6 bước xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất công việc chính xác và công bằng

Bước 1: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc

Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá công việc tại bộ phận nhân viên là thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc. Bộ tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu suất thực tế của nhân viên. Bằng cách so sánh kết quả thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn, nhà quản lý sẽ biết rõ nhân viên đang đạt hiệu suất như thế nào và có đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức hay không.

Để thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp, bạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Rõ ràng: Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
• Dễ hiểu: Mọi bộ phận, phòng ban, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá.
• Đo lường được: Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp để lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự, do đó tiêu chí đánh giá cần có thể đo lường, định lượng và dễ dàng tổng hợp.
• Có khả năng kiểm chứng: Tiêu chí cần đảm bảo khả năng kiểm chứng để đánh giá công việc nhân viên một cách khách quan và chuẩn xác nhất.
• Công bằng: Tiêu chí đánh giá của các nhân viên cùng một vị trí, một bộ phận cần giống nhau. Tiêu chí đánh giá cần đảm bảo công bằng để tránh xung đột và vướng mắc từ phía nhân viên trong quá trình triển khai đánh giá.
• Có thể đạt được: Tiêu chí đánh giá nên trong khoảng mà nhân viên có thể đạt được, phù hợp với thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên. Ví dụ, với chất lượng sản phẩm và nguồn lực hiện tại của công ty, nhân viên kinh doanh có thể đạt doanh thu hợp đồng ký mới khoảng 10 tỷ đồng/năm. Nếu bạn đặt ra tiêu chí là 50 tỷ đồng/năm thì sẽ bất khả thi và không phù hợp với thực tế.

Bước 2: Truyền thông bộ tiêu chí với tất cả nhân viên

Bạn nên truyền đạt và chia sẻ với nhân viên về tiêu chuẩn đánh giá công việc mà công ty mong muốn họ đạt được. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò công việc và biết chính xác công ty kỳ vọng gì ở họ, họ sẽ nỗ lực đúng hướng, đạt hiệu suất và hiệu quả công việc cao hơn.

Việc truyền đạt tiêu chuẩn nên được thực hiện ngay từ khâu tuyển dụng. Khi xác định một vị trí công việc cần tuyển dụng mới, bạn nên yêu cầu các bộ phận chuyên môn chỉ rõ tiêu chuẩn về kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí đó. Tuyển dụng đúng người ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh trong dài hạn như chi phí đào tạo và tuyển dụng lại.

Trong quy trình đánh giá công việc, bước truyền đạt tiêu chuẩn đánh giá nên được thực hiện trước kỳ đánh giá khoảng 1–2 tuần, hoặc trong khoảng thời gian phù hợp với từng doanh nghiệp, để nhân viên kịp thời nắm bắt và chuẩn bị cho kỳ đánh giá.

Bước 3: Xác định hiệu suất thực tế của nhân viên

Để xác định hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn cần đảm bảo quá trình theo dõi liên tục kết quả công việc trong suốt chu kỳ đánh giá (3/6/12 tháng). Việc theo dõi hiệu suất nhân viên nên diễn ra liên tục trong toàn bộ chu kỳ đánh giá, chứ không chỉ diễn ra trong khoảng 1–2 tuần trước kỳ đánh giá.

Bước 4: So sánh với bộ tiêu chuẩn công việc

Sau khi xác định được hiệu suất thực tế của nhân viên, bạn hãy so sánh hiệu suất này với bộ tiêu chuẩn công việc. Điều này giúp bạn xác định nhân viên có đạt được kỳ vọng của công ty hay không.

Về cách thức so sánh, bạn có thể yêu cầu nhân viên tự hoàn thành form đánh giá trước. Sau đó, quản lý và nhân viên sẽ cùng ngồi lại để đánh giá và thảo luận nhằm đạt được kết quả chuẩn xác nhất với thực tế.

Với cách thực hiện này, nhân viên sẽ có cơ hội được thể hiện quan điểm của mình trong phần đánh giá công việc. Công việc của họ cũng sẽ được nhìn nhận chuẩn xác hơn từ chính góc độ của người thực hiện.

Bước 5: Thảo luận với nhân sự về kết quả đánh giá

Mục đích của bước số 5 – thảo luận về kết quả là giải quyết các vấn đề công việc mà nhân viên gặp phải. Qua đó, nhà quản lý có thể thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn, tăng động lực, hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Bước này cũng tạo cơ hội cho nhà quản lý và nhân viên cùng chia sẻ góc nhìn về kết quả làm việc. Nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về kết quả đánh giá, tránh các xung đột hoặc vướng mắc có thể phát sinh.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhân viên nhưng thiếu hoặc chưa thực hiện phù hợp bước thảo luận về kết quả, dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên. Họ có thể không hiểu tại sao công ty lại đánh giá công việc của họ như vậy, dẫn đến việc xin nghỉ hoặc làm việc trong trạng thái bức xúc, chống đối, và suy giảm hiệu suất.

Hãy xem bước thảo luận về kết quả là cơ hội để cả nhà quản lý và nhân viên thẳng thắn chia sẻ quan điểm, nhằm xác định kết quả đánh giá phù hợp nhất với thực tế công việc của nhân viên. Thiếu bước này, công ty khó đạt được mục tiêu cốt lõi của quy trình đánh giá công việc, đó là gia tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.

Bước 6: Đưa ra quyết định

Ở bước này, quy trình sẽ bao gồm cuộc thảo luận để bộ phận nhân sự tham gia đóng góp ý kiến, cung cấp thông tin và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định về khen thưởng, thăng chức, cách chức, hay chuyển đổi vị trí công việc của nhân viên.