OKR là gì? Cách thức triển khai và xây dựng OKR cho Doanh nghiệp

OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results), tạm dịch ra tiếng Việt là Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt, là một phương pháp quản trị giúp doanh nghiệp gắn kết mục tiêu cụ thể với kết quả chung của một tổ chức, tập thể lớn.

Để áp dụng OKRs, doanh nghiệp phải hướng toàn bộ thành viên đi theo các mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Trường phái quản trị này gồm 1 mục tiêu (Objective), thứ là doanh nghiệp cần đạt được và 5 kết quả cụ thể (Key result), các kết quả có thể đo lường được để đạt được mục tiêu nói trên. Để thúc đẩy nhân viên thực hiện theo OKR, người quản trị sử dụng các ý tưởng làm phương tiện để thúc đẩy sự phát triển.

Lợi ích của phương pháp này là giúp nhân viên trong công ty xác định đâu là ưu tiên cần thực hiện, từ đó tập trung sức lao động vào những mục tiêu có thể đo lường được, không sa đà vào những công việc không có giá trị, làm rào cản tăng hiệu suất lao động.

Mục tiêu trong OKR không xem xét giới hạn khả thi khi triển khai. Tỷ lệ thành công của 1 OKR không nhất thiết phải đạt tới 100% trong ngắn hạn. Việc đạt được phần lớn mục tiêu (khoảng 70 – 80%) đã được coi là thành công.

Ngoài ra, trường phái quản trị OKR còn giúp các thành viên trong công ty giao tiếp với nhau một cách hiệu quả hơn, làm dịch chuyển phương pháp tiếp cận từ chỉ quan tâm tới kết quả chung của công việc (tốt hay xấu, nhanh hay chậm) thành quan tâm tới sự hoàn thành mục tiêu của người nhân viên (hoàn thành được bao nhiêu phần trăm mục tiêu, nguyên nhân của sự không hoàn thành, cần cố gắng gì để hoàn thành toàn bộ mục tiêu…).

2. Cấu trúc OKR

OKR được hình thành dựa trên 2 yếu tố chính: Objective (Mục Tiêu) và Key Result (Kết quả then chốt).

- Objective (Mục tiêu): “Tôi muốn đi đâu?” - Mục tiêu được thiết lập để thúc đẩy việc vận hành và phát triển công việc. Mục tiêu thường được xác định trong một khoảng thời gian nhất định nhằm khích lệ tinh thần làm việc của các cá nhân.

- Key Result (Kết quả then chốt): “Tôi đến đó bằng cách nào?” - Kết quả then chốt đo lường mức độ thành công của mục tiêu đã đặt ra hay nói cách khác, kết quả then chốt cho biết được chuẩn mực đạt được mục tiêu. Và quy trình này được áp dụng xuyên suốt trong quá trình làm việc.

3. Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

4. Lợi ích của phương pháp OKR

Dựa vào định nghĩa, OKR mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thực tiễn như:

• Liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghiệp: Mục tiêu chung được đặt ra cho toàn thể nhân viên trong công ty, mọi người cùng chung một định hướng. Điều này đã giúp liên kết nội bộ một cách chặt chẽ, đồng nhất về hướng làm việc để đạt được mục tiêu cuối cùng.
• Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Khi biết chính xác mục tiêu của mình, nhân viên trong các phòng ban sẽ tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết những vấn đề cần thiết. Từ đó, họ có thể tạo dựng nên chiến lược làm việc cho riêng mình và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp.
• Nhân viên được trao quyền: Khi đã nắm rõ được mục tiêu và những việc cần làm, ban lãnh đạo có thể tạo cơ hội cho nhân viên tự theo dõi và đánh giá công việc. Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.
• Tăng tính minh bạch trong nội bộ: Nhằm giúp mọi người theo dõi được quá trình cũng như kết quả làm việc, OKR được xây dựng một cách minh bạch cho tập thể nhân viên, các phòng ban trong nội bộ công ty. Để những cá nhân có thể kết hợp với các bộ phận khác, xử lý công việc hiệu quả hơn.
• Đo lường được tiến độ hoàn thành: Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc, đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ đó, thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu tốt nhất.
• Nâng cao hiệu suất lao động, đạt nhiều kết quả vượt bậc: OKR luôn đặt ra ở mức cao hơn năng lực, do đó OKR cho phép mọi người phát huy tối đa khả năng, dẫn đến năng suất làm việc tăng và đạt được kết quả ngoài mong đợi.

5. Những lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

Đối với Mục tiêu (Objective)

Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao. Điều này gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình làm việc. Để đảm bảo sự thành công, người xây dựng chiến lược phải hiểu rõ được thế mạnh và năng lực của doanh nghiệp. Từ đó mới có thể linh hoạt trong việc tự đặt mục tiêu và không sao chép bất kỳ mục tiêu từ doanh nghiệp khác, tránh tình huống mục tiêu không phù hợp với công ty.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

Khi đã xác định được mục tiêu, cần triển khai và truyền tải thông tin đến nhân viên một cách chi tiết để hạn chế việc nhân viên chưa nắm rõ, hoặc không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu suất không đạt như mong muốn. Mặc dù công việc đã được phân công và minh bạch, doanh nghiệp cần phải có những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng để nắm được tiến độ công việc, điều chỉnh, đóng góp ý kiến và nhanh chóng đưa ra giải pháp để đạt được năng suất mong muốn.

6. Các bước xây dựng và triển khai OKR

Bước 1. Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3 - 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung dẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng của nhân viên. Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR.

Bước 2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc để tránh việc thực hiện lan man, không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng ban đầu.

Bước 3. Họp với ban lãnh đạo cấp trung để phác thảo mục tiêu

Việc triển khai OKR cho các bộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.

Bước 4. Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty và phải phân tích một cách rõ ràng cụ thể về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.

Bước 5. Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân. Những cuộc họp này thể hiện được tính dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn.

Bước 6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về OKR gửi về cho ban lãnh đạo. Khi các cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.

Bước 7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý phải thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình nhân viên thực hiện. Việc này giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.

Bước 8. Cách đánh giá chiến lược OKR

Kết quả sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.

Dựa vào thang điểm từ 0 - 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần dần đến 0.6 - 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

7. Các lỗi OKR thường gặp nhất

Tuy đã có thể hiểu OKR là gì nhưng khi sử dụng OKR, có thể các bạn sẽ gặp phải những lỗi thường gặp phổ biến nhất như sau:

Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc

Mục đích của OKR được tạo ra để đo lường giá trị chứ không phải tạo ra để thực hiện những công việc nhỏ lẻ. Chính vì thế, bạn phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.

Đặt ra quá nhiều OKR

Đây là một lỗi phổ biến và nó thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ OKR là gì và sử dụng OKR làm danh sách công việc. Hãy chỉ để OKR liệt kê ra các ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, qua đó biết được điều gì là quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.

Không điều chỉnh OKR

OKR là một công cụ mà doanh nghiệp phài vừa sử dụng, vừa điều chỉnh. Chính vì thế các bộ phận phải tương tác với nhau để có điều chỉnh nhất định.

Tạo ra OKR và không tập trung vào nó

Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR.

Nguồn: Tổng hợp internet