7 bước lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả

1. Lên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo ngày/tháng/năm

Kế hoạch ngắn hạn cung cấp một kế hoạch chi tiết cho các công việc trong giai đoạn nhất định. Thời gian thường kéo dài trong vòng một tuần hoặc một tháng. Kế hoạch ngắn hạn giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể và đạt được tiến độ trong thời gian gần nhất.

Trong khi đó, kế hoạch dài hạn là tài liệu chi tiết hơn, định hình chiến lược cùng mục tiêu lớn hơn mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai. Kế hoạch dài hạn giúp người quản lý xác định cái nhìn tổng quan, định hướng chính xác cho công việc.

2. Xác định mục tiêu cho từng giai đoạn

Thay vì cố gắng nhìn về một mục tiêu lớn và phức tạp, người quản lý nên chia nhỏ mục tiêu để nhân sự tập trung vào từng giai đoạn một. Điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn, tránh bị áp lực và căng thẳng quá mức.

Việc chia nhỏ mục tiêu cũng cho phép doanh nghiệp giám sát tiến độ, hoạch định thời gian dễ dàng hơn. Người quản lý ưu tiên công việc quan trọng trong từng giai đoạn, thúc đẩy mọi người thực hiện những việc quan trọng nhất trước tiên.

Ngoài ra, điều quan trọng là mục tiêu phải được xác định một cách cụ thể, có thể đo lường được. Cụ thể hóa mục tiêu là cách thức theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả hiệu quả nhất.

3. Xác định thứ tự ưu tiên và thời gian thực hiện

Sau khi nắm được các mục tiêu, người quản lý xem xét mức độ ưu tiên của các công việc, xác định thứ tự thực hiện dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng đến kế hoạch chung. Quản lý đặt lịch thời hạn cụ thể cho mỗi công việc để đảm bảo mọi thành viên tuân thủ.

4. Phân bổ nguồn lực và giao nhiệm vụ

Khi đã xác định các công việc cần thực hiện, quản lý xem xét và phân bổ các nguồn lực cần thiết. Hoạt động này liên quan đến sự có sẵn của nguồn nhân lực, vật liệu, tài chính và công cụ. Doanh nghiệp cần sử dụng chúng một cách tối ưu để đảm bảo tiến độ công việc.

Bên cạnh đó, quản lý nên giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho các thành viên trong tổ chức dựa trên năng lực chuyên môn. Mỗi người sẽ có một vai trò cụ thể, hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong quá trình làm việc. 

5. Triển khai kế hoạch

Quá trình triển khai nên bám sát kế hoạch đã thống nhất. Trong quá trình triển khai, sự phối hợp và giao tiếp trong đội ngũ là rất quan trọng. Nó giúp mọi người nắm được các đầu mối phối hợp, nhanh chóng giải quyết các nhiệm vụ liên phòng ban.

6. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện công việc 

Quản lý cần kiểm tra và giám sát tiến độ để tất cả công việc được tiến hành đúng kế hoạch. Quá trình theo dõi tiến độ hay đánh giá công việc so với kế hoạch ban đầu giúp người quản lý nhận biết vấn đề ngay khi phát sinh và điều chỉnh kế hoạch phù hợp. 

7. Tạo động lực để đội ngũ tăng nhanh năng suất 

Nếu mong muốn đạt được hiệu suất cao, việc tạo động lực cho đội ngũ là hoạt động không thể bỏ qua. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, chủ động nên được các doanh nghiệp coi trọng. 

Quản lý không chỉ thúc đẩy sự phát triển của từng cá nhân mà còn phải cung cấp phản hồi, khuyến khích và tạo động lực kịp thời cho nhân viên.

Theo: amis.misa.vn