Quy trình 7 bước giúp quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là bao gồm trình tự của việc quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho hàng theo một quy chuẩn. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một quy trình riêng. Quy trình này sẽ được áp dụng và đảm bảo toàn doanh nghiệp phải tuân theo.

Thực hiện, theo dõi, giám sát theo những bước trong quy trình trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài.

2. Quy trình 7 bước quản lý kho hiệu quả

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa, thành phẩm, Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Đây là một bước yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước sau:

• Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất
• Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
• Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…
• Thông thường những thông tin này được thể hiện ở văn bản do bên nhà cung cấp đưa ra. Những thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi cho doanh nghiệp nhận hàng. Vì thế việc sắp xếp thời gian cũng như nhân lực để nhận hàng sẽ chủ động hơn.
• Khi nhận hàng, người bàn giao cần phải cung cấp  phiếu xuất hàng. Trong phiếu này sẽ thể hiện những thông tin như các loại sản phẩm và số lượng từng lại, thời gian xuất hàng. Phiếu này sẽ có giá trị nếu có xác nhận của thủ kho bên nhà cung cấp.
• Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống.

Bước 2: Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kh là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi thì nhân viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất.

Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiểm trơn dễ hơn.

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Đây là bước thu thập đủ sản phẩm hàng hóa để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Tối ưu được bước này bạn sẽ giảm được nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho.

Nếu bạn thực hiện việc lưu kho như đã nói ở trên thì việc tìm kiếm, nhặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Theo những người có kinh nghiệm thì bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách:

• Thu thập theo đơn hàng:  Đây là cách nhặt hàng phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, ít đơn. Theo đó người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho nhân viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng như quy định.
• Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại. Sau đó sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho nhặt theo. Sau khi nhặt hàng đầy đủ thì mới chia đơn. Đây là giải pháp phù hợp với những đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi nhặt hàng đầy đủ bạn cần phải đóng gói để tiện vận chuyển. Bước này rất quan trọng vì thế phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hảo. Hãy ghi nhớ việc đóng gói nhằm hướng đến 2 mục đích là:

• Hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển.
• Tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng.
• Khi hoàn thành việc đóng gói thì khi tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời điểm hàng ghi nhận là xuất kho và nhân viên tiến hành trừ tồn.

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý một số điều như:

• Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại.
• Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa giúp đỡ cho công việc này. Với công nghệ hiện đại bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm số lượng.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Những thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: sổ kho, báo cáo ko, báo cáo vượt/dưới định mức.

>> Xem thêm: Khóa học quản lý kho tại Hà Nội

3. Lợi ý của việc thiết lập quy trình quản lý kho

Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các doanh nghiệp cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.

Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Việc quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giám sát sản phẩm lưu kho của mình tốt hơn. Từ đó tránh việc sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hay thất thoát.

Bán hàng hiệu quả hơn

Quản lý kho chuyên nghiệp, hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi. Từ việc nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác hơn về khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh tình trạng “cạn kiệt” hàng hóa.

Tránh việc nhập thừa/ thiếu hàng hóa và giảm chi phí lưu kho

Một lợi ích rất thiết thực của việc quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin của các mặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ của mặt hàng đó trên thị trường. Nhờ vậy, bộ phận mua hàng có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt hoặc cần sản xuất trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ làm giảm rất nhiều khoản chi phí lưu kho sản phẩm.

4. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho

Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO và cách ứng dụng trong sắp xếp hàng hóa

• Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất xuất trước

FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh First In, First Out có nghĩa là nhập trước, xuất trước. Hiểu một cách đơn giản, những hàng hóa lưu kho sẽ được xuất kho một cách tuần tự từ cũ nhất đến mới nhất. FIFO là một chiến lược quản lý kho tối ưu dành cho hàng hóa có hạn sử dụng như: bánh kẹo, sữa, thực phẩm hoặc những sản phẩm theo mốt như hàng hóa thời trang, các mặt hàng công nghệ “hot” nhưng dễ bị mất giá theo thời gian.

Bí quyết để ứng dụng nguyên tắc FIFO trong quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho: Nhân viên kho cần xếp hàng theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong, tầng dưới trước tầng trên sau… Mỗi lô hàng cần phải được ghi thẻ kho với thông tin về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa. Ô kệ hoặc kệ pallet phải được sắp xếp gọn gàng khoa học. Có thể tổ chức các lối đi dọc các dãy kệ sao cho người và các phương tiện như xe nâng, máy nâng,…có thể tiếp cận dễ dàng.

• Nguyên tắc LIFO: Nhập sau – xuất trước

Trái ngược hoàn toàn với FIFO, LIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Last In, First Out có nghĩa là nhập sau, xuất trước. Theo đó, các mặt hàng nào mới nhập về sau sẽ là những hàng hóa đầu tiên được xuất đi. Hàng mới được ưu tiên giao bán cho các đại lý – khách hàng, hàng tồn kho sẽ là những hàng cũ đã lưu trữ từ lâu.

LIFO là phương pháp lưu trữ, xuất nhập hàng hóa chỉ áp dụng đối với các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian sử dụng. Than đá, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ, các vật liệu xây dựng…là những sản phẩm điển hình ví dụ cho loại hình LIFO, đặc biệt là trong giai đoạn lạm phát cao như hiện nay.

Nguyên tắc để sắp xếp kho theo LIFO đó là: Hàng hóa nhập kho trước sẽ được xếp vào phía sau, hàng hóa nhập sau sẽ xếp phía trước để tiện nhập và xuất kho.

• Nguyên tắc FEFO – Hàng hết hạn xuất trước

FEFO là từ viết tắt của First Expired First Out – Cụ thể, FEFO là khái niệm được dùng để mô tả cách quản lý và luân chuyển sản phẩm trong kho: các sản phẩm dễ hỏng hoặc sắp hết hạn sử dụng sẽ được xuất kho trước, tránh tình trạng hết hạn sử dụng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và cho người tiêu dùng.

Để ứng dụng nguyên tắc FEFO cần ưu tiên sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần ở phía bên ngoài để xuất bán trước, các sản phẩm có hạn dùng lâu hơn sẽ sắp xếp vào trong để xuất sau.

Trong quá trình rà soát hàng tồn kho nên lưu ý những mặt hàng đã lưu kho lâu. Sắp xếp chúng ra thành một khu vực riêng để ưu tiên xuất đi trước hoặc có phương án để giải quyết số lượng hàng tồn kho trong thời gian quá lâu. Chẳng hạn như đưa ra các chương trình khuyến mãi giảm giá, tặng kèm sản phẩm,…

>> Xem thêm: Khóa học quản lý kho tại Tp Hồ Chí Minh

Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.

Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.

Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S
Ứng dụng 5S trong quản lý kho sẽ giúp nhà kho ngăn nắp và có tổ chức từ đó cải tiến năng suất, chất lượng công việc. 5S là viết tắt của:

Seiri (整理) – Sàng lọc

• Seiton (整頓) – Sắp xếp
• Seiso (清掃) – Sạch sẽ
• Seiketsu (清潔) – Săn sóc
• Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Nguyên tắc ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp kho hàng như sau:

• Sort (Sàng lọc)

Cần phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng, những mặt hàng thường sử dụng sẽ được ưu tiên để ở ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên.

• Set (Sắp xếp)

Nguyên lý hoạt động của Set là chúng ta đặt mọi thứ ở những nơi dễ tìm đồng thời sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm.

• Shine (Sạch sẽ)

Không gian sạch sẽ, mọi thứ trong kho được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra.

• Standardize (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng.

Việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc và lập danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.

• Sustain (Sẵn sàng)

Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng luôn phải được thực hiện theo chu kỳ. Nguyên lý hoạt động của Sustain: Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.

Tối ưu hóa những bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chính vì thế nếu bạn là một nhân viên kho hãy thực hiện quy trình này tốt nhất để doanh nghiệp phát triển tốt hơn.

Nguồn: Tổng hợp