Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự mà ai làm nhân sự cũng phải nắm rõ

1. Phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các công việc liên quan đến lĩnh vực nhân sự và hành chính.

Phòng hành chính nhân sự được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu về nguồn lực nhân sự trong các phòng ban, bộ phận của công ty. Xây dựng các quy chế, chính sách lương thưởng và các chế độ phúc lợi, đãi ngộ trong công ty. Đồng thời bộ phận này còn là nền tảng cơ bản cho việc tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên cũng như quản lý các hoạt động hành chính nhân sự.

2. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

2.1. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (Human resources planning-HRP) nằm trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự. Quy trình HRP là một quy trình xác định và quản lý tất cả các nhu cầu tuyển dụng của một tổ chức. Nó liên quan đến việc hạch toán nguồn cung cấp nhân lực, nhu cầu tương lai, dự báo, chiến lược và cách thực hiện của tổ chức. Để đạt được hiệu quả, bộ phận nhân sự phải cân bằng giữa yêu cầu nhân sự dài hạn và ngắn hạn với mục tiêu kinh doanh và thực tế của môi trường kinh doanh.

Để hoạt động một cách tốt nhất, các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình HRP nên được tích hợp vào phần mềm quản lý quy trình nhân sự. Doanh nghiệp 4.0 hiện nay đang  dần hướng tới các công cụ phân tích hoặc dự báo SWOT để khám phá nhu cầu của họ.

2.2. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn (và có thể làm việc) cho doanh nghiệp. Chuyên gia nhân sự của doanh nghiệp cần chuẩn bị tất cả các bước cần thiết để tuyển dụng nhân tài. Điều này bao gồm đăng việc làm trên các trang web như Monster hoặc Indeed, và phát triển các gói lương thưởng có thể thu hút và giữ chân các ứng viên tài năng nhất.

Các bước này trong quy trình này phải được theo dõi thông qua một nền tảng tập trung có thể chuẩn hóa quy trình thu thập lượng lớn thông tin và có thể bị mất. Bộ phận nhân sự phải xem xét từng đơn xin việc, xác định ứng viên phù hợp nhất, tiến hành sàng lọc qua điện thoại, sắp xếp (đôi khi) phỏng vấn chính thức, bắt đầu kiểm tra lý lịch và soạn thảo các đề nghị ban đầu.

2.3. Quy trình giới thiệu nhân sự mới (Onboarding)

Onboarding là quá trình gắn kết các nhân viên mới vào công ty. Trong quá trình giới thiệu, đội ngũ phòng nhân sự sẽ tìm hiểu về số lượng lớn các nguồn lực cần cho doanh nghiệp, cũng như mô tả vai trò, kỳ vọng về hiệu suất và đào tạo bắt buộc.

Số lượng thay đổi cần thiết trong quá trình giới thiệu (các vai trò, yêu cầu khác nhau, quyền bảo mật, v.v.) cần được quản lý một cách có tổ chức. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng các mẫu giới thiệu nhân viên để chuẩn hóa các bước trong quy trình và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang về thời gian biểu và trách nhiệm.

Quy trình giới thiệu nhân sự mới là cần thiết để trao quyền cho nhân viên mới đóng góp năng lực cho doanh nghiệp. Trên thực tế, những nhân viên trải qua quá trình giới thiệu bài bản có khả năng cống hiến cho doanh nghiệp đó trên 3 năm với tỷ lệ trên 69%.

2.4. Quy trình quản lý quan hệ lao động

Trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự không thể thiếu quan hệ lao động. Quan hệ lao động bao gồm tất cả các hoạt động nhân sự nhằm tăng cường sự gắn bó của nhân viên và giữ chân họ. Nói tóm lại, sự gắn bó của nhân viên là thước đo đánh giá mức độ đầu tư của nhân viên vào công ty. Giữ chân nhân viên liên quan đến việc thiết lập các biện pháp để đảm bảo rằng nhân viên hài lòng với công việc của họ.

Quan hệ lao động lành mạnh là điều cần thiết để giảm bớt sự biến động nhân viên trong doanh nghiệp. Hiệu quả nhất là đội ngũ bộ phận nhân sự sử dụng các phương pháp định lượng và định tính để đo lường mức độ tham gia của nhân viên và tác động của nó đối với việc giữ chân nhân viên. Những phương pháp này bao gồm các hình thức khác nhau để tạo ra sự tương tác hai bên giữa nhân viên và người sử dụng lao động, để đảm bảo họ gắn bó với nhau, đây là một trong những khía cạnh chính của quan hệ lao động. 

2.5. Quy trình lương và phúc lợi

Lương và phúc lợi là hai yếu tố chính bên ngoài để thu hút và giữ chân người lao động. Bộ phận phòng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp cung cấp cho mỗi nhân viên những thông tin chi tiết về lương và các phúc lợi chính thức. Chẳng hạn như kế hoạch khám sức khỏe định kỳ, chế độ thai sản và hưu trí. Để làm như vậy, bộ phận nhân sự phải xây dựng quy trình đo lường mức lương và phúc lợi những nhân viên khác tại các vị trí tương tự trong tổ chức khác nhau bên ngoài doanh nghiệp.

Quy trình này cũng liên quan đến việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên hàng năm, trở thành cơ sở để tăng lương và phúc lợi cũng như các khoản tiền thưởng nếu có. 

2.6. Quy trình nghỉ phép và nghỉ việc

Yêu cầu nghỉ phép và nghỉ việc nằm trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự do bộ phận này chịu trách nhiệm. Nhiệm vụ của HR là theo dõi mỗi nhân viên có bao nhiêu thời gian phép và họ đã sử dụng bao nhiêu theo nhiều cách khác nhau. Quy trình quản lý thủ công theo cách truyền thống dễ xảy ra sai sót, do đó hiện nay việc theo dõi này thường được thực hiện bằng các giải pháp phần mềm.

Khi các yêu cầu được quản lý theo một cách thống nhất, chẳng hạn như thông qua các biểu mẫu chi tiết hoặc cổng thông tin nhân viên, việc giải quyết và theo dõi các yêu cầu này sẽ trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể đáp ứng  yêu cầu về các sự kiện trong cuộc sống của nhân viên như: thai sản, ốm đau, hiếu hỉ, v.v., là điều cần thiết để duy trì sự hài lòng của nhân viên.

2.7. Quản lý hiệu suất làm việc

Quản lý hiệu suất là quá trình đo lường hiệu suất của nhân viên và xây dựng các phương pháp giúp nhân viên cải thiện công việc. Hoạt động này được thực hiện định kỳ tùy theo tính chất mỗi doanh nghiệp, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là quản lý, đánh giá, hạch toán và giải quyết tất cả các khía cạnh của quá trình quản lý hiệu suất.

Nhiệm vụ này cần ít nhất sự chấp thuận để bắt đầu kế hoạch quản lý hiệu suất, phát hành biểu mẫu đánh giá, quản lý tiến độ đánh giá của tổ chức và thực hiện các kết quả thành tiền lương, phúc lợi và tiền thưởng. Bởi vì quá trình này bao gồm nhiều bước có tính khác biệt cao, nó đòi hỏi các biện pháp quản lý chính thức có thể được nhân rộng và nhân rộng trong toàn tổ chức.

2.8. Quy trình quản lý tuân thủ kỷ luật

Quy trình quản lý tuân thủ kỷ luật tập trung vào việc đảm bảo rằng doanh nghiệp và nhân viên của tổ chức tuân thủ nhiều yêu cầu quy định khác nhau liên quan đến quy trình đó. Các quy định thường khác nhau tùy theo ngành, cơ quan quản lý, vị trí và loại công việc. 

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm công bố các hoạt động cụ thể cần được thực hiện của các đơn vị kinh doanh để đảm bảo rằng tổ chức duy trì sự tuân thủ. Phạm vi của các quy định này rất rộng, số lượng các chủ thể quản lý và ủy quyền của họ ngày càng nhiều, và các hình phạt vi phạm ngày càng nghiêm khắc hơn, vì vậy quá trình tuân thủ phải được quản lý rất cẩn thận. 

Nguồn: sưu tầm