Những phương pháp đánh giá công việc hiệu quả

1. Đánh giá hiệu quả công việc là gì?

Đánh giá hiệu quả công việc là một quy trình định kỳ, thường được thực hiện hàng tháng hoặc hàng năm. Hoạt động này nhằm mục đích đánh giá hiệu suất và chất lượng trong công việc của nhân viên. Kết quản cuối cùng được tổng hợp từ việc thu thập, phân tích và đánh giá các thông tin liên quan đến thực hiện công việc của cá nhân, phòng ban hoặc hệ thống.

2. Tại sao cần đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên?

Các hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc đóng vai trò quan trọng, giúp nhà quản lý hiểu rõ mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động. Đồng thời, chúng cũng giúp làm nổi bật điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân. Từ đó nhà quản lý có thể lập kế hoạch phân công công việc và cung cấp đào tạo đúng hướng.

Một bảng đánh giá chính xác là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức lương, thưởng và phúc lợi cho nhân viên dựa trên hiệu suất và đóng góp của họ. Điều này cũng thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc một cách xuất sắc hơn.

Tuy nhiên, tại doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (>100 nhân sự), hoạt động đánh giá tiêu tốn nhiều thời gian của ban lãnh đạo và Phòng nhân sự nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Thay vào đó, nhà quản trị có thể sử dụng các phần mềm đánh giá năng lực nhân viên để tối ưu hóa quá trình này, giúp hoạt động đánh giá nhân viên diễn ra hiệu quả và minh bạch hơn. 

3. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

3.1. Phương pháp đánh giá KPI

Chỉ số hiệu suất KPI (Key Performance Indicator) đóng vai trò rất quan trọng khi xem xét sự tiến bộ tại cấp cá nhân, phòng ban và tổ chức. Doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều mức độ khác nhau để đánh giá tiến độ thực hiện và khả năng đạt được các mục tiêu chiến lược.

Phương pháp đánh giá độ hoàn thiện theo chỉ tiêu KPI dựa vào những yếu tố quan trọng sau:

• Thực hiện công việc sát với mục tiêu ban đầu, nhằm đảm bảo đạt được các kết quả mong muốn đã đề ra.
• Xác định và sử dụng một bộ chỉ tiêu có khả năng đo lường hiệu quả một cách đáng tin cậy. Từ đó có cơ sở để xây dựng kế hoạch cho các mục tiêu tiếp theo.
• Thực hiện so sánh để đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất dựa trên từng giai đoạn, giúp theo dõi và điều chỉnh hiệu suất.
• Cung cấp khả năng đo lường chất lượng một cách kịp thời, giúp thực hiện các chiến lược quản lý sát sao với mục tiêu ban đầu. Điều này đồng thời giúp đo lường hiệu suất dự án và hiệu suất của nhân sự, từ đó tối ưu hóa tài nguyên cho doanh nghiệp.

3.2. Phương pháp đánh giá OKR

OKR (Objective and Key Results) là một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc đơn giản và linh hoạt. Cần xác định “mục tiêu” muốn đạt được, và sau đó đo lường tiến trình đạt được mục tiêu đó thông qua “các chỉ số quan trọng”.

Trong OKR “mục tiêu” đại diện cho những gì một nhân viên hoặc tổ chức muốn đạt được. Đây có thể là các mục tiêu lớn hơn, như tăng mức dộ nhận diện thương hiệu hoặc thúc đẩy doanh số trong 3 tháng cuối năm. Còn “các chỉ số quan trọng” là những công cụ được sử dụng để đo lường tiến trình đạt được mục tiêu đó.

Như vậy, OKR giúp tạo ra sự tập trung vào mục tiêu và đo lường kết quả một cách rõ ràng, giúp cả nhân viên và tổ chức theo dõi và đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả.

3.3. Phương pháp đánh giá BSC

Thẻ điểm cân bằng BSC (Balanced scorecard) là một cách để xây dựng hệ thống kế hoạch và quản trị chiến lược, nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược tổ chức. BSC giúp theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với các mục tiêu chiến lược.

Thẻ điểm cân bằng BSC thiết lập một hệ thống đo lường kết quả hoạt động trong doanh nghiệp dựa trên bốn khía cạnh chính, bao gồm: Tài chính, khách hàng, quy trình kinh doanh nội bộ và đào tạo/ phát triển.

3.4. Phương pháp đánh giá 360 độ

Trong phương pháp đánh giá 360 độ, người được đánh giá không chỉ được đánh giá bởi cấp quản lý, mà còn bởi những người cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng và thậm chí cả bản thân họ tham gia tự đánh giá.

Điều này giúp tạo ra một cái nhìn toàn diện, đa chiều và khách quan về hiệu suất của người được đánh giá từ nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, đây cũng có thể tạo ra  mâu thuẫn nội bộ, khi mà các đánh giá từ các đối tượng khác nhau có thể không đồng nhất.

3.5. Phương pháp xếp hạng danh mục (Weighted Checklist Methods)

Theo phương pháp xếp hạng danh mục, mức độ thực hiện công việc được đánh giá dựa trên một danh sách chi tiết ghi rõ các hành vi thể hiện sự hiệu quả hoặc không hiệu quả. Danh sách này đã được xây dựng và chuẩn bị từ trước.

3.6. Thang đánh giá đồ thị (Graphic Rating Scales)

Thang đánh giá đồ thị (Graphic Rating Scales) là một hình thức đánh giá nhân viên mà nhà quản lý chỉ cần sử dụng và điểm theo một thang điểm được chia thành 3 hoặc 5 cấp độ từ rất kém, kém, bình thường, tốt cho đến rất tốt. Đây là một trong những phương pháp đánh giá hiệu suất công việc lâu đời nhất và được sử dụng rộng rãi trong thực tế.

3.7. Phương pháp xếp hạng hiệu suất công việc (Performance Ranking Method)

Phương pháp xếp hạng hiệu suất (Performance Ranking Method) là cách đánh giá công việc dùng để sắp xếp và xếp hạng hiệu suất của nhân viên từ mức kém nhất đến mức tốt nhất. Dựa trên kết quả so sánh này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên so với nhau dựa trên những tiêu chí cụ thể.

3.8. Phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management by Objective – MBO) 

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO (Management by Objectives) là một cách để quản lý và định hình mục tiêu. Nhà quản lý có thể dùng MBO để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Việc xác định xem nhân viên đã hoàn thành mục tiêu hay chưa và đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu đó sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc một cách cụ thể và rõ ràng.

Phương pháp này bao gồm các nguyên tắc sau:

• Xây dựng mục tiêu thông qua sự đồng thuận và thống nhất giữa nhân viên và cấp quản lý.
• Tập trung vào kết quả đạt được thay vì cách thức thực hiện công việc.
• Khuyến khích tính chủ động của nhân viên ở trong quá trình thực hiện công việc.
• Thường áp dụng ở cấp quản lý cao nhất của công ty.

3.9. Xếp hạng theo phân phối định sẵn (Forced Ranking)

Phương pháp xếp hạng theo phân phối định sẵn là cách để sắp xếp và xếp hạng nhân viên theo một thứ tự được quy định trước. Nhờ vào kết quả của phương pháp này, nhà quản lý có cơ sở để chọn lựa đúng người cho các vị trí quan trọng và đảm bảo không bỏ lỡ những nhân tài.

3.10. Phương pháp phân phối bắt buộc (Incident Method)
Phương pháp phân phối bắt buộc (Incident Method) là một phương thức đánh giá nhân viên dựa trên một bộ tiêu chí bắt buộc cụ thể. 

Ví dụ: Nếu nhân viên đạt 15% tiêu chí xuất sắc, trung bình 70%, và yếu 15% thì:

1. 15% nhân viên xuất sắc sẽ được đề bạt tăng lương.
2. 15% nhân viên yếu sẽ gia hạn tăng lương và có thể xem xét nghỉ việc.

Phương pháp này mang những ưu điểm và nhược điểm sau:

3.11. Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc đánh giá nỗ lực (Essay Valuation Method)

Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc đánh giá nỗ lực (Essay Valuation Method) yêu cầu người quản lý mô tả cụ thể điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Đây là một kỹ thuật phổ biến thường được kết hợp với phương pháp Graphic Rating Scales (thang đánh giá đồ thị).

Trong quá trình thực hiện công việc, khả năng phối hợp là một yếu tố vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, để đạt được sự phối hợp hiệu quả và hợp lý lại là một thách thức mà doanh nghiệp cần giải quyết.

3.12. Phương pháp định lượng

Phương pháp này bao gồm 3 bước cơ bản:

• Bước 1: Xác định những yêu cầu quan trọng cần để hoàn thành công việc.
• Bước 2: Phân chia các yêu cầu này thành từng mức độ trên thang đánh giá, bao gồm xuất sắc, khá, trung bình, yếu và kém. Mỗi mức độ này cần phải được định rõ và mô tả chi tiết.
• Bước 3: Tiến hành đánh giá từng yếu tố trong tất cả các yếu tố liên quan.

3.13. Sử dụng phần mềm để đánh giá hiệu quả công việc

Ứng dụng công nghệ trong đánh giá hiệu quả công việc là phương pháp đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp quản lý lượng lớn lao động tri thức. Các phần mềm này không chỉ giúp theo dõi hiệu quả làm việc của người lao động một cách khách quan nhất, mà còn tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực cho tổ chức. 

Theo Misa.vn