Tìm hiểu những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để làm việc hiệu quả hơn

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Biết cách quản lý thời gian, phân loại công việc sẽ giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức.

Với cách làm này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc .Bên cạnh đó, sử dụng thời gian hợp lý còn giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

Giảm bớt áp lực và căng thẳng

Làm thế nào trong học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất? Câu trả lời chính là cách quản lý thời gian hiệu quả. Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe của chính mình, chất lượng cuộc sống của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích

Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.

Bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, học thêm nhiều thứ mới, trải nghiệm những điều chưa từng làm hay dành thời gian cho gia đình hoặc thăm bạn bè. Đây chính là khoảng thời gian ý nghĩa và vô giá mà bạn không nên bỏ lỡ.

Hạn chế thói quen xấu

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, sắp xếp kém,…sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Không có kỹ năng quản lý thời gian sẽ gián tiếp đưa ra những quyết định sài lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại, nếu bạn biết sử dụng thời gian hợp lý, bạn sẽ tránh được áp lực deadline và đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.

Không mất quá nhiều công sức

Biết cách quản lý thời gian của bạn có nghĩa là bạn sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn với ít nỗ lực hơn. Bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều công việc cũng như đạt hiệu quả cao khi bạn thực sự tập trung. Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thử tính nhé, nếu bạn dư 1 giờ đồng hồ bằng việc sử dụng thời gian hiệu quả vậy một năm đã có 250 giờ làm việc thêm mỗi năm rồi phải không?

3. Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Luôn xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu sẽ tạo động lực để bạn hoàn thành công việc, nhất là các công việc dài hạn, chiếm nhiều thời gian. Mục tiêu đặt ra nên để phù hợp với quỹ thời gian của bạn, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART khi đặt mục tiêu như sau:

Lập kế hoạch cho mọi công việc

Nhiều nghiên cứu thực tế đã cho thấy rằng, bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn luôn có kế hoạch công việc cụ thể. Bạn nên lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần và theo tháng để liệt kê và định hướng cho toàn bộ những công việc dự định làm.

Dành thời gian vào đầu ngày, đầu tuần hoặc đầu tháng để lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và cân bằng những dự án quan trọng. Bạn có thể chỉ cần bỏ ra 15 - 20 phút để lên kế hoạch nhưng sẽ giúp cho bạn có cơ sở để hoàn thành công việc.

Đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc

Đối với những công việc được liệt kê, bạn cần đặt mức độ ưu tiên cho danh sách việc cần làm, giúp bạn tập trung quỹ thời gian vào những việc thực sự quan trọng. Dựa vào mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể, bạn sẽ cần phân bổ thời gian, công sức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, từ những công việc có tính quan trọng cao nhất đến những công việc ít được ưu tiên hơn.

Các mức độ ưu tiên bạn có thể đặt ra gồm: Quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.

Tập trung làm việc trong khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người đều có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn

các khung giờ khác. Nếu tập trung làm vào khung giờ này thì khả năng hoàn thành công việc hiệu quả sẽ cao hơn những khung giờ khác.

Có người cảm thấy tỉnh táo và làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người là vào buổi chiều, có người lại tập trung tốt nhất vào buổi đêm trong không gian yên tĩnh. Bạn có thể thử khảo sát hiệu quả làm việc của chính mình trong nhiều khung giờ khác nhau để tìm ra “khung giờ vàng” của bản thân.

Đặt deadline cho tất cả mọi việc

Lên kế hoạch làm việc hay liệt kê công việc chỉ là bước đầu tiên để làm việc hiệu quả. Về cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả các công việc thì bạn cần phải đặt thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc của mình.

Việc đặt thời hạn bắt buộc sẽ ép bạn đối diện với thực tế rằng bạn phải xác định, ước lượng thời gian cho từng công việc, bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này? Khi bạn nhìn thấy vấn đề một cách tổng quát, bạn sẽ phải sắp xếp để hoàn thành công việc đúng hạn.

Việc đặt deadline cho công việc còn giúp bạn tránh được thói quen xấu là trì hoãn. Bạn sẽ không bị tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc không quan trọng chen ngang, bởi quỹ thời gian đó theo kế hoạch đã được ấn định để hoàn thành công việc cụ thể.

Không cố gắng làm tất cả mọi việc

Với một quỹ thời gian có hạn, bạn không thể hoàn thành quá nhiều việc, nếu cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc sẽ dễ dẫn tới tình trạng việc gì cũng dở dang. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết nên bạn cần biết cách chọn lọc, nói “KHÔNG” với những việc không tạo ra giá trị.

Khi lựa chọn các công việc, bạn cần xem xét các yếu tố sau để quyết định có làm hay không:

• Công việc đó có phục vụ cho mục tiêu chung của bạn không?
• Công việc đó tốn bao nhiêu thời gian?
• Nếu không làm công việc đó, bạn có bị ảnh hưởng không?

Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen

Kỷ luật tốt sẽ tạo sức mạnh để bạn hoàn thành công việc theo kế hoạch chỉn chu và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, để sử dụng thời gian khoa học, bạn cần tập cho bản thân tính kỷ luật cao, thói quen tiết kiệm thời gian.

Bạn hãy tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình và tuân thủ những nguyên tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu, chán nản nhưng khi tập từ từ, bạn sẽ dần làm quen. Sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn, không phải lo chạy đua với thời gian.

Nguồn: Tổng hợp internet