Hướng dẫn cách xây dựng Agenda giúp quản lý thời gian và công việc hiệu quả

Một bản agenda hoàn chỉnh và đẹp mắt sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Hơn nữa, người đọc sẽ dễ dàng tiếp thu và theo dõi, giúp việc quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

Bước 1: Xác định chủ đề và đặt tiêu đề Agenda ấn tượng

Trước khi bắt đầu xây dựng agenda, bạn cần dành thời gian nghiên cứu và xác định chủ đề của cuộc họp này là gì? Loại hình cuộc họp (họp phòng/ban, họp hội đồng quản trị, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, v.vv..)? Mục đích cuộc họp là gì?. Việc thu thập các thông tin này giúp bạn xác định chính xác chủ đề và mục tiêu của sự kiện, từ đó bạn cần đưa ra một tiêu đề hay và chuẩn.

Về mặt trình bày, tiêu đề Agenda chuyên nghiệp cần đảm bảo được các yêu cầu sau:

• Trình bày ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu (hạn chế tối đa 60 – 90 ký tự để đảm bảo tính thẩm mỹ)
• Tiêu đề bao quát được nội dung chính, cho người đọc thấy rõ mục tiêu, mục đích cụ thể khi tổ chức cuộc họp/sự kiện/hội thảo. Ví dụ: “September 2024 Marketing Plan Meeting Agenda – Cuộc họp xây dựng kế hoạch marketing tháng 9/2024”
• Về mặt hình thức: Tiêu đề Agenda nên viết in hoa, tô đậm và thiết lập cỡ chữ tohơn các phần nội dung khác. Về font chữ, cần đồng nhất và chú ý tránh việc thiết kế nhiều màu sắc hoặc chứa hình ảnh phức tạp.

Bước 2: Thông tin về thời gian – địa điểm – thành phần tham dự

Phần thời gian, địa điểm và thành phần tham dự nên được đặt ngay dưới tiêu đề của Agenda. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho một bản Agenda, khi xây dựng nội dung này bạn cần chú ý hình thức và nội dung. Cụ thể:

• Thời gian diễn cuộc họp/sự kiện: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc dự kiến của cuộc họp, chi tiết ngày/tháng/năm. Ví dụ: Thời gian: 8h00 – 11h30 ngày 05/09/2023. 
• Địa điểm tổ chức cuộc họp/sự kiện: Điền chính xác nơi sẽ diễn ra cuộc họp, ghi thông tin địa điểm chi tiết nhất từ số phòng, số tầng, tên tòa nhà. Ví dụ: Phòng họp 1, Công ty X, tầng 2, Tòa nhà ABC.
• Thành phần tham dự: Chi tiết danh sách của tất cả những người tham dự cuộc họp, ghi đầy đủ họ tên, chức vụ và đơn vị/phòng ban để quản lý danh sách tham dự và nắm bắt vai trò, trách nhiệm của từng thành viên.

Về mặt trình bày, các thông tin về thời gian, địa điểm và thành phần tham dự trong bản Agenda nên viết dạng in đậm để làm nổi bật. 

Bước 3: Trình bày mục đích của chương trình/cuộc họp/sự kiện

Mục đích của agenda thực chất là phần tóm tắt nội dung của cuộc họp/sự kiện. Một bản agenda chuyên nghiệp cần nêu được mục đích trực tiếp và tập trung vào vấn đề trọng tâm, đảm bảo phù hợp với loại hình cuộc họp bạn muốn tổ chức và mục tiêu của cuộc họp.

Khi viết mục đích, bạn chỉ nên dành ra từ 1 đến 5 câu để trình bày, tránh việc lan man và chi tiết hóa nội dung. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc xem mục đích đó có tạo hứng thú cho những người nhận agenda không. Vì điều này sẽ kích thích họ tìm hiểu, chủ động nghiên cứu trước các vấn đề.

Về mặt thẩm mỹ, khi trình bày phần nội dung này, bạn nên sử dụng định dạng gạch chân hoặc in đậm/nghiêng để người nhận agenda đều có thể nhìn thấy.

Bước 4: Liệt kê các nội dung chính

Để các chương trình, cuộc họp, sự kiện diễn ra đúng mục đích và đầy đủ nội dung, bản Agenda mà bạn xây dựng nhất định phải trình bày được rõ các nội dung, hoạt động sẽ thảo luận/diễn ra và các vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp. Việc xác định nội dung trong một mẫu Agenda cũng đồng thời giúp bạn tránh được việc không bỏ sót những vấn đề quan trọng. 

Khi trình bày phần nội dung trong Agenda, bạn cần chú ý đến số lượng nội dung và thời lượng mỗi phần. Bạn cần xác định được chương trình cuộc họp sẽ đề cập đến các nội dung nào và thời lượng cho mỗi nội dung là bao lâu. 

Để bước này được thực hiện có hiệu quả, một vài tips nhỏ khi khai thác nội dung Agenda mà bạn có thể áp dụng là:

• Không nên nhét quá nhiều nội dung vào một bản Agenda, thay vào đó chỉ tập trung vào những vấn đề trọng tâm.
• Các nội dung nên sắp xếp theo theo nguyên tắc ưu tiên về mức độ quan trọng.
• Ghi kèm tên người sẽ phụ trách cho từng mục nội dung cụ thể để họ nắm thông tin và có sự chuẩn bị trước.

Bước 5: Lập danh sách các tài liệu cần thiết

Nếu một trong những người tham dự cuộc họp cần mang theo các tài liệu như slide thuyết trình, báo cáo về kết quả của kế hoạch tháng/quý/năm trước, mô tả chi tiết về dự án, bảng điểm danh,… bạn cũng nên ghi chú rõ ràng về điều này trong bản kế hoạch. Việc liệt kê danh sách các tài liệu này sẽ giúp mọi người tham gia chuẩn bị tốt hơn, đồng thời giúp cho cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ mà không bị gián đoạn bởi những vấn đề không mong muốn.

Theo 1office.vn