Đàm phán là gì? Phương pháp và kỹ năng đàm phán hiệu quả

1. Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia thảo luận và đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề thông qua thương lượng và đối thoại. Đây là một phương pháp giải quyết xung đột thông qua việc trao đổi quan điểm, yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan. Trong quá trình đàm phán, các bên thường cố gắng đạt được một thoả thuận mà có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của mỗi bên. Đàm phán được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, chính trị, quốc tế đến cuộc sống hàng ngày.

Đàm phán có một số đặc điểm quan trọng:

• Mục tiêu: Đàm phán được thực hiện để đạt được một thoả thuận hoặc giải quyết vấn đề. Mục tiêu của các bên tham gia có thể khác nhau và việc đạt được sự đồng thuận, có thể là mục tiêu chính hoặc mục tiêu phụ thuộc vào tình huống cụ thể.
• Thương lượng: Đàm phán liên quan đến quá trình thương lượng giữa các bên. Các bên thể hiện quan điểm, yêu cầu và lợi ích của mình và cố gắng tìm ra giải pháp chung thông qua trao đổi thông tin và đưa ra đề xuất.
• Đối thoại: Đàm phán đòi hỏi sự trao đổi thông tin và ý kiến giữa các bên. Đối thoại trong đàm phán cho phép các bên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu và mục tiêu của nhau, từ đó tạo điều kiện để tìm ra các điểm chung và xây dựng sự thoả thuận.
• Tính hai chiều: Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên. Các bên có thể có quyền lợi và mục tiêu riêng, và quá trình đàm phán nhằm tìm ra sự cân nhắc và thỏa hiệp giữa các lợi ích riêng lẻ và lợi ích chung.
• Tính linh hoạt: Đàm phán đòi hỏi tính linh hoạt và sẵn lòng thay đổi. Các bên có thể phải điều chỉnh quan điểm và đề xuất của mình trong quá trình đàm phán để tìm ra một giải pháp chấp nhận được cho cả hai phía.
• Tương phản: Đàm phán thường đi kèm với sự tương phản và xung đột quan điểm, mục tiêu và lợi ích giữa các bên. Sự tương phản này có thể tạo ra áp lực và thách thức trong quá trình đàm phán, nhưng cũng có thể tạo ra cơ hội để tìm ra các giải pháp sáng tạo và công bằng.

2. Kỹ năng đàm phán là gì? 

Kỹ năng đàm phán là tập hợp của các kỹ năng mềm như: thương lượng, hợp tác, lập kế hoạch, giao tiếp. Trong cuộc sống, con người luôn cần giao tiếp với nhau nên việc xảy ra những xung đột, mâu thuẫn trong giao tiếp là điều hết sức bình thường.

Trong công việc cũng vậy, những bất đồng ý kiến khi hoạt động kinh doanh có thể dẫn đến nhiều tranh chấp. Lúc này, những người có kỹ năng đàm phán thương lượng phải bắt tay vào giải quyết tình huống này và đưa ra những thỏa hiệp để cả hai bên đều cảm thấy hài lòng. 

Vào những đợt ký kết hợp đồng hay thực hiện các giao dịch kinh doanh, phía bên công ty có kỹ năng thuyết phục, khả năng thương lượng tốt sẽ nhận được nhiều dự án kinh doanh hấp dẫn. Từ đó giúp tăng doanh thu và lợi nhuận, cũng như giữ những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. 

3. Các hình thức đàm phán

• Đàm phán có nguyên tắc: sử dụng các nguyên tắc, lợi ích của đôi bên nhằm đạt được thỏa thuận và chủ yếu tập trung vào giải quyết xung đột. Đây là loại đàm phán có thể phục vụ lợi ích của cả hai bên. Có tất cả bốn yếu tố trong đàm phán có nguyên tắc đó là đôi bên cùng có lợi, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tập trung vào lợi ích, tính khách quan. 
• Đàm phán nhóm: thường xảy ra trong các giao dịch kinh doanh mà có nhiều người thỏa thuận nhằm đạt được mục tiêu của từng bên. Trong đàm phán nhóm gồm một số vai trò phổ biến, thường thấy như người quan sát, người lãnh đạo, máy ghi âm, relater, người xây dựng, nhà phê bình.
• Đàm phán nhiều bên: loại thương thượng có nhiều hơn hai bên với mong muốn đạt được một thỏa thuận. Ví dụ, ban lãnh đạo của các bộ phận trong một công ty lớn họp với nhau được gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, việc đàm phán này rất dễ xảy ra vấn đề một số bên thành lập liên minh và những liên minh này sẽ làm tăng thêm sự phức tạp khi đàm phán.
• Đàm phán đối đầu: cách tiếp cận mang tính phân phối, sẽ chỉ có một bên đạt được thỏa thuận mà họ mong muốn. Một số ví dụ có thể kể đến như thương lượng cứng rắn và một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật hứa hẹn lợi ích tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hoặc chiến thuật giả vờ không còn hào hứng theo đuổi thoả thuận.

>> Tìm hiểu ngay khoá học nghệ thuật Thương lượng & Đàm phán

4. Phương pháp đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán phân tán

Đàm phán phân tán tức là chỉ một bên đạt được thỏa thuận còn những bên còn lại thì không đạt được kỳ vọng như mong muốn. Những cuộc đàm phán này chỉ tập trung thảo luận vào duy nhất một chủ đề.

Để có thể đạt được thỏa thuận trong đàm phán phân tán, cần quyết tâm và theo đuổi tới cùng về những kỳ vọng của mình. Đồng thời thể hiện thế chủ động bằng cách đưa ra lời đề nghị trước. Mục tiêu có thể cao nhưng mức tối thiểu có thể chấp nhận thì nên được giữ kín, không nên tiết lộ cho đối phương.

Đàm phán tích hợp

Đàm phán tích hợp còn được gọi là đàm phán cùng thắng, đây là phương pháp đàm phán nhằm đưa ra những giải pháp cho các bên cùng có lợi. Đàm phán tích hợp cho phép thảo luận về nhiều chủ đề, nội dung.

Với phương pháp này, cần tiếp cận vấn đề một cách nguyên tắc, xây dựng lòng tin với các bên liên quan, bằng cách xây dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ tích cực, năng nổ thảo luận, trao đổi mục tiêu, quan trọng nhất là phải trung thực và minh bạch.

Các bước đàm phán trong kinh doanh

Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán

Đây là giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một bản kế hoạch chỉn chu và thu thập những thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn này quyết định phần lớn tới kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để gia tăng tỷ lệ đạt được những kỳ vọng đặt ra.

• Tìm hiểu đối tác: Một cuộc đàm phán phải có ít nhất từ hai bên, chính vì vậy hãy chuẩn bị những thông tin cần thiết về họ. Ngoài là tài liệu hỗ trợ cho cuộc giao tiếp, điều này vừa thể hiện sự tôn trọng đối tác của mình.
• Xác định rõ vấn đề: Khi đàm phán, hãy xác định những vấn đề cần làm rõ, tìm ra hướng giải quyết cho phù hợp.
• Xác định mục tiêu đàm phán: Mục tiêu đàm phán giúp các bên có thể tập trung vào những vấn đề chính, tránh nói sai chủ đề, gây mất thời gian. Việc xác định mục tiêu cũng giúp các bên có thể thống nhất và đồng thuận về mục đích cuối cùng của cuộc đàm phán.
• Xây dựng các phương án thay thế phù hợp: Không phải lúc nào cuộc đàm phán cũng diễn ra như kế hoạch ban đầu, do đó hãy chuẩn bị cho mình những phương án dự phòng cho các vấn đề phát sinh, những hướng thay thế phù hợp.

Một số nội dung mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi đàm phán là:

• Ngôn ngữ (Nếu đối tác là người nước ngoài)
• Thị trường, ngành hàng, lĩnh vực hoạt động của đối tác
• Trình độ, kỹ năng, thái độ của người đại diện bên phía đối tác
• Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc đàm phán
• Xác định điểm mạnh - yếu của doanh nghiệp và đối tác

Tạo ấn tượng

Trong giai đoạn này, những ấn tượng từ giây phút ban đầu là rất quan trọng để có hình ảnh đẹp trong tâm trí đối tác. Bằng cách để đối phương có cơ hội được trình bày nhiều hơn, nếu đối tác cởi mở, đừng ngại thể hiện sự hài hước vừa phải để tạo cảm giác gần gũi. Đồng thời, hãy chỉn chu về trang phục, lời nói, tác phong, thể hiện sự tự tin và có lập trường vững chắc.

Trao đổi thông tin

Trong quá trình trao đổi thông tin, hãy sử dụng kỹ năng quan sát để phân tích kỹ lưỡng về lời nói, hành vi, cử chỉ của đối phương, điều này làm cơ sở đánh giá mức độ tin cậy của họ. Việc tạo dựng niềm tin cho đối phương, nỗ lực thể hiện thiện chí để tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên.

Đưa ra lựa chọn có lợi cho các bên

Không phải bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng đáp ứng được kỳ vọng của các bên, tuy nhiên hãy cân nhắc để lựa chọn giải pháp hướng về lợi ích chung cho tất cả các bên. Cần lưu ý:

• Không nên là người đưa ra lời đề nghị trước: Hãy để đối tác đưa ra lời đề nghị trước, điều này tạo cơ hội cho doanh nghiệp thảo luận lại để đi đến kết luận tốt nhất.
• Không vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu: Thường thì lời đề nghị ban đầu của đối tác là chọn điều có lợi nhất cho họ, những lời đề nghị tiếp theo có thể tốt hơn cho các bên. Chính vì vậy đừng vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu trong một cuộc đàm phán.
• Không thương lượng quá nhiều: Thương lượng nhiều gây mất thời gian nhưng cũng chưa chắc rằng sẽ mang lại kết quả tốt hơn trước đó.
• Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: Đôi lúc hãy biết im lặng đúng lúc để bên đối tác có thể nhượng bộ.

Đi đến thỏa thuận chung

Trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng, hãy dành thời gian để xem lại cuộc đàm phán đã đạt được những mục tiêu đề ra hay chưa. Nếu đã hài lòng thì hãy kết thúc nhanh cuộc đàm phán, ghi chú lại những nội dung quan trọng và tiến hành ký hợp đồng. Nếu không hài lòng với thỏa thuận, tốt nhất là hãy dừng thỏa thuận, đừng để phải hối hận vì những lựa chọn của mình.

5. Phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

Biết người biết ta

Một trong những kỹ năng đàm phán cần thiết khác chính là phải thật sự nhạy bén trong nhận biết mục tiêu của đối phương. Bởi lẽ, đối phương cũng sẽ có những điều có thể hoặc không thể nhượng bộ. Biết được những điều này bạn sẽ có những phương án để “tác chiến” kịp thời  để giành được kết quả cao nhất. 

Để nắm được điều này, bạn cần đến kỹ năng lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực có liên quan đến khả năng đọc được ngôn ngữ cơ thể cũng như giao tiếp bằng lời nói. 

Thay vì dành phần lớn thời gian thể hiện những ưu điểm của quan điểm của mình trong đàm phán, các nhà đàm phán chuyên nghiệp sẽ dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe.

Biết kiểm soát biểu cảm, cảm xúc

Một yếu tố quan trọng khác để đi đến đàm phán thành công là bạn cần trang bị khả năng kiểm soát cảm xúc. Đàm phán về những vấn đề nhạy cảm có thể gây ra sự khó chịu và một khi buông lỏng cảm xúc sẽ khiến tình tình trở nên tệ hơn. Từ đó dẫn đến những kết quả tiêu cực. 

Chẳng hạn, khi thỏa thuận với nhà cung cấp, bạn đang cảm thấy khó chịu vì họ quyết không giảm giá. Tuy nhiên, hãy tránh bộc lộ rõ ràng và hãy giữ bình tĩnh bằng mọi giá.  

Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng, bạn nên tạo ra ấn tượng thật tốt với mọi đối tác để cuộc đàm phán được diễn ra suôn sẻ. Ví dụ như, bạn cần thể hiện cho đối tác thấy rằng mình là một người biết lắng nghe, cho đối tác cơ hội trình bày nhiều hơn để dễ dàng tìm hiểu thêm về họ.

Nếu bạn là người có khiếu hài hước, đừng ngại thể hiện điều đó bởi vì nó cũng là cách khiến khách hàng cảm thấy thú vị hơn. Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào đối tượng đó là ai, để không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng. 

Trình bày một cách lưu loát, tự tin và chuẩn bị diện mạo thật gọn gàng cũng là cách để gây ấn tượng với người đối diện.

Làm người chèo lái cuộc đàm phán 

Nếu khái niệm hướng đến lợi ích chung được so sánh với hình ảnh hai bên cùng ngồi trên một con thuyền hướng về đích, thì điều quan trọng tiếp theo là nên “biết chèo lái con thuyền”. 

Trong một cuộc đàm phán, hãy cố gắng làm chủ trong giao tiếp, hướng nó theo ý nghĩ của mình. Để có thể làm được điều này thực chất không hề dễ dàng, nó đòi hỏi bạn phải là một người khéo léo, có sức thuyết phục cao, giao tiếp phải “cực tốt” trong mọi tình huống để có cách ứng phó phù hợp. Những kỹ năng này cần được rèn luyện qua thời gian, tích lũy qua kinh nghiệm sống.

Giục tốc bất đạt 

Các cuộc đàm phán đều cần có thời gian, đặc biệt khi bạn mong muốn chúng diễn ra suôn sẻ. Hãy dành thời gian để thiết lập những mối quan hệ thực sự với đối phương, theo Fletcher.

“Một cuộc thương lượng không nhất thiết phải diễn ra cùng một lúc.”

Đừng vì món lợi trước mắt mà quá nhanh chóng bỏ qua rủi ro, đưa ra quyết định hợp tác dẫn đến “mất cả chì lẫn chài”. Chậm nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn sáng suốt trong mọi vấn đề.

Đặt câu hỏi kết hợp lắng nghe

Các câu hỏi có hoặc không không hiệu quả và không đưa ra thông tin chi tiết, đầy đủ ngữ cảnh. Đặt những câu hỏi giúp bên kia hiểu rằng họ được lợi như thế nào từ cuộc thương lượng và đảm bảo rằng họ hiểu được toàn bộ thỏa thuận. 

Lắng nghe những mối quan tâm và phản đối của họ, đồng thời phản bác lại bằng những câu trả lời ngăn chặn sự nghi ngờ.

Sử dụng phương pháp BATNA

Batna là viết tắt của cụm từ  “Best alternative to a negotiated agreement”. Cụ thể hơn, batna chính là thuật ngữ dùng để đề cập đến quá trình thay thế có lợi mà một bên có thể thực hiện khi cuộc đàm phán thất bại hay không thể đạt được thỏa thuận mong muốn. 

Nguồn: Tổng hợp internet