Xây dựng quy trình quản trị bán hàng hiệu quả

1. Khái niệm quản trị bán hàng là gì?
Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những cá nhân thuộc đội ngũ bán hàng hoặc hỗ trợ trực tiếp cho đội ngũ bán hàng. Đó là quá trình bao gồm các hoạt động chính hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. 
Quản trị bán hàng là một tiến trình kết hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược đến việc tuyển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên bán hàng.
2. Nội dung công tác quản trị bán hàng
2.1. Xây dựng mục tiêu bán hàng
Xây dựng mục tiêu bán hàng là một trong những công việc đầu tiên và quan trọng nhất trong hoạt động quản trị bán hàng. Mục tiêu bán hàng là kết quả cụ thể về bán hàng mà DN mong muốn đạt đến trong một thời ký nhất định. Xây dựng mục tiêu bán hàng thường xoay quanh ba mục tiêu chính sau: 

• Mục tiêu về doanh số – sản lượng 
• Mục tiêu về thị phần 
• Mục tiêu về lợi nhuận

Bên cạnh đó người ta còn xây dựng các mục tiêu tổng hợp như: mục tiêu doanh số và lợi nhuận, mục tiêu thị phần và sản lượng. 
Mục tiêu bán hàng được xây dựng theo hai quy trình: 

• Quy trình từ trên xuống: Mục tiêu được các cấp cao quy định sau đó được phân bổ xuống cho các cấp dưới; cấp cuối cùng là cấp cơ sở.
• Quy trình quản trị theo mục tiêu MBO: Mỗi bộ phận bán hàng trực tiếp xác định mục tiêu bán hàng và triển khai thực hiện mục tiêu đó. Các mục tiêu này sẽ được cấp cao hơn tổng hợp.

Dù lập theo quy trình nào, mục tiêu bán hàng của DN phải luôn tuân thủ theo nguyên tắc SMART: cụ thể (Specific), đo lường được (Measureable), có thể đạt được (Achievable), tính hiện thực (Realistic) và kịp thời (Timely). Các mục tiêu bán hàng thường được lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể về: khối lượng bán hàng, doanh số, lợi nhuận…
2.2. Hoạch định chiến lược bán hàng
Việc hoạch định chiến lược bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành mục đích, mục tiêu đã đặt ra một cách hiệu quả nhất thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực, phối hợp sự tham gia của mọi người và tạo sự khác biệt so với đối thủ. Một số chiến lược bán hàng phổ biến là: 

• Chiến lược nguồn hàng 
• Chiến lược cạnh tranh 
• Chiến lược bán hàng cá nhân 
• Chiến lược bán hàng theo nhóm 
• Chiến lược bán hàng tư vấn 
• Chiến lược gia tăng giá trị 

Bên cạnh đó các nhà quản trị còn sử dụng một số chiến lược khác như: chiến lược bán hàng thương thảo, bán hàng liên kết…Việc hoạch định chiến lược bán hàng còn tùy thuộc vào trình độ, năng lực của lực lượng bán hàng và ngân sách dành cho chiến lược bán hàng.
Xem thêm: Khóa học kỹ năng bán hàng hiệu quả
2.3. Xây dựng cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách nhân viên nhằm thực hiện chiến lược bán hàng một cách hiệu quả mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Tùy điều kiện cụ thể mà các DN có thể lựa chọn cho mình các phương thức tổ chức lực lượng bán hàng sau đây:
Tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý: 
Đây là cách thức phân bổ theo vùng lãnh thổ. Mỗi vùng sẽ có người chịu trách nhiệm chung về lợi nhuận, quản lý và điều hành mọi hoạt động tại khu vực. Điều này đòi hỏi người quản lý phải có trình độ , năng lực cao. Dưới người quản lý theo vùng hay khu vực là các nhân viên bán hàng được phân công phụ trách và tiến hành hoạt động tại các khu vực cụ thể.
Tổ chức lực lượng bán hàng theo sản phẩm: 
Cơ cấu của lực lượng bán hàng được tổ chức theo sản phẩm hay ngành hàng của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân viên bán hàng sẽ được huấn luyện chu đáo về ngành hàng hay sản phẩm mà mình phụ trách.
Tổ chức lực lượng bán hàng theo khách hàng: 
Đây là cơ cấu tổ chức dựa trên các đặc điểm của khách hàng như qui mô, hành vi tiêu dùng và yêu cầu về sử dụng sản phẩm. Cơ cấu tổ chức này ngày một trở nên phổ biến. Để thích ứng với thị trường một cách tốt nhất thì lực lượng bán hàng phải nắm rõ đặc điểm của khách hàng, những yêu cầu đặc biệt và đồi hỏi khác nhau của từng nhóm khách hàng. 
Phương thức này rất hữu ích trong những trường hợp phân đoạn khách hàng của DN có các nhu cầu mua đòi hỏi các cách xử lý bán hàng khác nhau. Các đại diện thương mại phải có các phương pháp bán hàng và chăm sóc tập khách hàng riêng của mình.
Ưu điểm của kiểu tổ chức này là cho phép hiểu biết tốt hơn về nhu cầu khách hàng, nhân viên bán hàng quen thuộc với nhu cầu của từng khách hàng cụ thể từ đó đưa ra những biện pháp tiếp thị hiệu quả.
Tuy nhiên, sự phân chia này có thể dẫn đến sự chồng chéo khu vực, tạo nhiều lực lượng bán hàng khác nhau cùng mời gọi một tập khách hàng trong khu vực, đồng nghĩa với việc gây tốn kém cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý bởi mỗi đại diện thương mại phải đi lại nhiều (do khách hàng nằm rải rác trên toàn khu vực thị trường).
Tổ chức lực lượng bán hàng theo cơ cấu hỗn hợp: 
Đây là cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn hóa lực lượng bán hàng theo ngành và khu vực địa lý hoặc kết hợp giữa phân bổ nhân viên dựa trên đặc điểm của khách hàng và vùng địa lý. Mô hình này sẽ tối ưu hóa được những dịch vụ và chất lượng phục vụ khách hàng.
Mỗi cách tổ chức đều có ưu, nhược điểm riêng. Các DN cần căn cứ vào tính chất ngành hàng, quy mô và chiến lược phát triển để lựa chọn mô hình tổ chức lực lượng bán hàng phù hợp.
2.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng
Mỗi cách tổ chức đều có ưu, nhược điểm riêng. Các DN cần căn cứ vào tính chất ngành hàng, quy mô và chiến lược phát triển để lựa chọn mô hình tổ chức lực lượng bán hàng phù hợp.
2.4.1. Xây dựng đội ngũ bán hàng
Lực lượng bán hàng thuộc biên chế của DN gồm có: 
Lực lượng bán hàng bên trong: Hầu hết lực lượng này tập trung tại văn phòng và ít khi tiếp xúc trực diện với khách hàng. Phần lớn họ liên lạc với khách hàng qua điện thoại hoặc internet với trách nhiệm chủ yếu là xúc tiến hoạt động bán hàng hay cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, theo dõi các đơn hàng. 
Lực lượng bán hàng bên ngoài: Lực lượng này thường được tổ chức theo vùng địa lý. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thông thường là tại địa bàn kinh doanh của khách hàng. 
Muốn xây dựng đội ngũ bán hàng, trước hết cần xác định quy mô lực lượng bán hàng. Đó là việc các định nhu cầu (số lượng, chất lượng, địa điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng. 
Công việc tiếp theo là xác định định mức lực lượng bán hàng- mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng. 
Công việc quan trọng tiếp theo là tuyển dụng. Để tuyển dụng đội ngũ nhân viên bán hàng nhà quản trị bán hàng nên thông báo tuyển dụng với nhiều hình thức khác nhau để thu hút được nhiều ứng cử viên từ nhiều nguồn khác nhau tham gia thi tuyển.
Từ đó mà có cơ sở lựa chọn được các nhân viên có triển vọng. Sau đó làm tiếp các bước tiếp theo như: nghiên cứu hồ sơ, kiểm tra sức khoẻ, đánh giá và ra quyết định tuyển dụng. 

Sau khi chọn được những người phù hợp với vị trí tuyển dụng, DN cần tiến hành huấn luyện lực lượng này. Họ không chỉ cần được huấn luyện về kiến thức mà còn cả kỹ năng bán hàng và quản trị bán hàng. 
Đội ngũ bán hàng là nhân tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả của hoạt động bán hàng. Vì thế, Giám đốc bán hàng và đội ngũ quản lý cần quan tâm đúng mức đến công tác xây dựng đội ngũ bán hàng.
Xem thêm: khóa học Xây dựng tổ chức bán hàng hiệu quả cao
2.4.2. Động viên nhân viên bán hàng
Đây là một điều khá quan trọng trong công tác quản trị bán hàng. Đã có một số bằng chứng mạnh mẽ cho rằng sự khác nhau về kết quả bán hàng là do sự khác nhau về mức độ động viên nhân viên bán.
Giám đốc bán hàng luôn phải quan tâm động viên toàn thể lực lượng bán hàng cũng như mỗi cá nhân nhân viên. Nhiệm vụ của họ là động viên khích lệ những người có kết quả bán hàng thấp đồng thời duy trì sự nhiệt tình của nhân viên có thành tích cao. 
Việc động viên khuyến khích lực lượng bán hàng là rất quan trọng. Nhà quản trị phải biết cách cung cấp cho nhân viên nhiều cơ hội để họ trưởng thành và tiến bộ hơn, tạo động lực cho họ vươn lên trong nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với Doanh nghiệp.
Giám đốc bán hàng có thể áp dụng nhiều biện pháp để thực hiện việc khuyến khích đối với nhân viên bán hàng. Như: 
Động viên tài chính: Bao gồm kế hoạch lương thưởng, hoa hồng, phụ cấp hỗ trợ, thi đua bán hàng. 
Chương trình thưởng: Chương trình thưởng cần được thiết kế hướng tới việc đạt các mục tiêu cá nhân của nhân viên và mục tiêu chung. Một chương trình thưởng tốt sẽ là công cụ hướng dẫn các nỗ lực của nhân viên bán hàng nhằm hoàn thành mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung. Ngoài ý nghĩa tài chính, phần thưởng còn thể hiện giá trị, sự tự hào của nhân viên bán hàng. 
Động viên phi tài chính: Thông qua các hình thức như: ghi nhận công lao bằng bằng khen, kỷ niệm chương, khen ngợi; thưởng đi du lịch, cho nghỉ phép; cơ hội thăng tiến, tham dự các cuộc họp, các hội nghị bán hàng lớn… Không chỉ biện pháp tài chính mới khuyến khích được; nhiều khi nhân viên bán hàng lại thích thú hơn với động viên phi tài chính. 
Bán hàng là hoạt động quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của DN. Vì thế, nhà quản trị bán hàng cần cân nhắc các biện pháp, kịp thời khuyến khích động viên để hiệu quả của hoạt động bán hàng là cao nhất.
2.5. Phân bố chỉ tiêu và triển khai kế hoạch bán hàng 
Đây chính là phần triển khai toàn bộ những mục tiêu, chiến lược thông qua lực lược bán hàng hướng vào thị trường. Để triển khai một kế hoạch bán hàng thành công cần phải làm một số công việc sau: 

• Phân bổ chỉ tiêu bán hàng như: doanh số, thị phần, sản lượng hợp lý 
• Xây dựng chiến lược kênh phân phối hiệu quả 
• Tổ chức bán hàng qua kênh phân phối 
• Động viên tinh thành nhân viên 

Để triển khai kế hoạch bán hàng thành công thì không chỉ làm theo những gì đã được xây dựng, hoạch định từ trước mà phải luôn thích ứng với thị trường. Trong thực tế có rất nhiều tác nhân ảnh hưởng tới kết quả mà doanh nghiệp không biết trước được.
Do đó một mặt doanh nghiệp phải thực hiện theo những chiến lược mục tiêu đề ra nhưng cũng có những thay đổi kịp thời phù hợp với từng hoàn cảnh. Có như vậy việc triển khai kế hoạch bán hàng mới đem lại hiệu quả cao nhất.
2.6. Giám sát đánh giá hiệu quả bán hàng
Giám sát và đánh giá hiệu quả bán hàng là một trong những nhiệm vụ chính của nhà quản trị bán hàng. Việc giám sát và đánh giá nhằm đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời đánh giá mức độ thành công trong công tác bán hàng.
Bên cạnh đó việc giám sát còn nhằm phát hiện ra những tình huống bất lợi, các tình huống chưa phù hợp nhằm kịp thời khắc phục. Giám sát và đánh giá hiệu quả bán hàng thường được thực hiện thông qua các biểu mẫu, các báo cáo từ nhân viên trên cơ sở phân tích doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng, thị phần. 
Tóm lại mục đích chính của công tác giám sát và đánh giá chính là đánh giá kết quả bán hàng so với mục tiêu đề ra.
2.7. Chăm sóc khách hàng
Ngày nay, chăm sóc khách hàng không chỉ là thể hiện sự quan tâm, trách nhiệm, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng mà chăm sóc khách hàng còn là một công cụ làm tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Do đó, việc chăm sóc khách hàng cần phải thực hiện nghiêm túc và có kế hoạch.
Để làm được điều này, nhà quản trị bán hàng cần xây dựng các chính sách, chương trình chăm sóc khách hàng và đo lường sự thỏa mãn mãn khách hàng để có những điều chỉnh phù hợp.
Doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện chương trình chăm sóc khách hàng, đồng thời không ngừng đổi mới để tạo sự khác biệt và tốt hơn so với đối thủ. Điều này sẽ là một yếu tố quan trọng nâng cao khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng. 
 

Xem thêm: Kỹ năng chăm sóc khách hàng & giải quyết khiếu nại
Tóm lại một quy trình quản trị bán hàng hiệu quả không chỉ là thực hiện đầy đủ các nội dung mà còn phải liên tục hoàn thiện và thực hiện một cách tốt nhất .
Để mang lại hiệu quả trong công tác quản trị bán hàng mỗi doanh nghiệp cần xây dựng những mục tiêu, các chiến lược để hoàn thành mục tiêu đó một cách hiệu quả nhằm đạt được hai mục tiêu quan trọng đó là mục tiêu con người và mục tiêu lợi nhuận qua đó thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.

Nguồn: Tổng hợp