Cách vẽ sơ đồ Grantt trong quản lý dự án

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là

• Trục tung thể hiện tên của các công việc.
• Trục hoành minh họa các mốc thời gian cho những công việc ấy.

Nhìn vào một sơ đồ quản lý Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng công việc và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản nhưng rõ ràng nên sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ hữu ích khi lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

2. Vai trò của biểu đồ Gantt Chart

Biểu đồ Gantt Chart giúp trực quan hóa các nhiệm vụ và dự án khác nhau diễn ra đồng thời trong một tổ chức và xem chúng đã tiến triển được bao xa. Biểu đồ này được sử dụng nhằm lập kế hoạch và lên lịch cụ thể để các nguồn lực được phân bổ theo cách tối ưu, đồng thời giúp các nhiệm vụ được ưu tiên có thể kết thúc trước khi các nhiệm vụ ít quan trọng hơn bắt đầu. Sơ đồ Gantt cực kỳ hữu ích trong việc điều khiển cho dự án đi đúng hướng, đặc biệt là khi dự án có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc nhau hoặc xảy ra đồng thời. Một số vai trò cụ thể:

• Biểu diễn thời gian: Sơ đồ Gantt cho phép hiển thị thời gian theo dạng biểu đồ thanh ngang. Các thanh biểu diễn thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc, giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm hiểu được thời gian dự kiến hoàn thành các công việc.
• Quản lý công việc: giúp quản lý công việc trong dự án bằng cách liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo lịch trình và theo đúng trình tự.
• Xác định mối quan hệ công việc: cho phép xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Các liên kết giữa các công việc như sự phụ thuộc, sự trễ hoặc sự chờ đợi có thể được biểu thị trên sơ đồ Gantt để người quản lý dự án có thể hiểu được tương quan giữa các công việc và ảnh hưởng của chúng lên thời gian hoàn thành dự án.
• Theo dõi tiến độ: Gantt chart cung cấp một công cụ để theo dõi tiến độ của dự án. Bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch ban đầu, người quản lý dự án có thể xác định được tiến độ thực tế và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án tiếp tục diễn ra theo kế hoạch.

Hiển thị tài nguyên và lịch trình: biểu đồ Gantt được sử dụng để hiển thị các tài nguyên và lịch trình của dự án. Bằng cách phân bổ tài nguyên cho các công việc và xác định thời gian cần thiết cho mỗi công việc, người quản lý dự án có thể quản lý tài nguyên hiệu quả và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

3. Đối tượng nên sử dụng sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tối ưu nếu như công việc cần những tính chất sau:

• Vạch ra một kế hoạch dự án và thời gian trực quan: Sơ đồ Gantt thể hiện hình ảnh trực quan về những nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian để thực hiện, công việc theo thứ tự như thế nào,... Giúp tạo ra một dự án rõ ràng, dễ hiểu.
• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: Thực tế trong một dự án, nhiều bộ phận sẽ thực hiện ở các phần khác nhau. Biểu đồ Gantt giúp tổng quan hoá việc các bộ phận nào đang thực hiện nhiệm vụ tại một thời điểm cụ thể, và xác định thời điểm chuyển giao nhiệm vụ cho người tiếp theo.
• Dự án trực quan: Biểu đồ Gantt cho chúng ta thấy được dự án đang cần thời gian và nguồn lực như thế nào. Từ đó có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp một thời hạn cụ thể, phù hợp với dự án đó.

Biểu đồ Gantt được xem là công cụ đơn giản nhất và hữu ích nhất cho một dự án, đây cũng là một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án cho nhân viên, khách hàng hay đối tác.

4. Các bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

4.1 Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng

Ở bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Ngoài ra, bạn cần phải xác định mục tiêu mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và ước tính thời điểm bắt đầu thực hiện.

4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Sau khi có đầu mục công việc và khoảng thời gian thực hiện, bạn hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện các nhiệm vụ khác và các công việc nào có thể cùng thực hiện song song. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, bạn nên lưu ý đến mối quan hệ giữa các đầu việc này để có thể nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án.

Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.
• Start to Finish (SF): Rất hiếm khi xảy ra.

 4.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Hiện nay, nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt đã được thiết kế dựa trên điện toán đám mây. Bạn và nhóm dự án của mình có thể truy cập vào phần mềm để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ ở bất kỳ vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.

4.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai dự án vẫn sẽ có nhiều sự thay đổi bất ngờ. Vì vậy, bạn cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để điều chỉnh kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác về kế hoạch cho nhóm dự án và các nhà tài trợ.

5. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart

5.1 Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Gantt là công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong việc lập kế hoạch cho những dự án. Gantt Chart sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật, cụ thể như sau:

• Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án. Bên cạnh đó, với cách thể hiện trực quan nhưng rất dễ hiểu, bạn sẽ nhanh chóng nắm được các thông tin chính thông qua sơ đồ này.
• Nâng cao năng suất công việc: Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.
• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý phân phối công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng  hợp lý và tối ưu.

5.2 Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, biểu đồ Gantt vẫn còn tại một vài nhược điểm như:

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt chart sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án khi bỏ sót gì đó hoặc ước tính thời lượng sai…
• Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Gantt Chart mất dần chức năng của mình nếu thời lượng và tác vụ bị kéo dài qua một trang khác vì sẽ rất khó để xem tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, vì phải cập nhật thường xuyên nên nhà quản lý tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi thực hiện các dự án có đến hàng trăm đầu việc.
• Xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 ràng buộc chính trong một dự án là thời gian, phạm vi và chi phí. Yếu tố chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả trên một biểu đồ Gantt. Đồng thời, bạn sẽ khó nhận biết được phải thực hiện công việc nào trước tiên khi sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen và liên tiếp nhau.

Nguồn: Tổng hợp internet