùy thuộc vào thực tế và nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp mà các quy trình, quy định, quy chế sẽ có những thay đổi khác nhau. Vì vậy việc xây dựng văn bản quy phạm nội bộ cần dựa vào tính thực tế và phù hợp để thực hiện.

Tuy nhiên, có một số văn bản chung được áp dụng ở nhiều công ty đó là quy định chức năng nhiệm vụ của các bộ phận/ đơn vị trực thuộc, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế khen thưởng… Chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, hành vi, suy nghĩ, quá trình thực hiện công việc.

7. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

“Văn hoá doanh nghiệp chi phối hành vi của mọi người trong tổ chức, và người lãnh đạo sẽ nhận được những hành vi của người khác theo cách mà họ tạo ra” – Dick Brown, Giám đốc điều hành của Công ty hệ thống dữ liệu điện tử EDS – một trong các công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực dữ liệu điện tử nhận xét. Yếu tổ văn hóa doanh nghiệp là điều đã được nhắc đi nhắc lại nhiều lần khi xây dựng bất kỳ quy trình nào trong doanh nghiệp. Đối với quy trình quản lý nhân sự, văn hóa doanh nghiệp tiếp tục được nhắc đến như một bước không thể thiếu của quy trình. Bởi lẽ bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa thì khó đứng vững được. Bởi lẽ lãnh đạo công ty sẽ rất khó xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nếu không truyền đạt được những ích lợi mà văn hóa doanh nghiệp đem lại.  Cốt lõi của văn hóa là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.  

Nguồn: Tổng hợp