Các bước xây dựng quy trình đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp

1. Quy trình đào tạo nhân sự là gì? Mục tiêu của quy trình đào tạo

“Quy trình đào tạo nhân sự bao gồm một loạt các bước cần phải được tuân thủ một cách có hệ thống để có thể tạo ra một chương trình đào tạo hiệu quả. Đào tạo là một quá trình có hệ thống được thực hiện để cải thiện kỹ năng, thái độ và hành vi của nhân viên khi thực hiện một công việc cụ thể.” – Theo Business Jargons

Theo nhà tâm lý xã hội Douglas McGregor – “cha đẻ” của hai học thuyết quản trị nhân lực X, Y nổi tiếng, một quy trình đào tạo có 3 mục tiêu:

• Tiếp thu kiến thức trí tuệ (Acquiring Intellectual Knowledge)
• Tiếp thu kỹ năng thủ công ( Acquiring Manual Skills)
• Tiếp thu kỹ năng giải quyết vấn đề ( Acquiring Problem Solving Skills)

2. Các bước xây dựng quy trình đào tạo nhân sự

a. Đánh giá nhu cầu đào tạo

Nhu cầu đào tạo nhân viên có thể được đánh giá thông qua quan sát những thách thức hiện tại và tương lai của doanh nghiệp hay thông qua khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên. Có hai yếu tố cần cân nhắc khi tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự của một doanh nghiệp, đó là những yêu cầu về công việc và yêu cầu về con người.

Stephen Robbins và David DeCenzo chỉ ra rằng ban lãnh đạo có thể xác định nhu cầu đào tạo nhân viên bằng việc trả lời 4 câu hỏi:

• Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
• Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành để thực hiện được những mục tiêu đó?
• Thái độ, hành vi cần thiết cho mỗi nhân viên để hoàn thành được nhiệm vụ được giao là gì?
• Những thiếu sót (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức và thái độ của nhân viên khi thực hiện công việc là gì?

Đánh giá nhu cầu đào tạo có thể được nghiên cứu trên 2 phương diện: cá nhân và nhóm. Trong khi đào tạo cá nhân chú trọng đến cải thiện hiệu suất khi nhân viên không hoàn thành công việc một cách hiệu quả thì đào tạo nhóm có xu hướng khuyến khích sự đổi mới của nhân viên do sự thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp.

b. Xác định mục tiêu

Đặt mục tiêu trước khi thiết lập quy trình đào tạo nhân lực

Các mục tiêu của quy trình đào tạo nên được thiết lập dựa theo mô hình S.M.A.R.T, đó là:

Specific (Cụ thể)

Doanh nghiệp cần tập trung vào một mục tiêu cụ thể thay vì đặt ra nhiều mục tiêu cùng một lúc. Một mục tiêu cụ thể sẽ trả lời 5 câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?
• Tại sao – lý do, mục đích, lợi ích cụ thể khi hoàn thành mục tiêu?
• Đối tượng đào tạo là cấp nhân viên nào?
• Vị trí đào tạo: tại công ty, thuê ngoài?
• Cần xem xét những hạn chế và giới hạn nào?

Measurable (Đo lường được)

Nếu một mục tiêu không đo lường được, doanh nghiệp làm sao biết được quá trình đào tạo ấy có tiến bộ hay không. Một mục tiêu đo lường được sẽ trả lời 2 câu hỏi:

• Cần đào tạo với số lượng bao nhiêu, thời gian bao lâu?
• Làm sao để doanh nghiệp biết được khi nào quy trình đào tạo hoàn tất?

Achievable (Có thể đạt được)

Những mục tiêu đặt ra cần phải thực tế và có thể đạt được; không nên đặt mục tiêu vượt quá tầm với hay quá dễ để thực hiện, vì khi đó những mục tiêu đều trở nên vô nghĩa. Một mục tiêu có thể đạt được sẽ trả lời câu hỏi: Cách thức để đạt được mục tiêu này là gì?

Relevant (Có liên quan)

Để thực hiện một mục tiêu đào tạo có thể cần đến sự hỗ trợ tài chính, người có tiếng nói trong công ty hay các phòng ban khác. Một mục tiêu có liên quan sẽ trả lời 3 câu hỏi: Quy trình đào tạo này sẽ mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp không?

• Đây có phải là thời điểm thích hợp?
• Quy trình này có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu khác của doanh nghiệp?

Time-Bound (Giới hạn thời gian)

Các mục tiêu phải được giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định. Bám sát các mốc thời gian đã vạch ra sẽ tránh được việc trì hoãn và hoàn thành mục tiêu trước hạn. Một mục tiêu giới hạn thời gian giúp trả lời các câu hỏi:

• Quy trình đào tạo diễn ra trong bao lâu?
• Doanh nghiệp có thể làm gì trong 6 tháng kể từ bây giờ?
• Doanh nghiệp có thể làm gì trong 6 tuần kể từ bây giờ?
• Doanh nghiệp có thể làm gì ngay từ ngày hôm nay?

c. Lên kế hoạch chương trình đào tạo

Lên kế hoạch là bước tiếp theo để thiết kế chương trình đào tạo nhân sự phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Mỗi chương trình đào tạo đều bao gồm một số vấn đề nhất định như:

• Ai là người được đào tạo, số lượng bao nhiêu?
• Ai là người đào tạo?
• Quá trình đào tạo diễn ra trong bao lâu, tần suất đào tạo như thế nào?
• Những phương pháp nào được sử dụng cho chương trình đào tạo?
• Mức độ đào tạo như thế nào?
• Quyết định quan trọng nhất cần được đưa ra là loại hình đào tạo: online hay offline, outsource hay internal,…

Ngoài ra, một kế hoạch đào tạo toàn diện còn bao gồm cả nội dung, tài liệu đào tạo, thiết kế hướng dẫn và các yêu cầu đào tạo.

d. Thực hiện đào tạo

Sau khi hoàn thành kế hoạch đào tạo, bước tiếp theo là đưa nó vào hoạt động. Một chương trình đào tạo hiệu quả cho phép nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo và thực hành các kỹ năng, kiến thức của họ. Nhân viên nên được khuyến khích tham gia vào quá trình đào tạo bằng cách thảo luận, đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến, học hỏi qua kinh nghiệm thực tiễn và thậm chí thông qua các ví dụ nhập vai. Nhân viên cần được theo dõi liên tục trong suốt chương trình đào tạo để xem liệu chương trình đào tạo có thực sự đem lại hiệu quả và có thể giữ được sự quan tâm của nhân viên hay không.

e. Đánh giá chương trình đào tạo

Đây là bước cuối cùng và là bước vô cùng quan trọng để hoàn thiện một quy trình đào tạo. Khi chương trình đào tạo kết thúc, cần thu thập ý kiến của nhân viên để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của chương trình để từ đó rút kinh nghiệm cho những chương trình đào tạo sau này. Các doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả đào tạo bằng Mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

• Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
• Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
• Hành vi (Behavioral): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
• Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Một quy trình đào tạo nhân sự bài bản và hiệu quả là một trọng điểm chính tạo nên thành công của chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Hãy biến lợi thế nguồn nhân lực tinh nhuệ trở thành chiếc chìa khóa mở lối cho cảnh cửa gia tăng năng suất lao động, hình thành văn hóa doanh nghiệp và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nguồn: Tổng hợp internet