6 Bước xây dựng quy trình offboarding nhanh chóng và hiệu quả nhất

1. Offboarding là gì?

Offboarding hay Employee offboarding là quá trình chấm dứt quan hệ hợp tác và làm việc giữa tổ chức và nhân sự. Khi doanh nghiệp có nhân sự nghỉ việc cần phải sử dụng offboarding để đảm bảo thực hiện các vấn đề hành chính, quản lý và bảo mật theo đúng trình tự. Offboarding bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để chấm dứt một cách hợp lý và có tổ chức, đảm bảo rằng nhân viên và tổ chức đều hoàn thành các yêu cầu và trách nhiệm cuối cùng như: 

• Đưa ra các quyết định nghỉ việc chính thức của nhân sự.
• Bàn giao những tài sản của doanh nghiệp đã đã cấp đến các phòng ban chịu trách nhiệm.
• Bàn giao công việc trước đây đã đảm nhận kèm theo những thông tin có liên quan khác.
• Đăng xuất/ hủy quyền truy cập các tài khoản, hệ thống dữ liệu thuộc quyền sở hữu của công ty.
• Tổ chức gặp gỡ, trao đổi, liên hoan để chia tay nhân sự.

2. Tầm quan trọng của Offboarding đối với doanh nghiệp

Nhân sự nghỉ việc thường có có hai xu hướng: một là nói tốt về công ty, hai là nói xấu về công ty. Nhiều doanh nghiệp chủ quan chỉ chấp thuận đơn xin nghỉ việc của nhân sự dễ dàng mà không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Đã có những doanh nghiệp nhận ngay “trái đắng” ngay sau khi nhân sự nghỉ việc như: lỗ hổng bảo mật thông tin, mất tài sản giá trị, số lượng nhân sự nghỉ việc tăng cao, không tuyển dụng được nhân sự mới,…

Chính vì vậy, để giải quyết những vấn đề đề nêu trên, các doanh nghiệp cần phải xây dựng Offboarding khi có nhân sự nghỉ việc. 

• Tạo ấn tượng tích cực: Xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp, bài bản là cách để doanh nghiệp gây ấn tượng tích cực với nhân viên. Xuyên suốt quá trình làm việc và ngay cả khi kết thúc công việc, nhân sự vẫn nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp.
• Bảo vệ danh tiếng công ty: Offboarding sẽ giúp bảo vệ danh tiếng của công ty khi nhân sự rời đi, nhất là với những nhân sự không có nhiều cảm tình với công ty. Việc nhân sự rời đi nếu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp tạo được điểm cộng đối với nhân sự nghỉ việc. Giảm thiểu tình trạng như lộ thông tin bảo mật, doanh nghiệp bị đánh giá thấp, nói xấu công ty,…
• Thu hút nhân viên mới: Nhìn nhận vào quá trình offboarding, nhân sự mới sẽ có những ấn tượng tích cực. Họ sẽ đánh giá cáo doanh nghiệp của bạn về sự chuyên nghiệp và thái độ tận tâm với nhân viên ngay cả khi nhân sự đó nghỉ việc. Nhân sự ở lại làm việc thoải mái và tin tưởng vào doanh nghiệp hơn.
• Bảo vệ thông tin và dữ liệu doanh nghiệp: Offboarding đảm bảo thông tin và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trước đó được nhân sự sở hữu được thu hồi hoặc xóa bỏ hoàn toàn. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao bảo mật và tránh nguy cơ mất mát dữ liệu, việc lạm dụng thông tin hoặc vi phạm quyền riêng tư.
• Cải thiện quy trình và chế độ phúc lợi: Những phản hồi/ cảm nhận của nhân sự khi rời bỏ doanh nghiệp giúp công ty nhận ra các vấn đề và cải thiện quy trình, chính sách và chế độ phúc lợi. Đây cũng là cách để doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc và tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên cả hiện tại và tương lai.

3. 6 Bước xây dựng quy trình offboarding cho doanh nghiệp

Hiểu được offboarding là gì, bạn hãy tiến hành xây dựng quy trình Offboarding. Dưới đây là 6 bước offboarding nhanh chóng và hiệu quả nhất: 

3.1. Xử lý thông tin nghỉ việc
Ban đầu, nhân sự sẽ gửi đến phòng ban tiếp nhận đơn nghỉ việc. Đơn xin nghỉ việc có thể là bản cứng (giấy tờ) hoặc bản mềm (file word, PDF) tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp. Đối với đơn xin nghỉ việc là file mềm, các doanh nghiệp thường quy định nhận qua email, hệ thống quản lý doanh nghiệp,…

Khi nhận được yêu cầu nghỉ việc từ nhân sự, doanh nghiệp cần tiến hành xử lý thông tin nghỉ việc theo hướng dẫn sau: 

• Xác nhận yêu cầu nghỉ việc của nhân sự.
• Trao đổi/ chia sẻ về lý do nghỉ và dự định cho việc bàn giao sau nghỉ.
• Thông báo đến các bộ phận có liên quan về sự thay đổi nhân sự để có những điều hướng và hoạt động phù hợp. 
• Phòng tuyển dụng lên kế hoạch điều phối nhân sự và tuyển dụng nhân sự mới. 

3.2. Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan

Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan là bước quan trọng trong quy trình offboarding để đảm bảo quá trình nghỉ việc của nhân sự diễn ra liền mạch. Dưới đây là danh sách một số giấy tờ, thủ tục và tài liệu quan trọng doanh nghiệp cần chuẩn bị: 

• Giấy xác nhận chấm dứt hợp đồng làm việc, thôi việc
• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc của nhân viên
• Bản cam kết bảo mật thông tin
• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu, dữ liệu trong quá trình làm việc
• Biên bản các trang thiết bị nhân sự được cấp bởi công ty.
• Giấy tờ về công nợ, thuế, bảo hiểm,… liên quan đến nhân viên nghỉ việc
• Giấy mời tham dự tiệc chia tay nhân sự (Ít gặp)

3.3. Lập kế hoạch bàn giao công việc

Để đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra bình thường khi có biến động trong nhân sự (nhân sự nghỉ việc), doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch bàn giao công việc. Kế hoạch bàn giao công việc này cần có các hạng mục chính sau: 

• Thời gian, hình thức, địa điểm bàn giao công việc
• Đối tượng bàn giao công việc
• Nội dung bàn giao công việc: Hiện trạng và tình hình công việc, hồ sơ, số liệu, số sổ sách, nguồn tài nguyên, mức độ hoàn thành,…

3.4. Phỏng vấn sau nghỉ việc

Phỏng vấn sau nghỉ việc không chỉ là cách giúp doanh nghiệp tìm hiểu được lý do nhân viên nghỉ việc mà còn giúp doanh nghiệp: 

• Cải thiện quy trình làm việc, môi trường làm việc trong tương lai.
• Xây dựng lộ trình quản lý nhân viên và phát triển chính sách nhân sự phù hợp.
• Cải thiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân sự nghỉ việc
• Chiêu mộ được nhiều nhân tài cho doanh nghiệp

Buổi phỏng vấn này hãy để nó diễn ra như một cuộc trò chuyện, tâm sự để nhân sự nghỉ việc có thể bộc bạch những suy nghĩ chân thực nhất. Ở đó sẽ không có tính chất phân cấp hay chức quyền nào cả. Có như vậy, buổi phỏng vấn mới đạt được hiệu quả cao nhất. 

Đối tượng tham gia phỏng vấn thường nên là người quản lý trực tiếp của nhân sự, phòng nhân sự, ban giám đốc (nếu cần thiết).

3.5. Thu hồi , hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Sau khi tiến hành đầy đủ các bước trên, doanh nghiệp triển khai thu hồi, hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ của nhân viên nghỉ việc. Hoạt động này là cách để doanh nghiệp bảo vệ các thông tin, ngăn chặn việc lạm dụng của nhân sự sau nghỉ việc,… Dưới đây là một số tài khoản nội bộ doanh nghiệp cần thu hồi, hủy bỏ: 

• Xóa quyền chấm công, truy cập hệ thống bảng công của doanh nghiệp
• Xóa quyền truy cập hệ thống thông tin nội bộ bao gồm: mạng nội bộ, tài khoản chứa dữ liệu,…  
• Xóa khỏi các nhóm chung trên mạng xã hội như Skype, Telegram, Zalo, Group Kín Facebook,…(Thường có)
• Hủy bỏ quyền quản trị tại các tài khoản/ kênh có liên quan.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn thu hồi, xóa quyền truy cập tất cả những tài khoản phục vụ công việc theo từng vị trí khác nhau. Ví dụ như: Đối với vị trí chuyên viên SEO – Phòng Marketing, doanh nghiệp cần xóa quyền truy cập hệ thống admin của website, các tool hỗ trợ SEO thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, kế hoạch phát triển SEO,…

Việc hủy quyền truy cập các tài khoản nội bộ được thực hiện theo các phương pháp truyền thống sẽ tốn kém rất nhiều thời gian và công sức. Doanh nghiệp rất dễ mất kiểm soát thông tin, bỏ sót thông tin. Chính vì vậy, giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp là sử hệ thống quản lý nội bộ với tính năng quản lý tài sản được 1Office nghiên cứu và phát triển. Chỉ khi nhà quản lý xác nhận “đơn xin nghỉ việc” tài khoản nội bộ của nhân sự đó sẽ TỰ ĐỘNG KHÓA. Ngoài ra, mọi lịch sử và thông tin của nhân sự đã nghỉ vẫn sẽ được lưu trữ trên hệ thống.

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được phép thu hồi, hủy bỏ quyền truy cập của nhân sự nghỉ việc nếu các tài khoản đó thuộc quyền sở hữu/ quản lý của doanh nghiệp. 

3.6. Kết thúc quy trình Offboarding

Bước cuối cùng trong quy trình Offboarding doanh nghiệp không thể bỏ qua chính là tổ chức buổi tiệc nhỏ hoặc gửi tặng những món quà ý nghĩa đến nhân sự nghỉ việc. 

• Tổ chức tiệc chia tay: Công ty tổ chức một buổi tiệc nhỏ để gắn kết nhân viên, các thành viên trong công ty hiểu nhau hơn. Đây là một cách tốt để tạo không khí thân mật và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty và nhân viên cũ.  
• Tặng quà và thư cảm ơn: Thay cho lời cảm ơn, doanh nghiệp thể sự trân trọng của mình với nhân sự vì những đóng góp cho doanh nghiệp trong thời gian làm việc. Món quà có thể là sách, quà lưu niệm, thiệp cảm ơn,…

Offboarding là quá trình chấm dứt quan hệ hợp tác và làm việc giữa tổ chức và nhân sự. Hoạt động offboarding được thực hiện khi nhân viên thôi việc, từ chức, nghỉ hưu hoặc hết hợp đồng lao động.

Offboarding đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp khi có biến động nhân sự nghỉ việc. Nó góp phần trong việc nâng cao danh tiếng của công ty, mối quan hệ của công ty và nhân sự, bảo mật thông tin,…  

Quy trình Offboarding được xây dựng theo 6 bước đơn giản bao gồm: xử lý thông tin nghỉ phép; chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan; lập kế hoạch bàn giao công việc; phỏng vấn sau nghỉ việc; thu hồi, hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ; kết thúc quy trình offboarding. 

Theo 1office.vn