So sánh sự khác biệt giữa 2 chỉ số OKR và KPI trong đo lượng hiệu suất công việc

Khái niệm về KPI

KPIs là viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu, cho thấy tình trạng hiện tại về hiệu suất của một tổ chức. KPI được áp dụng rộng rãi nhằm đánh giá hiệu suất của các dự án, sản phẩm hoặc hiệu suất của nhân viên. Có thể coi KPI là một chỉ số trễ vì chúng cho biết doanh nghiệp đã hoạt động như thế nào trong một thời gian cụ thể.

KPIs cấp cao tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, KPIs cấp thấp lại tập trung vào các quy trình trong những bộ phận như bán hàng, nhân sự, tiếp thị,...

Mặc dù KPI rất phù hợp để đo lường, nhưng đây là các chỉ số độc lập, chúng cho biết khi nào một thước đo là tốt hay xấu nhưng không truyền đạt được hướng đi mà nhóm cần thực hiện.

Ví dụ về KPIs

Chẳng hạn như KPI (Key Performance Indicator) của nhóm Marketing trong công ty X là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trên website. Để đo lường hiệu quả của trang web, một KPI cụ thể có thể là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ số lượt truy cập trang web sang số lượng đơn hàng được đặt thành công.

Chỉ số này có thể được tính bằng cách chia số lượng đơn hàng được đặt thành công cho số lượt truy cập trang web, nhân với 100 để tính phần trăm. KPI này rất quan trọng để đo lường hiệu quả của chiến dịch quảng cáo, thiết kế trang web và các hoạt động liên quan khác. Nếu KPI này không đạt mục tiêu, các nhà quản lý cần phải xem xét lại chiến lược và có những điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu quả.

Khái niệm về OKR 

OKRs là viết tắt của “Objective and Key Results”, tức là Mục tiêu và Kết quả chính, đây là phương pháp đơn giản tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh những mục tiêu có thể đo lường.

OKRs cung cấp bối cảnh và hướng đi quan trọng còn thiếu trong KPIs. Mục tiêu mô tả những gì mà doanh nghiệp muốn đạt được, trong khi Kết quả chính cho biết làm thế nào để biết rằng doanh nghiệp đang tiến triển với Mục tiêu của mình. Không giống như KPI, có thể coi OKR là chỉ báo hàng đầu vì chúng liên quan đến trạng thái kinh doanh trong tương lai hoặc tác động mà doanh nghiệp đang cố gắng đạt được.

• Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà doanh nghiệp muốn đến.
• Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết doanh nghiệp đã đến nơi.

Ví dụ về OKR

Ví dụ OKRs (Objectives and Key Results) của một doanh nghiệp bán quần áo.

Objective: Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay.

Key Results:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 3% lên 5% bằng cách tối ưu hóa trang web bán hàng, các chiến dịch quảng cáo, branding, SEO trang web.
• Tăng số lượng khách hàng mới đăng ký lên 5000 người bằng cách tăng chi phí quảng cáo, đưa ra các chương trình ưu đãi hấp dẫn cùng những hoạt động tiếp thị khác.
• Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng từ 10% xuống còn 3% bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vận chuyển, hậu mãi,...

Trong ví dụ này, Objective (Mục tiêu chính) là tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay. Để đạt được mục tiêu này, công ty đã thiết lập 3 Key Results (Kết quả chính) cụ thể để đo lường tiến độ, đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Mỗi Key Result được xác định cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được nhằm đánh giá đạt xem có đạt được mục tiêu chính hay không. 

Việc đặt ra Objective và Key Results như vậy giúp công ty tập trung vào các hoạt động cốt lõi để đạt được mục tiêu chính và phát triển một kế hoạch hành động cụ thể. Nếu các Key Results không đạt được mục tiêu đã đặt ra, ban quản lý cần xem xét lại chiến lược và điều chỉnh những điểm còn chưa ổn.

So sánh chỉ số OKR và KPI 

Như đã nói ở trên, chỉ số OKR và chỉ số KPI tuy là hai thuật ngữ riêng biệt, tồn tại nhiều điểm khác biệt nhưng vẫn còn rất nhiều người nhầm lẫn chỉ bởi chúng đều là công cụ đo lường được nhiều người dùng. Do đó, để thực sự có thể phân biệt được hai chỉ số này, bạn cần xác định được điểm giống và khác nhau của chúng.

Giống nhau 

Điểm giống đầu tiên giữa hai chỉ số này là chữ “key" (then chốt, chìa khoá) tồn tại trong tên của chúng. Việc sử dụng từ “key" đối với hai chỉ số này cho thấy bạn bắt buộc phải tách biệt các chỉ số chính thực sự quan trọng ra khỏi những thành phần còn lại. Đây được xem là kết quả quan trọng để thể hiện cho một mục tiêu cụ thể chứ không phải là những cách làm để hoàn thành mục tiêu.

Sự giống nhau tiếp theo dễ gây nhầm lẫn nhất trong khái niệm của hai chỉ số này là chúng đều là công cụ được sử dụng để phục vụ cho việc đo lường hiệu suất công việc. Dù là OKR hay KPI thì các chỉ số này đều phải đo lường được và là chỉ số thể hiện cụ thể hoặc phân định được ranh giới của điều đúng và điều sai. 

Một điểm giống nhau khác nữa giữa chỉ số OKR và KPI nữa đó là khi áp dụng hai chỉ số đo lường này, người dùng phải thường xuyên kiểm soát và đánh giá chúng. Bên cạnh đó, các chỉ số này có thể được áp dụng cho nhiều cấp độ khác nhau từ nhỏ đến lớn của một tổ chức.

Khác nhau 

Bên cạnh những điểm giống nhau dễ gây nhầm lẫn thì bạn có thể dễ dàng phân biệt hai chỉ số OKR và chỉ số KPI với một vài điểm khác biệt như:

• Trọng tâm: Trọng tâm của chỉ số OKR chính là O(Objective) hay mục tiêu nghĩa là bạn cần phải xác định được các hoạt động mình cần thực hiện trước khi đưa ra các kết quả then chốt. Trọng tâm của chỉ số KPI là I (Indicator) với mục tiêu hướng đến là kết quả then chốt được đưa ra. 
• KPI là công việc hàng ngày còn OKR thì không như thế: OKR là đích đến chứ không phải là việc mà bạn có thể theo dõi mỗi ngày. Để làm được điều đó thì bạn luôn phải theo sát chỉ số KPI. Điều này có nghĩa là KPI là chỉ số phục vụ cho chỉ số OKR. Bạn có thể điều chỉnh KPI hàng ngày còn OKR thì hoàn toàn không thể. 
• Mục đích sử dụng: KPI thường được sử dụng trong quá trình vận hành một tổ chức đang hoạt động ổn định. Với các kết cấu được thiết kế để tập trung đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, KPI phát huy tác dụng của mình đó đưa ra những đánh giá công bằng nhất bằng cách tách bạch giữa số liệu và cảm tính. Còn với OKR, các tổ chức có thể ứng dụng nó để đặt ra những mục tiêu mang tính tham vọng đồng thời xác định được cơ sở và kết quả cần đạt được đối với mục tiêu đó. Do đó, OKR thường được dùng khi tổ chức cần hoạch định một kế hoạch cụ thể trong khoảng thời gian xác định.

Doanh nghiệp nên sử dụng OKR hay KPI?

Qua sự so sánh giữa OKR và KPI, rất nhiều câu hỏi được đặt ra nhưng thường tập trung vào việc nên áp dụng chỉ số nào vào các hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường tập trung đầu tư chi phí xây dựng chỉ số KPI để tiến hành đo lường và nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp nhưng lại không thể đạt được kết quả như mong đợi.

Một trong những nguyên nhân lớn dẫn đến thất bại của họ có lẽ là thiếu đi chỉ số OKR để xác định được chính xác các mục tiêu khác nhau của tổ chức trong từng giai đoạn khác nhau. 

Thực tế, chỉ tiêu OKR ngắn hạn sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất dành cho các doanh nghiệp hay tổ chức cần có sự thay đổi phạm vi kinh doanh nhanh chóng. Còn các doanh nghiệp có định hướng lâu dài, cần phải đo lường hiệu quả công việc mỗi ngày thì KPI là chỉ số thích hợp không thể bỏ qua. Tuy nhiên, để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên đạt được hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp nên kết hợp cả hai chỉ số này.

Việc nhiều người hiểu nhầm giữa hai chỉ số OKR và KPI luôn là điều dễ hiểu bởi chúng tồn tại khá nhiều điểm tương đồng. Tuy nhiên, việc phân biệt hai chỉ số này cũng không phải là điều quá phức tạp. Với những chia sẻ của Bizfly về khái niệm, so sánh giữa OKR và KPI giúp bạn trong việc xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp dễ dàng.

Nguồn: Tổng hợp internet