4 chức năng quản trị trong điều hành doanh nghiệp cần phải nắm rõ

1. Chức năng Hoạch định

Chức năng đầu tiên trong 4 chức năng của nhà quản trị là hoạch định. Chức năng này giúp các nhà lãnh đạo xác định được mục tiêu tổ chức cũng như xây dựng các chiến lược, phương pháp quản trị để điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ đó, các nhà quản trị sẽ lên những dự án bổ sung cùng kế hoạch để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

Chức năng hoạch định với các vai trò chính như:

• Đầu tiên, đánh giá thực trạng của tổ chức đồng thời các nguồn lực (nhân lực, ngân sách, vật lực).
• Thứ hai, xác định mục tiêu lâu dài trong việc hoạt động của tổ chức: mức tăng lợi nhuận, tăng số lượng nhân viên, doanh thu.
• Cuối cùng, xây dựng các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định.

Chính vì vậy, chức năng hoạch định luôn giữ một vai trò quyết định đến định hướng phát triển cũng như mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Bất kỳ bộ máy nào trong doanh nghiệp, từ khâu sản xuất đến dịch vụ, trong doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân, đều cần đến những người có năng lực hoạch định kế hoạch để có thể dẫn dắt tổ chức hiệu quả. Chức năng hoạch định cho phép thành viên trong tổ chức biết rõ đích đến như thế nào cũng như cái mình sẽ hướng tới. Điều này hỗ trợ nhà quản trị phân bổ nguồn nhân lực, vật lực hợp lý và hiệu quả.

2. Chức năng tổ chức

Chức năng tiếp theo trong 4 chức năng của quản trị là tổ chức, phần lớn dành cho những người thuộc cấp quản lý. Chức năng này yêu cầu người quản lý xác định các việc phải làm, người phụ trách và trách nhiệm của các bộ phận để phân công hợp lý.

• Tạo dựng một môi trường nội bộ trong công ty để hoàn thành mục tiêu.
• Xây dựng mô hình quản lý doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức cũng như trao quyền cho các bộ phận, cá nhân sao cho phù hợp với từng nhiệm vụ của công việc.
• Truyền đạt các thông tin, chỉ thị hay mệnh lệnh cần thiết để thực hiện công việc và nhận thông tin phản hồi.
• Trong khi chức năng “hoạch định” liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động, thì chức năng “tổ chức” sẽ liên quan đến yếu tố về con người. Do đó, trong 4 chức năng của quản trị, “tổ chức” là một chức năng quan trọng để đảm bảo sự phát triển cũng như tồn tại của doanh nghiệp. .

Theo quy luật Pareto, chỉ khoảng 20% nhân sự trong công việc có thể tạo ra được tới 80% kết quả, trong khi đó 20% sự cố có thể đến từ 80% còn lại. Chính vì thế, nếu quá trình tổ chức, phân chia các đầu việc gặp vấn đề thì tất cả các công việc đều sẽ không được tối ưu một cách hiệu quả.

3. Chức năng điều khiển

Sau khi hoạch định và tổ chức những đầu việc, chức năng “điều khiển” sẽ có vai trò kích thích, động viên nhân sự. Đồng thời, chức năng này hỗ trợ chỉ huy, phối hợp nhân sự thực hiện các mục tiêu kế hoạch nhất định và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Chức năng “điều khiển” bao gồm việc hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành các hoạt động. Bên cạnh đó, chức năng này giúp nhân viên dưới quyền thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh tình trạng chậm trễ, tồn đọng công việc.

Hơn nữa, chức năng “điều khiển” giúp các công việc được phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau và cùng hướng đến mục tiêu chung. Trong 4 chức năng quản trị, chỉ khi chức năng “điều khiển” được tiến hành hiệu quả thì các chức năng “hoạch định” và “tổ chức” mới có ý nghĩa.

Ví dụ, một doanh nghiệp đặt mục tiêu đưa được sản phẩm mới ra thị trường (hoạch định), tiếp đến sắp xếp những đầu công việc đối với các cá nhân có năng lực phù hợp (marketing, sale, CSKH…). Chức năng “điều khiển” sẽ đảm nhiệm phần đôn đốc, phối hợp các nhân sự cùng nhau làm việc mang lại hiệu quả. Mục tiêu là làm sao đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng nhanh nhất và đạt được doanh số tốt.

4. Chức năng kiểm soát

Chức năng cuối cùng là chức năng “kiểm soát”. Nhằm đảm bảo các công việc được thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi sát sao doanh nghiệp của mình đang hoạt động như thế nào, thu thập kết quả thực hiện trên thực tế để so sánh với các mục tiêu đã được đặt ra cũng như tiến hành điều chỉnh nếu có sai lệch.

Ngoài ra, chức năng “kiểm soát” giúp các hoạt động được thực hiện một cách trơn tru và ít sai sót hơn. Chức năng này không chỉ được thực hiện ở các quản lý cấp cao, mà đôi khi các nhân sự cấp dưới cũng nên kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phòng các trường hợp sai sót.

Với chức năng kiểm soát, tùy vào mục đích yêu cầu của công việc sẽ bao gồm những hình thức khác nhau:

• Kiểm soát lường trước - Tiến hành các hoạt động trước khi có phát sinh: Quy trình này sẽ dự tính những sai sót hay tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ, khi đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp sẽ phải dự đoán khả năng thích ứng của sản phẩm đối với khách hàng, khách hàng dễ phản ứng lại với phần nào nhất và cách xử lý ra sao.
• Kiểm soát đồng thời - Thực hiện trong quá trình làm việc: Quy trình này giúp mọi người nắm bắt những trở ngại, khó khăn trong quá trình làm việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập tức điều chỉnh để tránh phát sinh sai sót và ảnh hưởng đến hệ thống.
• Kiểm soát phản hồi: Sau khi hoàn thành công việc, kiểm soát phản hồi được hiểu là khâu nhìn nhận, đánh giá lại việc xem kế hoạch đã đạt được so với mục tiêu đề ra hay không. Bên cạnh đó, đây là tiền đề để rút kinh nghiệm cho những hoạt động kế tiếp.

Nguồn: Tổng hợp internet