Văn hóa doanh nghiệp là gì? Vì sao cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp? Các bước xây dụng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp

Là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong tổ chức; tạo nên sự khác biệt và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp hình thành và phát triển song song với quá trình phát triển của tổ chức. Nó không đơn thuần chỉ là văn hóa giao tiếp mà còn bao gồm cả giá trị cốt lõi, các quy tắc, phong cách quản lý, phương thức kinh doanh và hành vi, thái độ của mọi thành viên. Vì vậy vai trò của văn hoá doanh nghiệp trong những thay đổi trong môi trường bên ngoài là vô cùng quan trọng. 

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức hàng đầu với phần còn lại? Chính là sự khác biệt về văn hóa doanh nghiệp, những tổ chức thành công biết cách xây dựng cho mình một nền văn hóa hiệu quả cao (high-performance culture). 

Bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được. Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ.

Đối với bên ngoài

• Tạo sự khác biệt với doanh nghiệp khác.
• Tạo sự hấp dẫn nhân tài.
• Tạo sự tin cậy của đối tác.
• Tạo được hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.
• Tạo được niềm tin của cộng động.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước sự công phá từ bên ngoài.

Đối với bên trong

• Tạo sự đoàn kết, gắn bó bên trong doanh nghiệp.
• Xây dựng được những truyền thống tốt đẹp.
• Phát hiện những tài năng tiềm ẩn thông qua các hoạt động văn hóa.
• Xây dựng được niềm tự hào của nhân viên về công ty mình.
• Thu hút nhân viên tiềm năng. 
• Tăng hiệu suất làm việc. 

Văn hóa doanh nghiệp có mấy cấp độ? 

Chỉ khi các nhà lãnh đạo hiểu và phân tích được các yếu tố cấu thành văn hóa, doanh nghiệp và đặc điểm của chúng, họ mới có thể đề xuất chiến lược phát triển cho doanh nghiệp ở các giai đoạn khác nhau, đặc biệt là vấn đề văn hóa hướng tới con người.

Theo Edgar Henry Schein (cựu giáo sư MIT Sloan) chuyên về phát triển tổ chức và văn hóa doanh nghiệp, có ba cấp độ của cấu trúc văn hóa tổ chức:

Cấp độ 1: Cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp

Đây là những giá trị văn hóa hữu hình, bao gồm những điều và sự thật mà một người có thể nghe, nhìn thấy và cảm nhận được khi tiếp xúc với một tổ chức mới.
Những yếu tố này có thể thay đổi và hiếm khi phản ánh những giá trị đích thực trong văn hóa của một công ty. Ví dụ: cơ cấu tổ chức bộ phận, văn bản chính sách, cơ cấu văn phòng, logo và khẩu hiệu, thiết kế sản phẩm, đồng phục nhân viên, ...

Cấp độ 2 - Các giá trị đã xuất bản / được chấp nhận

Đây là những giá trị được doanh nghiệp quảng cáo rộng rãi và có thể nhận biết được từ lời nói và hành động của nhân viên. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược và mục tiêu là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của nhân viên trong công ty.

Cấp độ 3 - Khái niệm chung

Những cấp độ này rất khó xác định và điều chỉnh vì chúng đã ăn sâu vào tâm trí của doanh nghiệp và hầu hết các thành viên, giống như thói quen chi phối hành vi. Ví dụ: văn hóa dân tộc, văn hóa doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp… Khi các thành viên chia sẻ và hành động theo một nền văn hóa chung thì họ khó có thể chấp nhận hành vi ngược lại.

Quy trình các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Lựa chọn giá trị cốt lõi

Trước tiên, bạn nên tham khảo hệ thống “Tầm nhìn - Sứ mệnh - Giá trị cốt lõi” của các thương hiệu danh tiếng 
để hiểu rõ hơn về nội dung, ý nghĩa và cách thể hiện của giá trị cốt lõi. Tiếp đến là giá trị cốt lõi hỗ trợ tầm nhìn và sứ mệnh doanh nghiệp.

Từ đó, hãy xem lại doanh nghiệp của bạn đã có 2 hệ thống này chưa? Nếu chưa thì tìm hiểu hoặc đọc sách "Tự động hóa doanh nghiệp" của tác giả Hoàng Đình Trọng để dễ triển khai nhé!

Cuối cùng, đừng quên “mời” nhân viên tham gia vào quá trình này. Rất nhiều người hiểu lầm rằng đây là công việc của ban lãnh đạo. Nhưng thực chất không phải vậy, người ghi nhớ và phải thực hiện các giá trị cốt lõi đó liên tục chính là TOÀN THỂ NHÂN LỰC trong công ty từ lãnh đạo đến nhân viên.

Vậy tại sao những giá trị họ sẽ thực hiện và làm tăng trải nghiệm tại nơi làm cho chính họ lại chỉ có thể do từ phía trên đưa xuống?

Bằng việc hỏi ý kiến của nhân viên về những giá trị đã đồng thuận sẽ giúp họ cảm thấy bản thân được tham gia, làm chủ, và phải có trách nhiệm duy trì, phát triển các giá trị cốt lõi đó.

Bước 2: Định nghĩa, diễn giải những giá trị cốt lõi

Khi lựa chọn những giá trị ngắn, bạn phải mô tả và vạch rõ hành vi đi kèm, đảm bảo đủ 3 yếu tố: dễ hiểu, dễ nhớ và dễ đo lường. PDCA sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ hơn ở trong bước 3, tiếp tục theo dõi nhé!

Bước 3: Tuyên truyền

Đây là một bước cực kỳ quan trọng. Bạn phải giải thích rõ ràng ý nghĩa của từng giá trị cốt lõi, cách ghi nhận cũng như đo lường để mọi người có thể hiểu và áp dụng.

Hãy tham khảo các hoạt động tuyên truyền cụ thể như:

• Tạo ra văn bản hướng dẫn chi tiết cách thực thi giá trị với mỗi nhân sự, phòng ban.
• Xây dựng chính sách khen thưởng, đánh giá với nhân viên, bộ phận thực hiện xuất sắc.
• Lập quy chế, luật lệ để bảo vệ giá trị cốt lõi. Nếu cá nhân, phòng ban không tuân thủ thì sẽ có giải pháp xử lý.
• Phát động các cuộc thi đua trong việc tìm hiểu, triển khai tích cực các giá trị cốt lõi.
• Truyền thông nội bộ: Đăng bảng tin, Facebook, trang trí văn phòng bằng các giá trị cốt lõi,...

Bước 4: Đào tạo

Bởi vì bất cứ khi nào bạn triển khai một chiến lược mới, bạn phải nhấn mạnh cho đội ngũ tham dự hiểu điều họ sắp làm có ý nghĩa trọng đại như thế nào, hay tại sao bạn muốn toàn thể nhân viên thống nhất trong tư duy và hành động tại nơi làm việc như thế.

Ngoài ra, đào tạo không phải chỉ diễn ra một lần. Bạn phải “đào tạo đi đào tạo lại” cho đến khi giá trị cốt lõi đi vào sau tiềm thức nhân viên và giúp họ có thể CHUYỂN HÓA THÀNH HÀNH ĐỘNG THỰC TẾ. 

Bước 5: Bắt đầu triển khai văn hóa doanh nghiệp

Tất cả đã chuẩn bị sẵn sàng, chỉ cần bắt tay vào làm ngay.

Trong quá trình hiện thực hóa văn hóa doanh nghiệp, có một điều nếu công ty bạn không thể thực hiện thì bao công sức từ đầu đến giờ sẽ bị xem là sáo rỗng, thổi phồng. Điều đó chính là LÀM GƯƠNG.

Chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo, quản lý,... nếu không thể đi đầu thực hiện các giá trị cốt lõi thì quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên nửa vời, thậm chí gây ra những tác động tiêu cực.

Chúng ta có nói cả ngàn lần giữ gìn vệ sinh chung, cũng không hiệu quả bằng việc người lãnh đạo bình tĩnh cúi xuống nhặt một mẩu giấy bỏ vào thùng rác trước mặt mọi người trong công ty, đúng chứ?

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Cũng giống như doanh số bán hàng hoặc ROI, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần được đánh giá, đo lường hiệu quả. Việc đo lường các yếu tố sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời giải quyết các vấn đề và giúp văn hóa doanh nghiệp lành mạnh hơn.

• Khảo sát: Đây là một phương pháp phổ biến. Khảo sát hằng năm sẽ tạo có hội cho nhân viên phản hồi về các giá trị của công ty.
• Đo lường qua các chỉ số: Ngày nay hầu hết mọi việc đều có thể định lượng qua các con số. 3 chỉ số mà bạn có thể dùng để đánh giá hiệu quả việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là: Chỉ số Employee Turnover Rate (Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc), Employee Net Promoter Scores (Chỉ số đo lường sự gắn kết của nhân viên), Employee Satisfaction Index (Chỉ số hài lòng của nhân viên).

Bước 7: Cải tiến

Mặc dù có những giá trị cốt lõi vĩnh viễn trường tồn, nhưng theo sự biến chuyển của thời đại, 6 bước trên đều cần có sự điều chỉnh kịp thời để bắt kịp với công nghệ, triết lý kinh doanh, quan niệm của lực lượng nhân sự,...

Bạn có thể lựa chọn tiến hành theo 1 trong 2 hướng, tùy vào nguồn lực công ty:

• Cải tiến định kỳ.
• Cải tiến theo yêu cầu thực tế phát sinh khẩn cấp.

Không có một chuẩn mực đánh giá nào cho văn hóa doanh nghiệp “đúng”. Mọi văn hóa doanh nghiệp đều đặc sắc và có giá trị riêng.

Vì vậy, lãnh đạo ngày nay cần phải nhớ: “Nếu muốn bứt phá trong cạnh tranh, hãy xây dựng văn hóa doanh nghiệp và bộ giá trị cốt lõi nhất quán, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.”

Các yếu tố quan trọng trong quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Để xây dựng được nền văn hóa phù hợp với từng doanh nghiệp thì người lãnh đạo không thể bỏ qua 5 yếu tố sau: 

Yếu tố giá trị 

Có một thực tế không thể phủ nhận rằng cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp chính là các giá trị của công ty, doanh nghiệp đó. Đây là giá trị cốt lõi định hướng hành vi và suy nghĩ của nhân viên. Chính vì những giá trị đó mà người lao động nhận thức rõ hơn về vai trò và sứ mệnh của mình trong sự nghiệp xây dựng văn hóa công ty.

Yếu tố tầm nhìn

Khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp, yếu tố tầm nhìn được đặt lên hàng đầu. Vì văn hóa doanh nghiệp được đánh giá là xứng tầm và bền vững khi phải có mục tiêu rõ ràng và tầm nhìn chiến lược. 
Các mục tiêu phải minh mạch có thể định hướng mọi quyết định trong doanh nghiệp. Một tầm nhìn cụ thể và rõ ràng sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển hơn nữa của văn hóa doanh nghiệp.

Yếu tố con người

Con người được coi là một trong những yếu tố cốt lõi của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nhờ có con người, mục tiêu, tầm nhìn và đặc biệt là giá trị cốt lõi của công ty sẽ được thiết lập và phát huy. Vì vậy, để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty, mỗi doanh nghiệp đều có những tiêu chí khác nhau để lựa chọn người phù hợp.

Yếu tố thực tiễn

Về cơ bản, sau khi đã xác định đúng tầm nhìn, các giá trị và đưa ra một kế hoạch chi tiết, người lãnh đạo cần đưa nó vào thực tế ngay lập tức, biết điều gì đang diễn ra tốt đẹp, điều gì chưa và chưa tốt. Từ đó có thể xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp vững mạnh hơn. Lãnh đạo công ty có thể phát huy yếu tố này trong các hoạt động hàng ngày của nhân viên.

Yếu tố từ sức mạnh của câu chuyện

Những câu chuyện thú vị về lịch sử kinh doanh là điểm nhấn quan trọng của một công ty, doanh nghiệp. Chính những câu chuyện này sẽ trở thành một tài sản tinh thần quý bái của công ty, giúp gây ấn tượng trong việc hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Có thể hiểu, với một bức tranh rõ ràng hơn về câu chuyện phát triển của một công ty theo thời gian, văn hóa doanh nghiệp sẽ có nền tảng và động lực tốt hơn. Từ đó, truyền cảm hứng và nhiệt huyết cho nhân viên toàn công ty để xây dựng văn hóa doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Những rào cản, khó khăn khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Phải biết được bệnh mới tìm được cách chữa, trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp cũng vậy. Người lãnh đạo cần đánh giá và nhìn nhận được những khó khăn, hạn chế, yếu kém trong việc xây dựng văn hóa của doanh nghiệp mình thì từ đó mới tìm được phương án khắc phục và phát triển.

Vai trò của văn hóa trong kinh doanh chưa được nhận thức

Chính vì các công ty không nhận ra mối quan hệ giữa văn hóa và kinh doanh, họ không nhìn thấy sự cần thiết của kinh doanh có đạo đức, cho rằng đó là sự sống còn của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp lấy lợi nhuận là mục tiêu duy nhất của họ. 

Hãy coi văn hóa và kinh doanh là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Họ coi văn hóa chỉ là cái đuôi của nền kinh tế, nhưng không coi vai trò của mình trong việc giúp tạo nên thương hiệu, duy trì sự ổn định và chiến lược lâu dài của công ty. Văn hóa cũng giúp các công ty tạo ra thương hiệu và giá trị.

Chi phí xây dựng văn hóa có mang lại giá trị tương xứng?

Với nguồn ngân sách hạn hẹp, các công ty dường như ít quan tâm đến việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Nhưng lại quên rằng có rất nhiều cách để phát triển văn hóa mà không cần tốn nhiều chi phí, chẳng hạn như tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi và nâng cao kỹ năng của họ,..

Thực tế, văn hóa mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp hơn họ nghĩ. Theo một cuộc khảo sát, 40% nhân viên cho biết: Những mục tiêu họ đặt ra thường song hành với những mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Việc phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng là cách để họ thu hút nhân tài ở lại.

Văn hóa doanh nghiệp có phải chỉ là vấn đề trên giấy?

Không chỉ là những khẩu hiệu, những lời cổ vũ hay tất cả những câu châm ngôn về năng suất thông minh được dán trên tường văn phòng. Văn hóa là những hành vi và nghi thức hỗ trợ các tổ chức và nhóm hoàn thành công việc.

Có thể nói, tuyển dụng nhân tài thôi chưa đủ, các công ty cần tuyển dụng những nhân viên phù hợp với môi trường và văn hóa của họ.

Văn hóa doanh nghiệp là “nhân cách” riêng của mỗi tổ chức. Mỗi môi trường, mỗi tổ chức đều có một phương thức thể hiện khác nhau. Mọi người đều phù hợp với một không gian văn hóa cụ thể. 

Khi áp dụng cho các doanh nghiệp khác nhau, nó phải được sửa đổi để phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Cần có sự tinh tế và nhạy bén của các nhà lãnh đạo trong việc thiết lập môi trường làm việc cho doanh nghiệp của mình nhằm mang lại sự tăng trưởng và lợi nhuận tối ưu.

Nguồn: Tổng hợp