Workflow: 7 Bước xây dựng workflow hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong thời đại số, doanh nghiệp nào cũng mong muốn tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng năng suất và cạnh tranh. Workflow chính là câu trả lời cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả.

1. Workflow là gì?

Workflow là một từ được cấu thành bởi hai yếu tố đó là “work” (công việc) và “flow” (dòng chảy). Một cách đơn giản, workflow chính là dòng công việc, hay còn có thể hiểu là một chuỗi các nhiệm vụ trong quy trình công việc, được triển khai theo thứ tự cụ thể.

Workflow giúp vạch ra cấu trúc các nhiệm vụ/công việc, người/nhóm phụ trách, các yếu tố phụ thuộc và một số điều kiện liên quan. Về cơ bản, workflow giống như một đường chỉ dẫn để giúp hoàn thành nhiệm vụ từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc.

Workflow được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý dự án đến phát triển phần mềm,…nhằm mục đích tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.

2. Vai trò của workflow trong hoạt động của doanh nghiệp

Đảm bảo công việc được liền mạch và nhất quán

Khi mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều tuân thủ theo workflow đã được thiết lập sẵn, các phòng ban cũng như từng thành viên có thể nhìn thấy rõ được vai trò và nhiệm vụ của mình để thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn, hạn chế tình trạng nhiệm vụ bị chồng chéo cũng như đùn đẩy trách nhiệm trong công việc.

Ngoài ra, workflow còn giúp tạo ra sự kết nối trong công việc, các hoạt động chia sẻ thông tin, tương tác,…cũng sẽ diễn ra đồng bộ hơn, giúp cho công việc được nhất quán và minh bạch.

Theo dõi và quản lý quy trình dễ dàng

Thông qua luồng công việc đã được thiết lập, các nhà quản lý, lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc nắm bắt tình trạng, chất lượng công việc thông qua từng giai đoạn trong workflow. Nhờ vào các sơ đồ workflow, các quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình tổng quan, cũng như dễ dàng bám sát tiến độ, từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

Tăng hiệu suất

Workflow giúp các nhà quản lý phân chia nhiệm vụ công việc rõ ràng, cụ thể cho từng phòng ban/ cá nhân, đi kèm với đó là các nguồn lực liên quan, thời gian, KPI cụ thể,…Nhờ đó, các thành viên, đội nhóm có thể chủ động hơn trong công việc, biết được mình cần tập trung vào nhiệm vụ gì để đạt được kết quả, thay vì lan man sang các công việc khác.

Sự chủ động trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu suất, mà còn giúp thúc đẩy động lực của nhân viên hiệu quả.

Tiết kiệm nguồn lực

Nhờ có luồng công việc, các hoạt động trong doanh nghiệp được triển khai một cách khoa học, nhất quán, giảm thiểu những thứ không cần thiết. Điều này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí.

Về cơ bản, việc áp dụng workflow là yếu tố thiết yếu để bất kỳ doanh nghiệp nào muốn vận hành hiệu quả và bền vững. Nó không chỉ giúp công việc liền mạch, nâng cao năng suất mà còn tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo doanh nghiệp phát triển đúng hướng và hiệu quả hơn.

3. 7 Bước xây dựng workflow hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Muốn hình thành một workflow, trước tiên cần phải có các cơ sở dữ liệu liên quan đến workflow đó. Đây là căn cứ quan trọng giúp bạn triển khai và hình thành nên quy trình chuẩn xác nhất.

Nó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trong quy trình làm việc, từ đó tăng cường hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc.

Nguồn dữ liệu có thể là thông tin, tài liệu, hồ sơ hoặc dữ liệu số từ các nguồn khác nhau. Bạn hãy xác định các nguồn dữ liệu cần thiết trong từng bước của quy trình. Dữ liệu được thu thập 2 nguồn chính:

Nguồn dữ liệu nội bộ: Là tập hợp thông tin và dữ liệu nội bộ được tổ chức sở hữu và lưu trữ bao như: thông tin nhân sự, thông tin kho hàng, thông tin về dự án, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp,…
Nguồn dữ liệu bên ngoài: Là thông tin và dữ liệu thu thập từ các nguồn không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của tổ chức như tin tức thị trường, biến động xã hội,…

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Hoạt động này giúp tạo ra sự nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc, tránh khỏi các sai sót. Từ đó, các thành viên tham gia vào quy trình có thể hiểu rõ và nắm bắt được các công việc thực hiện ngay trên workflow.

Để liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện trong quy trình làm việc hiệu quả, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Xác định mục tiêu của quy trình.
Phân tích quy trình và xác định các bước chính.
Xác định các công việc cần làm.
Xác định thứ tự và sự liên quan giữa các công việc.
Phân công công việc cho những nhân sự phù hợp.
Đánh giá và thay đổi khi cần thiết.

Chú ý: Các nhiệm vụ này phải được mô tả đầy đủ, xác định rõ ràng, cụ thể và theo đúng thứ tự.

Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Xác định rõ đối tượng phụ trách và có trách nghiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. Đảm bảo phân công công việc đúng người, đúng việc, đúng thời điểm. Tất cả các thành viên sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của quy trình.

Dựa vào các nhiệm vụ cần làm được liệt kê ở bước 2, bạn tiến hành phân công vai trò và người chịu trách nghiệm cho từng bước như sau:

Đánh giá khả năng và trách nhiệm của từng thành viên.
Bàn bạc và trao đổi trước với những người sẽ tiếp nhận công việc để đảm bảo sự cân đối và đồng thuận.
Giao nhiệm vụ cho từng thành viên dựa trên khả năng và trách nhiệm của họ.
Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi thành viên.
Xây dựng cơ chế liên lạc và giao tiếp để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng thành viên.
Đảm bảo sự hợp tác và mối quan hệ giữa các thành viên trong quá trình làm việc.

Bước 4: Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc

Thiết kế hồ sơ quy trình làm việc là một phần phần không thể thiếu để hình thành nên workflow diagram. Nó mô tả chi tiết các bước, tương tác và tổng hợp các dữ liệu liên quan trong quy trình. Qua đó giúp mọi người hiểu rõ quy trình, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc. Trong thiết kế hồ sơ quy trình làm việc bao gồm các hạng mục như:

Sơ đồ/ biểu đồ/ mô hình quy trình
Mô tả công việc
Người chịu trách nhiệm
Thời gian và tiến độ
Nguồn lực
Tiêu chuẩn đánh giá
Quy định chung
Kiểm soát và đánh giá

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Kiểm tra và đánh giá quy trình công việc đã tạo để đảm bảo tính khả thi, nâng cao hiệu quả.

Đây cũng là cách để tìm những lỗi có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Sau đó, bạn tiến hành tìm hướng khắc phục và dự phòng.

Để kiểm tra quy trình công việc đã tạo, bạn thực hiện theo cách làm như sau:

Xây dựng các tiêu chí để đánh giá, so sánh về độ chính xác, thời gian, khả năng thực thi, độ tin cậy, nguồn lực thực tế,…
Thu thập phản hồi/ đánh giá từ các bên có liên quan như nhân sự tham gia thực hiện, nhà quản lý, người điều phối công việc,…
Đề xuất cải tiến nếu phát hiện lỗi.
Đánh giá lại quy trình sau khi điều chỉnh.

Bước 6: Hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo

Hướng dẫn và tổ chức workflow cho các thành viên tham gia để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quy trình làm việc. Mọi người sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình nhanh chóng.

Doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sau để hướng dẫn và tổ chức quy trình làm việc đã tạo đến đội ngũ nhân sự:

Hướng dẫn và huấn luyện
Tổ chức các buổi họp/ đào tạo/ trao đổi
Triển khai mẫu 1 workflow
Thiết lập hệ thống thông báo về workflow
Theo dõi và hỗ trợ nhân sự
Tăng cường trao đổi, giao tiếp với các thành viên

Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới

Bước cuối cùng khi xây dựng workflow là triển khai quy trình công việc mới trong tổ chức. Các hoạt động nhằm góp phần cải thiện hiệu suất, tính nhất quán và chất lượng công việc trong tổ chức.

Công tác triển khai quy trình công việc mới cụ thể như sau:

Chuẩn bị tài nguyên và lên lịch triển khai.
Thực hiện triển khai quy trình mới.
Đo lường, đánh giá và tinh chỉnh.
Hỗ trợ, đào tạo và đảm bảo tuân thủ theo quy trình.

4. Một số mẫu workflow phổ biến cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Mẫu workflow cho phòng bán hàng

Mẫu workflow về quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Workflow

Bước 1: Chuẩn bị

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Bước 4: Giới thiệu và tư vấn về sản phẩm/ dịch vụ

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Workflow diagram

Mẫu workflow cho phòng đào tạo

Mẫu workflow về quy trình đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

Workflow

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Bước 3: Xây dựng kế hoạch đào tạo

Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo

Bước 5: Đánh giá kết quả đào tạo

Workflow diagram

Mẫu workflow cho phòng vận hành

Ví dụ cho workflow cho phòng vận hành trong việc quản lý doanh nghiệp hiệu quả:

Workflow

Bước 1: Xác định nhu cầu, phạm vi, mục đích công việc

Bước 2: Xây dựng trình tự chặt chẽ, khoa học

Bước 3: Tuân thủ nguyên tắc phối hợp

Bước 4: Mô hình hóa quy trình

Bước 5: Điều kiện của doanh nghiệp

Workflow diagram

Mẫu workflow cho dự án

Mẫu workflow triển khai dự án cho doanh nghiệp

Workflow

Bước 1: Duyệt hợp đồng

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai

Bước 3: Build bản chuẩn

Bước 4: Lập kế hoạch triển khai

Bước 5: Duyệt kế hoạch triển khai

Workflow diagram

Mẫu workflow cho phòng Marketing

Mẫu workflow tạo ra chiến lược truyền thông hiệu quả

Workflow

Bước 1: Đặt mục tiêu truyền thông phù hợp với mục tiêu

Bước 2: Làm quen với các tệp khách hàng mục tiêu

Bước 3: Tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh

Bước 4: Đánh giá phương tiện truyền thông xã hội đã và đang sử dụng

Bước 5: Cải thiện và xây dựng chiến lược truyền thông sâu

Bước 6: Lên sơ đồ kết hợp nhiều nội dung

Bước 7: Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh chiến lược

Workflow diagram

Workflow là gì? Workflow là một quy trình mẫu áp dụng cho từng công việc nhất định. Các hoạt động triển khai sẽ được thực hiện theo thứ tự cụ thể đã được xây dựng trước đó trong quy trình mẫu.

Nội dung được tổng hợp từ các nguồn: