Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian làm việc của nhân viên và cách khắc phục

1. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian thường gặp khi làm việc

Một trong những khó khăn lớn mà các doanh nghiệp thường gặp phải là nhân viên của họ tận dụng thời gian làm việc không hiệu quả. Có nhiều nhân viên bị xao nhãng trong khi làm việc, nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều người dù đã cố gắng làm việc không ngừng nghỉ, tiêu tốn rất nhiều thời gian nhưng cũng không mang lại kết quả. Vậy nguyên nhân đến từ đâu?

1.1 Không có kế hoạch và quy trình làm việc rõ ràng

Đa số các doanh nghiệp đều gặp tình trạng làm việc khi chưa có mục tiêu cũng như kế hoạch rõ ràng. Ban quản lý giao việc cho nhân viên chỉ thông qua các app liên lạc mà không có bộ lưu trữ để phân công và theo dõi tiến độ công việc. Đây là một trong những nguyên nhân vì sao dù có làm rất nhiều thì hiệu quả công việc vẫn dậm chân tại chỗ.

Không có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng khiến công việc vốn tưởng chừng nhẹ nhàng lại trở thành trách nhiệm nặng nề, không còn tạo được động lực và hứng thú từ phía nhân viên.

Điều này dẫn đến hai xu hướng xảy ra, những nhân viên thiếu trách nhiệm thì dựa vào lỗ hổng này để trốn tránh và đùn đẩy trách nhiệm, còn những nhân viên tận tâm thì cố gắng bao quát hết toàn bộ công việc. Điều này chắc chắn là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Cả hai trường hợp này đề dẫn đến năng suất và hiệu quả làm việc bị tụt dốc nặng nề.

1.2 Lạm dụng mạng xã hội, internet, điện thoại

Một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn nhất trong thời đại số hiện nay là quá sa đà vào mạng xã hội. Đơn giản vì trên những nền tảng này có cả một kho tàng thông tin không thể không sử dụng. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm tra thư điện tử khiến bạn bị xao nhãng, mạch tập trung bị đứt quãng. Nếu tình trạng đó kéo dài, bạn có thể cảm thấy mọi chuyện dở dang, kéo dài lê thê từ ngày này qua tháng nọ.

Hình ảnh những nhân viên trong giờ làm việc vẫn lướt facebook, nhắn tin hay thậm chí gọi điện tám chuyện không còn quá xa lạ đối với môi trường công sở. Vốn dĩ sử dụng thời gian hành chính để làm việc là chưa đủ, vậy nếu còn bỏ thời gian tán ngẫu và lướt mạng xã hội thì hiệu quả công việc thật sự không thể nâng cao.

1.3 Thói quen làm việc đa nhiệm (Multitasking)

Làm việc đa nhiệm là thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như trường hợp vừa họp nhóm vừa xử lý công việc cá nhân, vừa làm việc vừa lướt mạng xã hội, buôn chuyện trong giờ làm việc,… Đây là trường hợp vẫn thường thấy ở nhân viên văn phòng hay nhân viên tại nhiều doanh nghiệp lớn.

Khoa học đã chứng minh não bộ con người khó có thể làm tốt nhiều việc trong cùng một lúc. Chính vì thế việc xao nhãng vì những việc vô bổ và không cần thiết ngay trong thời gian làm việc là nguyên nhân gây lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc.

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng làm việc hiệu quả

1.4 Phân bổ môi trường làm việc thiếu tập trung

Phân bổ chỗ ngồi và thiết kế không gian làm việc vô tổ chức đang dần trở thành nguyên nhân gây lãng phí thời gian hàng đầu. Có thể bạn chưa biết, không gian làm việc vô tổ chức có thể khiến bạn dần quên đi việc tổ chức, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên công việc.

1.5 Không hệ thống hóa quy trình phân công và giao việc

Nếu chỉ giao việc qua tin nhắn hay giao việc miệng, chắc chắn nhiều nhân viên sẽ quên việc và lãnh đạo cũng không thể nhớ mình đã giao việc cho ai, tiến trình công việc đang được giải quyết đến đâu hay có mắc lỗi gì cần sửa không. Điều này tất nhiên sẽ làm thời gian hoàn thành đầu việc bị đình trệ, giảm hiệu quả làm việc nặng nề.

2. Các biện pháp khắc phục lãng phí thời gian hiệu quả

2.1 Thiết lập mục tiêu trong ngày cho bản thân

Mỗi ngày bạn cần xác định đâu là điều cần làm, bạn muốn đạt được điều gì hôm nay. Bạn hãy viết mục tiêu trong ngày của mình và đặt nó ở nơi bạn có thể nhìn thấy rõ nhất. Như vậy, bạn có thể nhắc nhở bản thân hãy hoàn thành công việc trước khi nghỉ ngơi.

2.2 Phân hạng công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi thiết lập các mục tiêu trong ngày cho bản thân, bạn hãy xác định xem mình sẽ ưu tiên công việc nào làm, công việc nào là công việc quan trọng, khẩn cấp, cái nào không. Theo như ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn có thể phân chia các kế hoạch trong ngày của mình để hoạt động năng suất hơn.

2.3 Loại bỏ những yếu tố gây nhiễu

Bạn không nên để những yếu tố gây nhiễu nhỏ nhặt ảnh hưởng tới công việc. Một cách làm hay nếu bạn bị sao nhãng là bạn đeo tai nghe lên và sử dụng tiếng nhiễu trắng (white noise) vì âm thanh này có thể giúp bạn cải thiện độ tập trung. Mỗi người sẽ có không gian làm việc lý tưởng riêng, hãy chọn ra nơi làm việc phù hợp với đồ đạc, nhiệt độ lẫn ánh sáng phù hợp. Với không gian văn phòng chung nơi khó tự sắp xếp không gian riêng theo ý thích, bạn vẫn có thể tạo góc làm việc nhỏ riêng dành cho mình.

2.4 Phân bổ thời gian hợp lý cho mạng xã hội và smartphone

Khi nhắc tới các công cụ hỗ trợ người dùng phân bổ thời gian hợp lý cho những việc ít quan trọng và ít khẩn cấp, không thể không nhắc tới phương pháp Pomodoro. Phương pháp này, hay còn được gọi là phương pháp quả cà chua, giúp bạn phân chia khoảng thời gian thành những phần nhỏ, xen kẽ là thời gian nghỉ ngắn. 

Phương pháp Pomodoro giúp bạn tập trung cao độ, có động lực hơn sau khi đã hoàn thành một chu kỳ. Mỗi chu kỳ làm việc có thể tùy chỉnh thời lượng theo ý muốn, nhưng thông thường 25 phút làm việc rồi 5 phút nghỉ ngơi là một chu kỳ tối ưu.

>> Xem thêm: Khóa học Giám sát & đánh giá hiệu quả làm việc

2.5 Thực hiện kế toán thời gian

Hãy tính toán thời gian thực sự cần thiết để hoàn thành một công việc. Ví dụ, bạn nghĩ rằng một bữa ăn chỉ mất 15 phút thôi nhưng hãy dành thêm thời gian (khoảng 30 phút đến 45 phút) cho việc chuẩn bị, dọn dẹp, nghỉ ngơi. Nếu bạn tính toán càng thực tế thì cách bạn sử dụng thời gian càng hiệu quả. Các bước thực hiện như sau:

• Thử đo thời gian hoàn thành công việc lần đầu
• Tự đánh giá thời gian hoàn thành công việc đó, kết hợp tìm hiểu xung quanh xem công việc đó được hoàn thành trong thời gian như vậy có hợp lý hay không
• Thử ước lượng thời gian hoàn thành lần sau đó để kết luận công việc đã được hoàn thành trong khoảng thời gian hợp lý hay chưa

2.6 Nghiêm khắc với chính mình

Đôi khi, bạn cần chấp nhận sự thật rằng mình đang lãng phí thời gian của bản thân. Điều này sẽ giúp bạn thay đổi và tạo động lực để hoàn thiện chính mình. Hãy kỷ luật bản thân rằng bạn chỉ được làm một công việc nhất định trong một khoảng thời gian đã phân bổ mà không phân tán chú ý tới những điều khác.

Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân gây lãng phí thời gian của bạn là do đâu, bạn có thể lựa chọn được chính xác cách khắc phục vấn đề này. 

Nguồn: Tổng hợp