LEAN - Quản trị tinh gọn và các nguyên tắc quản trị giúp doanh nghiệp tinh gọn

LEAN – Quản trị tinh gọn là gì?

Lean là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp – tập trung vào loại bỏ lãng phí (bất cứ thứ gì không mang lại giá trị), cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Nguyên tắc của quản trị tinh gọn

1. Xác định giá trị của sản phẩm, dịch vụ

Bạn đã bao giờ tự hỏi: Các công ty hiện nay đang cố gắng để đạt được điều gì? Câu trả lời là mong muốn cung cấp một sản phẩm, dịch vụ chất lượng mà khách hàng sẵn sàng trả tiền để sở hữu. 

Thấu hiểu giá trị trên, bạn sẽ nhận ra doanh nghiệp của mình cần nâng cao giá trị dựa trên những nhu cầu thực tế của khách hàng. Bất kỳ hoạt động hoặc quy trình nào khác không mang lại giá trị cho sản phẩm cuối cùng đều được coi là lãng phí.

2. Sơ đồ hóa luồng giá trị

Sơ đồ hóa luồng giá trị là phương pháp thực hành tinh gọn trực quan hóa tất cả các bước cần thiết trong quy trình làm việc. Kỹ thuật này cho phép nhà quản lý làm rõ tất cả giai đoạn cùng hạng mục công việc của doanh nghiệp. 

Thông qua sơ đồ hóa luồng giá trị, nhà quản lý xác định, quy hoạch hoặc loại bỏ điểm hạn chế, đồng thời thiết kế lại luồng công việc phối hợp trơn tru hơn.

3. Tạo quy trình làm việc liên tục

Sau khi nắm vững luồng giá trị, bạn cần đảm bảo quy trình làm việc của từng nhóm diễn ra trôi chảy. 

Việc phát triển một sản phẩm, dịch vụ thường yêu cầu nhân sự làm việc theo nhóm liên chức năng. Vì vậy sự cố tắc nghẽn, gián đoạn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, bằng cách chia công việc tổng thể thành từng bước chi tiết trong quy trình phối hợp, bạn có thể dễ dàng cải tiến việc này.

4. Tạo ra hệ thống kéo

Hệ thống kéo hoạt động dựa trên nguyên lý chỉ bắt đầu công việc khi có nhu cầu. 

Điều này trái ngược với hệ thống đẩy đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Hệ thống đẩy xác định số lượng hàng tồn kho trước và tiến hành sản xuất nhằm đáp ứng những dự báo về doanh số hoặc nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ. 

Thế nhưng, nhiều dự báo không chính xác nên có thể dẫn đến việc sản xuất quá nhiều hoặc không đủ sản lượng yêu cầu. Doanh nghiệp phải đối diện với  nguy cơ phát sinh chi phí lưu kho, lịch trình giao hàng bị gián đoạn và sự hài lòng của khách hàng giảm sút. 

Trong khi đó, hệ thống kéo chỉ hoạt động khi có nhu cầu. Nó ưu tiên quy trình xử lý công việc liền mạch, nhanh chóng. Ví dụ như khi bạn đến nhà hàng đặt mua một chiếc Pizza, lúc ấy người thợ làm bánh mới bắt đầu nấu nướng. Nhà hàng không chuẩn bị trước món ăn vì không xuất hiện nhu cầu thực tế và nguyên liệu chuẩn bị trước có thể trở thành sự lãng phí tài nguyên.

5. Cải tiến liên tục

Nguyên tắc cải tiến liên tục còn được gọi là “Kaizen” do Kiichiro Toyoda, người sáng lập thương hiệu Toyota đề xuất. Ông cho rằng việc đánh giá và cải tiến quy trình thường xuyên sẽ loại bỏ tắc nghẽn, tăng tốc độ sản xuất mà không làm giảm chất lượng sản phẩm. Việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và các vấn đề được tháo gỡ dễ dàng hơn. 

Mục tiêu quan trọng của văn hóa cải tiến liên tục là đảm bảo tất cả nhân viên đều tham gia, tạo nên trách nhiệm tập thể tuyệt đối trong tổ chức. Ngoài ra, có nhiều cách khác nhau để nhà quản lý khuyến khích hoạt động này, chẳng hạn như tổ chức đánh giá, trao phần thưởng định kỳ.

Nguồn: Tổng hợp internet