5 bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp

Quy trình quản lý trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng. 

Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường phân thành 4 nhóm chính: quy trình quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới và quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước. 

Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Bắt đầu xây dựng hệ thống quy trình làm việc

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm

Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì? 

Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao. 

Ví dụ, dưới đây là một quy trình tạm ứng bao gồm 5 bước: đề xuất tạm ứng, xử lý và duyệt đề xuất, cung cấp tạm ứng, quản lý và theo dõi tạm ứng, hoàn trả tạm ứng.

Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể và ngành nghề. Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng.

Quy trình tạm ứng cung cấp số tiền tạm thời cho cá nhân/bộ phận để thực hiện công việc, đảm bảo những hoạt động liên quan diễn ra nhanh chóng, không gián đoạn. 
Chẳng hạn như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…

Vì vậy, quy trình này bao gồm các bước xem xét yêu cầu chi tiết như mục đích sử dụng của nhân sự, mức độ cần thiết của nhu cầu. Cụ thể:

• Bước 1: Nhân sự/bộ phận nộp đơn đề xuất tạm ứng lên kế toán và người quản lý. Đơn đề xuất phải cung cấp chi tiết số tiền, mục đích, lý do, đơn vị nhận thanh toán…
• Bước 2: Kế toán và người quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, đáng tin cậy của yêu cầu. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng căn cứ vào kế hoạch ngân sách, khả năng tài chính hiện có để xác nhận. Mục tiêu của bước này là quản lý chặt chẽ các quy trình tài chính nội bộ.
• Bước 3: Sau khi yêu cầu được duyệt, số tiền tạm ứng được chuyển vào tài khoản của người phụ trách hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận thanh toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyển tiền đúng thời hạn.
• Bước 4: Quản lý và theo dõi tạm ứng là các hoạt động theo dõi tiến độ, nhận lại văn bản xác nhận, hợp đồng hoặc hóa đơn từ phía đối tác.
• Bước 5: Hoàn trả tạm ứng là bước cuối cùng của quy trình nếu người nhận chưa sử dụng hết số tiền được cấp. Người nhận cần đảm bảo hoàn trả đúng thời hạn, đúng số tiền dư căn cứ vào số thực chi theo chứng từ trên.

Lưu ý rằng quy trình tạm ứng trên sẽ có sự thay đổi theo từng và quy định nội bộ của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình được thực hiện chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng mục đích.

2. Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu. 

Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu. 

Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M.

Công thức này giống như xương sống định hình quy trình. Nó giúp nhà quản lý nắm vững các nhiệm vụ cơ bản, phối hợp nhiều nguồn lực và tập trung bám đuổi mục tiêu quan trọng qua những yếu tố sau:

• Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi:
  • Tại sao cần xây dựng quy trình này?
  • Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng?
  • Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì? 
• What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.
• Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ. 
• How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Ở đây, bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…

5M: Người đứng đầu xác định nguồn lực thông qua 5 yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả quy trình:  

• Man – Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?
• Money – Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào? 
• Material – Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?
• Machine – Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?
• Method – Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào? 

3. Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

Với mục tiêu quản lý vận hành chặt chẽ, các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:

• Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình. 
• Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
• Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/ kinh nghiệm thực tiễn.

4. Giám sát quy trình

Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Đồng thời, người quản lý cũng theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành: 

• Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.
• Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu. 
• Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.
• Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra. 
• Xác định phương pháp kiểm tra.

Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý nên sử dụng nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. 

5. Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung. 

Giai đoạn 2: Mô hình hóa hệ thống quy trình

Ở giai đoạn hai, tất cả những lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể dưới dạng Flowchart. Theo đó nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng. 

Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn mà đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời, nhân viên cũng hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn, tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần phê duyệt, đề xuất ý kiến. 

Giai đoạn 3: Triển khai quy trình vào thực tế 

Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau. Cách thứ nhất là doanh nghiệp triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn, cách thứ hai là ứng dụng bằng các phần mềm công nghệ hiện đại. 

Song thực tế, cách làm thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành hàng trăm nghìn quy trình, thủ tục phức tạp. Bởi vậy đa phần doanh nghiệp ngày nay đều tìm kiếm những phần mềm tự động hóa quy trình thông minh. 

Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động sở hữu rất nhiều ưu điểm như:

• Tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn. 
• Tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp. 
• Tăng khả năng tương tác, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tiếp nhận hai chiều giữa người quản lý và nhân viên. 
• Đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình. Từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cùng tiêu chuẩn quy trình. 

Giai đoạn 4: Đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình

Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được những thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những số liệu chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể. 

Ban lãnh đạo doanh nghiệp giờ đây đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan. Nó cũng là tiền đề để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức. 

Giai đoạn 5: Điều chỉnh, tối ưu hoá quy trình 
Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hoá toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá. 

Theo: amis.misa.vn