Kỹ năng lập kế hoạch công việc theo công thức 5W2H hiệu quả

1. Giới thiệu mô hình 5W2H 

Mô hình 5W2H là công cụ cơ bản để lập bản kế hoạch chi tiết cho doanh nghiệp. 5W2H là viết tắt chữ cái đầu của các từ tiếng Anh, bao gồm:

5 chữ W:

• Who (ai làm)
• What (làm việc gì)
• Where (làm ở đâu)
• When (làm khi nào)
• Why (tại sao phải làm)

2 chữ H:

• How (làm như thế nào)
• How much (cần bao nhiêu tiền hay nguồn lực để làm).

Đây là những yếu tố hỗ trợ lập kế hoạch cho một dự án, chiến lược nào đó. Các câu hỏi trên là căn cứ giúp doanh nghiệp cũng như cá nhân định hướng rõ ràng được mục tiêu công việc.

2. Ý nghĩa của 5W2H trong quản lý công việc?

Công thức 5W2H giúp cá nhân hoặc nhóm làm việc hoàn thành công việc cá nhân, nhóm hay doanh nghiệp. Cụ thể, công thức này giúp:

5W là gì?

Why

Điều đầu tiên bạn phải tự trả lời được “Vì sao bạn lại muốn làm điều này, làm điều này sẽ mang lại gì cho bạn? Vì sao bạn lại làm cái này mà không phải cái khác?”. Đây có thể xem như một yếu tố rất quan trọng, câu trả lời của câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định được là có nên làm điều này hay không. Và đây cũng chính là động lực, là mục tiêu để bạn phấn đấu, quyết tâm thực hiện việc mà bạn muốn làm.

What

Khi đã xác định được mục tiêu và quyết tâm làm việc mà bạn muốn. Việc tiếp theo là bạn cần phải xác định được: “Bạn đang có những gì trong tay? Bạn sẽ cần những gì để thực hiện việc này? Và bạn sẽ cần làm những gì? Việc tiếp theo sẽ là gì?” Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hoạch định được các bước cần thực hiện công việc của bạn.

Who

Bạn làm một mình hay ai sẽ làm cùng bạn? Những người làm cùng bạn có phù hợp không? Họ sẽ đảm nhiệm vai trò gì? Đây là những câu hỏi giúp bạn hình thành đội ngũ làm việc cho mình, có thể chỉ mình bạn làm thôi, hoặc có thể là một nhóm. Dù sao đi nữa thì việc xác định nguồn nhân sự cũng là rất cần thiết trong việc hoạch định kế hoạch làm việc.

When

Khi nào thì bắt đầu thực hiện công việc này? Dự kiến khi nào thì hoàn thành? Thời điểm nào để bắt đầu cho từng công việc mà bạn đã hoạch định ra? Những thông tin này sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian, tiến độ cho công việc của bạn. Và bạn đừng băn khoăn vì không thể xác định chính xác thời gian nhé, đó là điều không thể. Bạn chỉ cần lên mốc thời gian áng chừng là được rồi, nhưng hãy đảm bảo thực hiện đúng thời gian bạn nhé.

Where

Việc bạn muốn làm sẽ được thực hiện ở đâu? Không gian làm việc thế nào? Yếu tố này sẽ giúp bạn xác định được môi trường làm việc phù hợp cho kế hoạch của bạn để đạt được năng suất tốt nhất.

2H là gì?

How

Những câu hỏi về How nên được đặt ra sau khi đã trả lời được 5 câu hỏi ở trên. Đối với câu hỏi này, bạn cần xác định: “Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Có những cách thức hay phương pháp nào để thực hiện công việc? Phương pháp nào sẽ đem lại kết quả tốt nhất?” Đối với những câu hỏi này, sẽ giúp bạn hoạch định ra được một kế hoạch cụ thể cho công việc mà bạn muốn làm. Đến bước này thì bạn nên hoạch định kế hoạch cho mình thật chi tiết.

How much

Cuối cùng là bạn cần xác định tài nguyên, chi phí để thực hiện công việc này. Bạn sẽ cần xác định số vốn sẽ bỏ ra bao nhiêu để thực hiện công việc. Hoặc những tài nguyên nào sẽ được sử dụng trong kế hoạch công việc này. Đây là chữ H cuối cùng, cũng rất quan trọng để xác định khả năng thực hiện công việc như thế nào.

3. Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp

Với sự đơn giản nhưng tường minh của nó, mô hình hay công thức 5W2H có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhóm dự án nào. Các cá nhân cũng có thể dùng 5W2H để lên kế hoạch công việc cho mình. 5W2H giúp:

• Xác định mục tiêu công việc, dự án rõ ràng
• Xác định chính xác công việc cần làm
• Trả lời câu hỏi ai là người thực hiện công việc
• Thiết lập kỳ hạn hoàn thành cho công việc
• Tìm phương án thực thi công việc hiệu quả nhất
• Ước tính nguồn lực tài chính cho công việc

Không phải lúc nào bạn cũng sử dụng hết 7 câu hỏi này. Tuy nhiên dù bạn có dùng hết 7 yêu tố khi lập kế hoạch công việc hay không thì logic nó vẫn vậy.

Nguồn: Tổng hợp internet