Quy trình xây dựng và các bước áp dụng chu trinh PDCA cho doanh nghiệp

1. Chu trình PDCA là gì?

Mô hình PDCA (hay còn gọi là chu trình PDCA) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Mô hình PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục không ngừng.

Đây là mô hình của sự cải thiện được duy trì liên tục, thích hợp hơn so với việc chỉ sửa chữa nhanh chóng một lần, và đó là lý do chúng được đưa vào trong tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã, đang là mục tiêu chính của việc cải tiến liên tục trong Hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.

2. Chu trình PDCA gồm những gì?

PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình. Cụm từ PDCA là viết tắt của bốn bước:

• Plan – Lập kế hoạch.
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình PDCA mới.

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

- Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.
- Nếu doanh nghiệp lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn. 

- Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh. 

Bước này thường được chia làm các bước nhỏ:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau.

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

- Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.
- Khi đã xác định được các điểm cần cải tiến, hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

• Điểm cải tiến nào cần được thực hiện?
• Khi nào hoàn thành kế hoạch?
• Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch?

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

- Giai đoạn "Check" nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.
- Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những điểm khuyết. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

Trong bước này, bạn cần phải:

• Đánh giá hiệu quả của các hoạt động, giải pháp
• Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này cần kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không.

Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

- Tiến hành sửa lỗi
- Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

- Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

- Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

- Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.

2. Lợi ích PDCA đem lại cho doanh nghiệp 

Cải tiến quy trình 

Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:

Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu và đóng cánh cửa vào sự tự mãn.

Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép sửa chữa các nhược điểm và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện quy trình, mà không đặt toàn bộ tài nguyên hoặc danh tiếng.

Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng nó trên bảng.

Việc sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.

Thay đổi cách quản lý

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.

Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch (Plan), triển khai nguyên mẫu (Do), đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất (Check) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu (Action). Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.

Quản lý chất lượng 

Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.

PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến ​​Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện. Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

Duy trì kiểm soát dự án

 Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:

Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,.. của dự án. Điều này làm tăng kiến ​​thức giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.

Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc giảm giá.

Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.

Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.

Quản lý hiệu suất 

Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác nhận hiệu suất đó.

Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn của nó, vẫn là một chức năng "nhân viên" riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.

Năng lực cạnh tranh của tổ chức

Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn hoặc kết hợp quản lý vòng kín với tốc độ.PDCA là gì? 

PDCA nhanh nhẹn đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.

3. Cách vận hành thành công chu trình PDCA

3.1. Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ công việc hay quy trình nào thì chủ doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần xử lý và biện pháp phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể, chi tiết của việc lập kế hoạch.
• Làm rõ các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu được đặt ra.
• Xác định các nguồn lực cần cho việc hiện thực hóa các hành động, quy trình.

3.2. Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch cho toàn bộ nhân viên có liên quan. Sau đó, dựa vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, công ty bắt đầu triển khai công việc vào thực tế. Đồng thời, bạn cần ghi lại những dữ liệu, thông tin đã được thu thập trong quá trình đó. Việc này sẽ giúp việc đánh giá hoạt động tương lai hiệu quả hơn.

3.3. Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Công ty sẽ tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với chỉ tiêu đã đặt ra ở kế hoạch. Việc đánh giá cũng có mục đích phát hiện các việc phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đây, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của kết quả để có giải pháp hiệu quả. Qua đó, chúng ta đã hiểu được tầm quan trọng của PDCA trong quản lý chất lượng.

3.4. Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Doanh nghiệp cần thiết lập danh sách các biện pháp để khắc phục những khó khăn. Bên cạnh đó, chủ công ty cần cập nhật thông tin vào kho dữ liệu thường xuyên để các phòng ban áp dụng vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và gặt hái được nhiều thành công.

4. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Sau khi tìm hiểu và biết được cách vận hành chu trình PDCA, công cụ đã trở thành việc quản lý chất lượng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy khám phá ngay ở mục dưới đây nhé!

4.1 Plan – Thiết lập kế hoạch

Chu trình PDCA là gì? Khi áp dụng PDCA vào QMS, công ty cần đảm bảo việc lên kế hoạch và thực hiện thật đều đặn theo chu kỳ ít nhất 1 năm/lần. Chính điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với hoàn cảnh của công ty ở thời điểm thực hiện. Trong chứng nhận ISO 9001, lập kế hoạch QMS được thực hiện dựa vào 4 khoản sau:

• Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức.
• Điều khoản 5: Sự lãnh đạo.
• Điều khoản 6: Hoạch định.
• Điều khoản 7: Hỗ trợ.

4.2 Do – Thực hiện kế hoạch

Giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch, việc doanh nghiệp đưa mục tiêu vào áp dụng thực tế thông qua các quy trình đã xây dựng từ trước. Do đó, việc thực hiện kế hoạch trên liên quan tới một phần trong điều khoản 7 và 8.

• Điều khoản 7.2: Năng lực.
• Điều khoản 8: Thực hiện.

4.3 Check – Kiểm tra, đánh giá và thực hiện

Khi đã thu thập được dữ liệu, tổng hợp từ các khâu và đưa kế hoạch thành hoạt động thực tiễn, công ty cần phải thường xuyên đánh giá, nhận xét và kiểm tra hoạt động toàn diện, thường xuyên.Trong tiêu chuẩn ISO 9001 - điều khoản 9 đã đề cập đến nội dung của hoạt động "Check".

• Theo dõi, đo lường, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được.
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.

4.4 Act – Hành động cải tiến

Khi hoàn thành việc đánh giá, công ty phải xem xét và đi đến việc cải tiến để xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành QMS để nâng cấp hoặc đổi mới. Do đó, việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện qua điều khoản 10 như sau:

• Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục.
• Cải tiến liên tục.

Nguồn: Tổng hợp internet