Top những phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả tốt nhất hiện nay

Bạn điều hành một công ty nhỏ hay một công ty lớn thì việc theo dõi các dự án, công việc của đội nhóm luôn luôn là một thách thức. Đó là lý do vì sao các phần mềm quản lý công việc càng trở nên quan trọng và cần thiết với bất kỳ công ty nào.

Một trong những sự thật rõ ràng là có đến 78% các dự án thành công cần phải quản lý bằng phần mềm quản lý công việc. Các công cụ này giúp tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh, triển khai và hoàn thành dự án một cách rất hiệu quả.

1. Base Wework

Base Wework có tiền thân là Wework.vn, là một ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, là một trong những công cụ của Base.vn nhằm mang đến nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Các ứng dụng của Base vẫn đang phong phú và hoàn thiện lên từng ngày.

Đặc điểm ứng dụng:

Khởi tạo danh sách công việc cần làm nhanh chóng dễ dàng
Tùy chọn hiển thị: Danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban)
Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ; Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan
Sắp xếp và bố trí nguồn nhân sự hiệu quả hơn; Phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án
Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng bước công việc hoặc dự án; Chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn
Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị; Thông báo và cập nhật hoạt động theo thời gian thực
Kiểm soát mức độ thành công của các dự án; Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số,…
Thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật
Base đang xây dựng một nền tảng toàn diện và rất đáng để sử dụng để quản trị, điều hành công việc chuyên sâu. Base hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau.
Chi phí sử dụng cũng là lợi thế của nền tảng này.
Hiện tại phần mềm quản lý công việc Base Wework vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên đôi khi sẽ xuất hiện tình trạng lỗi server trong quá trình vận hành, hoặc có sự bảo trì liên tục gây gián đoạn cho khách hàng khi vận hành.

Đồng thời, việc tích hợp hoặc liên kết với các đối tác dịch vụ lớn chưa có trong thời điểm này nên khi sử dụng base, bạn hoàn toàn độc lập với các công cụ khác.

2. Asana

Asana được xem là phần mềm quản lý dự án, công việc, thời gian, nguồn lực tối ưu, đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.

Sử dụng trên giao diện ứng dụng web và thiết bị di động được thiết kế để giúp các nhóm trong tổ chức, hoặc toàn bộ tổ chức sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách nhanh chóng và hợp lý nhất.

Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list….

Đặc điểm:

Miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên trở xuống.
Giao diện phần mềm đơn giản, không có bản tiếng Việt, design khoa học và chuyên nghiệp, dễ sử dụng đối với tất cả mọi người.
Cộng tác: Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch và deadline cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Có khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án.
Lập kế hoạch & Theo dõi tổng quan dự án: Bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án.
Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn. Danh sách, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý theo dõi được tổng thể dự án của mình.

Báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực giúp bạn lập tức đánh giá được hiệu quả của dự án.
Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.

Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.
Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

3. Wrike

Wrike là một công cụ quản lý dự án có thể được sử dụng cho mục đích tiếp thị hoặc phát triển sản phẩm. Wrike cho phép bạn quản lý tiến độ công việc dựa trên hệ thống mã màu được thiết lập sẵn, dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc và khởi tạo linh hoạt các trường xuất dữ liệu.

Đặc điểm:

Cộng tác: Có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án… Wrike còn có thể cộng tác nhanh hơn nữa với tính năng Chỉnh sửa trực tuyến (Live Editing) với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột…
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái dự án: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, cụ thể như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)… Bên cạnh đó, với các chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
Báo cáo theo thời gian thực: Đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên…Xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc.
Phân quyền sử dụng: Wrike cho phép phân các quyền sử dụng cơ bản ở bản miễn phí (như quyền truy cập bảng quản trị, quyền cài đặt ngày làm việc và ngày nghỉ, quyền xoá tài khoản thành viên…). Tuy nhiên một số quyền nâng cao như quyền tạo, sửa và tuỳ chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác,… thì chỉ có phiên bản trả phí.
Wrike miễn phí cho 5 người dùng với những tính năng cơ bản, như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365. Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ.
Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí 9.8$/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS. Với các tính năng ưu việt hơn nữa như tuỳ chỉnh workflow, báo cáo theo thời gian thực, phân tích và dự báo… thì chỉ có ở gói Business, với mức giá 24.8$/ người dùng/ tháng. Một mức giá khá cao để được sử dụng trọn vẹn phần mềm ưu việt này.

Với những phân tích trên, Wrike sẽ là phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp lớn, với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Với các team nhỏ khoảng dưới 5 thành viên, Wrike phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn quản lý công việc tốt với các tính năng tuy giới hạn nhưng rất cơ bản và cần thiết.

4. Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban, là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi người mọi người trong nhóm chỉ cần nhìn qua là biết được có những việc nào, ai đang làm gì và làm đến đâu. Bạn có thể xài hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao.

Đặc điểm:

Giao diện làm việc của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng.
Chỉ cần nhìn vào giao diện, nhà quản lý đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất. Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
Dễ dàng đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.
Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler
Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như: Không có tính năng chat nhóm, không phân cấp thành viên quản trị, không có báo cáo công việc, không hiệu quả khi quản lý thời gian…
Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
Chi phí cũng là điều nên cân nhắc nếu bạn muốn làm việc thật sự với nhiều tính năng của phần mềm này.

5. Monday.com

Monday.com dạo này có quảng cáo tại Việt Nam nên một số anh em công nghệ sẽ biết phần mềm này. Trước đây thì phần mềm có tên là Dapulse với rất nhiều tính năng, phù hợp cho việc phối hợp dạng đội nhóm.

Điểm qua ấn tượng đầu tiên về phần mềm là giao diện khá bắt mắt, thân thiện. Khi thử sử dụng bạn sẽ thấy cách điều hướng sử dụng khá thông minh và dễ hiểu.

Monday.com giúp bạn phân chia rõ ràng của từng vị trí, từng tình trạng của đầu mục công việc như: đang làm, đã làm, hủy bỏ,…

Một tính năng rất hay khác là “Tạo một Pulse: cho phép bạn copy bất kỳ danh sách nào và chuyển đầy đủ danh sách này.

Tính năng chính:

Màu sắc timeline khá đẹp cho phép đồng bộ với lịch
Cung cấp một cổng thông tin giữa khách hàng và nhà cung cấp
Một tính năng hay là “Tạo một Pulse: cho phép bạn copy bất kỳ danh sách nào và chuyển đầy đủ danh sách này.
Còn có nút Undo
Có thể tạo ra một quy trình tùy biến linh hoạt
Cung cấp chế độ xem công việc trên bản độ dựa vào vị trí
Có công cụ quản lý nguồn tài nguyên

Ưu điểm:

Không giới hạn người dùng, bảng
Trả tiền dựa theo mô hình kinh doanh và số lượng người dùng
Có thời gian sử dụng miễn phí
Tích hợp với các phần mềm phổ biến
Hỗ trợ 24/7 có phone và email luôn
Có khả năng quản lý dự án phức tạp

Nhược điểm:

Giá khá chát
Thêm các công việc con khá khó
Sẽ là thách thức cho những người mới hoặc người yếu công nghệ

6. Jira

Jira là phần mềm công việc của Atlassian một công ty công nghệ nổi tiếng nhất của Úc. Phần mềm này lúc trước vốn nổi tiếng quản lý công việc cho các đội ngũ làm lập trình nhưng sau này trở nên phổ biến hơn cho việc quản lý ở các tập đoàn hay các công ty lớn.

Jira tập trung vào tăng tính hiệu quả của công việc. Công cụ làm việc này cho phép lên kế hoạch, theo dõi, báo cáo…

Nó sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Phần mềm có giao diện được thiết kế do dân tech dùng nên rất phù hợp cho các công ty thực hiện dự án hay phát triển sản phẩm.

Ưu điểm:

Giao diện Scrum và Kanban
Sử dụng mẫu công việc có sẵn
Phân luồng công việc rõ ràng
Cung cấp hàng chục loại báo cáo khác nhau
Phân quyền chi tiết và thông minh
Khả năng tích hợp đáng kinh ngạc với rất nhiều phần mềm lớn trên thế giới

Nhược điểm:

Giao diện không dễ dùng, chủ yếu dân tech hay dùng
Chi phí cũng không rẻ cho doanh nghiệp ít ngân sách
Nói chung cần phải am hiểu về công nghệ để sử dụng

7. Amis (by MISA)

MISA là một công ty Công nghệ thông tin của Việt Nam từ lâu đã nổi tiếng với các phần mềm, giải pháp kế toán cá nhân, doanh nghiệp.

Amis là một hệ thống quản trị doanh nghiệp được tích hợp các phần mềm quản trị doanh nghiệp như: Kế toán, Bán hàng, Nhân sự và nhiều phần hành khác như Truyền thông, Công việc, Tài liệu, Tài sản, Văn thư, Sáng kiến,…

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất Amis giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…

Đặc biệt Amis là phần mềm Online có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, Điện thoại di động).

Các tính năng của phần mềm Amis.vn quản trị doanh nghiệp hợp nhất. Đáp ứng cho mọi loại hình doanh nghiệp: Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp có quy mô vừa trở lên.

8. Faceworks

Faceworks là website chuyên cung cấp các gói phần mềm giúp quản lý doanh nghiệp được lập trình sẵn hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu người dùng.

Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây và hoạt động trên nền tảng web. Nên mỗi thao tác triển khai, bảo trì, nâng cấp đều diễn ra nhanh chóng, truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng internet, dữ liệu của bạn được cam kết bảo mật tuyệt đối.

Đặc điểm:

Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý đa lĩnh vực, đa dàng.
Hoạt động đa nền tảng web, Áp dụng ERP và quy trình quản lý giúp đạt hiệu quả cao.
Có bộ phận kỹ thuật thiết kế phần mềm quản lý riêng.
Phần mềm gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu.
Mất thời gian và chi phí để triển khai hệ thống.
Khó khăn khi triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống

9. Izwork

Izwork là một công cụ giúp bạn quản lý các quy trình - tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách tiện lợi. Với giao diện dễ dùng, bố trí một cách trực quan, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các việc cần làm, phân công nhiệm vụ chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Ngoài ra, Izwork còn hỗ trợ tự động sắp xếp công việc thông minh, cập nhật tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các file online an toàn và không giới hạn dung lượng.

Đặc điểm:

Hoạt động đa nền tảng web
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
Tạo công việc và phân công nhanh chóng.
Nhận báo cáo công việc nhanh chóng.
File tài liệu dự án được chia sẻ online cho mọi người tham gia, đảm bảo an toàn riêng tư và bảo mật.
Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng.

10. Todoist

Todoist là giải pháp quản lý công việc dựa trên đám mây tập trung vào danh sách nhiệm vụ và dự án đơn giản, trực quan. Todoist giúp ban lãnh đạo nhanh chóng khởi tạo, theo dõi và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị như máy tính xách tay, đồng hồ thông minh, trình duyệt web và email.

Phiên bản miễn phí của phần mềm quản lý công việc Free Todoist bao gồm các tính năng sau:

Khả năng quản lý lên đến 80 dự án
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng
Tích hợp trên nhiều thiết bị
Hỗ trợ tối đa 5 người cho mỗi dự án
Chi phí nâng cấp: Gói Premium của Todoist có giá từ 96.000 VNĐ/ người/ tháng ($ 4) và gói Business là 138.000 VNĐ/ người/ tháng ($6). Nếu bạn mua theo năm sẽ có chính sách ưu đãi giá phù hợp.

Ứng dụng quản lý công việc Free Todoist cũng có mặt trong danh sách 20 Top 20 của Capterra năm 2020 cho ba danh mục phần mềm, bao gồm cả quản lý công việc. Bạn có thể xem từng báo cáo tại đây: