Những lý do doanh nghiệp nên sử dụng phầm mềm để quản lý

Khi doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ, việc quản lý công việc và dữ liệu thông qua các bảng Excel có thể chưa gặp phải nhiều vấn đề. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển và mở rộng quy mô, việc sắp xếp, quản lý dữ liệu, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trở thành thách thức lớn với cách thức làm việc thủ công. Vì lý do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời nhằm giải quyết các hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô và tăng trưởng một cách hiệu quả bằng cách khiến mọi thứ trở nên đơn giản.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, quy trình làm việc sẽ rõ ràng hơn, mọi thứ được tự động hóa và phân bổ hợp lý. Thêm vào đó, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những chiến lược mới và thú vị hơn để phát triển một cách hiệu quả. Dưới đây là những lý do nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp đã được rất nhiều nhà quản lý công nhận.

1. Cải thiện hiệu quả và năng suất của nhân viên

Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản lý doanh nghiệp giỏi, điều quan trọng là phải cung cấp các lợi ích phù hợp và các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên. Để nhân viên làm việc hiệu quả và năng suất hơn, họ cần các công cụ chất lượng, ví dụ như phần mềm kiểm soát hàng tồn kho hay phần mềm chăm sóc khách hàng (CRM).

Một khi sắp xếp hợp lý quy trình và cách thức làm việc, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, chăm chỉ hơn và nhanh chóng hơn. Đó là lý do tại sao sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích. Nó cũng nâng cao mức độ trách nhiệm nhất định cho nhân viên, đồng thời giúp họ làm việc dễ dàng hơn nhiều. Các công việc lặp đi lặp lại thường gây nhàm chán và khiến nhân viên mất đi năng lượng làm việc. Thay vào đó các công cụ quản lý mạnh mẽ sẽ giúp họ tự động hóa các nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho những việc khác có ích hơn.

2. Giúp tránh sai sót, thất thoát thông tin

Khi thông tin được chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác, sẽ có nguy cơ gặp phải một số lỗi hoặc thiếu mất một phần dữ liệu. Bạn có thể chịu đựng những lỗi như vậy hoặc dành nhiều tài nguyên và thời gian để sửa chữa, kiểm tra mọi thứ.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn không cần phải nhập cùng một thông tin thành nhiều lần. Ví dụ, nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đám mây, tất cả dữ liệu sẽ có sẵn và an toàn cho tất cả thành viên trong các phòng ban. Hơn nữa, phần mềm quản lý “tất cả trong một” có thể nâng cấp việc tổ chức, sắp xếp, quản lý dữ liệu, đồng thời đảm bảo tránh bất kỳ lỗi thiếu sót hoặc trùng lặp thông tin do cách thức nhập liệu thủ công gây ra.

3. Cung cấp các công cụ giao tiếp quan trọng

Khi nói đến ngành kinh doanh, giao tiếp được xem là điều tối quan trọng vì nó là chìa khóa dẫn đến hiệu quả và thành công. Đây là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể hữu ích vì nó sẽ cung cấp cho mọi nhân viên quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất mà họ cần.

Thông thường, phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các công cụ liên lạc, chẳng hạn như trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản và email mà mọi người trong nhóm, phòng ban có thể nhìn thấy. Vì các phần mềm như vậy dựa trên đám mây nên các công cụ giao tiếp có thể truy cập được trên mọi thiết bị được kết nối, bất kể nhân viên có đang làm việc từ xa hay không.

4. Giám sát nhiệm vụ, theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp

Nhiều tính năng như “danh sách nhiệm vụ cần làm” có vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Có danh sách tốt nhất có thể có nghĩa là có thể đạt được kết quả tốt. Về cơ bản, danh sách nhiệm vụ cho phép ít sai lầm hơn, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tránh các mục bị bỏ qua. Đây cũng là một cách dễ dàng để người giám sát luôn theo sát tình hình.

Hơn nữa, các nhiệm vụ quan trọng có thể được triển khai và gắn cờ ưu tiên theo thời gian thực, điều này có thể giúp nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành trước khi buổi làm việc kết thúc. Với danh sách tự động của phần mềm, có thể cải thiện năng suất bằng cách dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên để họ có thể bắt đầu làm việc càng sớm càng tốt.

5. Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật

Mọi thứ có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc bị lãng quên trong quá trình hoàn thành công việc hằng ngày một cách vội vàng. Do vậy, sử dụng phần mềm quản lý có thể giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật. Thông thường, các phần mềm quản lý doanh nghiệp có đi kèm với các tính năng tích hợp, giúp cảnh báo trước các vi phạm quy định có thể xảy ra. Với điều này, doanh nghiệp có thể tránh được các khoản phí phạt cũng như đảm bảo uy tín trước các cơ quan chức năng.

6. Giúp xây dựng niềm tin và cải thiện mối quan hệ khách hàng

Điều này nghe có vẻ hơi lạ nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp cải thiện các mối quan hệ với khách hàng. Thông thường, một số phần mềm sẽ có các tính năng cho phép nhân viên giao tiếp với khách hàng (cuộc gọi, tin nhắn, email), lưu trữ thông tin của khách hàng để đưa ra các chính sách hậu mãi, tư vấn phù hợp. Điều này sẽ nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp và giúp kinh doanh tốt hơn.

Theo: doanhnhansaigon.vn