Mô hình 5S và các bước triển khai mô hình 5S trong doanh nghiệp

1. 5S là gì?

Mô hình 5S trong doanh nghiệp là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc, trong đó sự tinh gọn, khoa học, sạch sẽ và an toàn được đặt lên hàng đầu. 

5S là chương trình nâng cao hiệu suất phổ biến ở Nhật Bản và nhiều nước trên thế giới. Mỗi chữ “S” đại diện cho một phần của quy trình gồm 5 bước để cải thiện hoạt động chung của doanh nghiệp.

Cụ thể: 

• Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết để tạo ra không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp và đặt vật dụng cần thiết để dễ dàng truy cập và sử dụng.
• Seiso (Sạch sẽ): Dọn dẹp và làm sạch nơi làm việc, bao gồm cả các máy móc và thiết bị.
• Seiketsu (Săn sóc): Bảo trì trạng thái sạch sẽ và gọn gàng thông qua việc duy trì và thúc đẩy các tiêu chuẩn và quy trình.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Thúc đẩy tinh thần tự giác và trách nhiệm cá nhân, liên tục cải tiến các tiêu chuẩn và quy trình đã thiết lập.

Nguồn gốc của 5S
Phương pháp 5S xuất phát từ Nhật Bản và đã được phát triển và ứng dụng rộng rãi trong nền công nghiệp của đất nước này từ cuối thập kỷ 1950 đến đầu thập kỷ 1960. Ban đầu, 5S được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là trong các nhà máy và doanh nghiệp sản xuất ô tô như Toyota.

5S được coi là một phần quan trọng của “Hệ thống sản xuất của Toyota”, đã được triển khai thành công và lan rộng trên toàn thế giới cho đến ngày nay.

Ban đầu, phương pháp này được gọi là “4S” và bao gồm bốn bước chính: Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), và Seiketsu (Săn sóc). Sau đó, bước thứ năm là Shitsuke (Sẵn sàng) đã được thêm vào để tạo thành mô hình 5S hoàn chỉnh.

Ngày nay, 5S không chỉ được tin dùng trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng ra nhiều ngành nghề khác như dịch vụ, công nghệ, bệnh viện, giáo dục,… và dần dần được áp dụng trong tất cả các doanh nghiệp như một phần của nội quy hoạt động. Cùng với đó, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý quan trọng nhằm tăng cường hiệu suất, cải thiện chất lượng và tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh. 

2. Nội dung cụ thể trong tiêu chuẩn 5S

2.1. Seiri – Sàng lọc

Đây có lẽ là bước khó khăn nhất trong phương pháp 5S, khi bạn cần phải học cách loại bỏ bất cứ thứ gì không cần thiết trong không gian làm việc của mình. Đó có thể là công cụ, tài liệu hay vật dụng cá nhân. Nếu bạn đã không đoái hoài tới những món đồ này trong vòng từ 1 tới 2 tháng, hay chúng không phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ hiện tại của bạn, hãy đặt quyết tâm tạm biệt chúng ngay lập tức.

Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2.

2.2. Seiton – Sắp xếp

Sakichi Toyoda, ông chủ của hãng Toyota đã rất tâm đắc với một câu nói nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ hai trong hệ thống 5S.

Sau khi đã sàng lọc và quyết định giữ lại những món đồ thật sự cần thiết, bạn phải sắp xếp chúng trong không gian làm việc của mình thật khoa học, dễ nhớ dễ tìm. Mục tiêu của bước này là đảm bảo flow state (trạng thái dòng chảy) trong quá trình làm việc. 

Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần.

2.3. Seiso – Sạch sẽ

Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ. Việc duy trì môi trường sạch sẽ không chỉ giúp tăng cường sức khỏe và an toàn cho nhân viên, mà còn tạo điều kiện cho tăng hiệu suất làm việc.

Để giữ vệ sinh trong khu vực làm việc hiệu quả, hãy đặt ra thói quen thu gọn rác thải sau khi sử dụng và lập tức loại bỏ chúng. Đồng thời, hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ, đầu ngày từ 3-5 phút để thu vén và chỉnh đốn lại không gian cá nhân, tránh để xảy ra tình trạng lộn xộn.

Cần lưu ý rằng việc vệ sinh hằng ngày không chỉ lệ thuộc vào “người dọn vệ sinh”, mà mỗi nhân viên đều có trách nhiệm giữ cho không gian làm việc sạch sẽ. 

2.4. Seiketsu – Săn sóc 

Sau khi hoàn thành 3 bước đầu của 5S, bạn đã thấy công ty được gọn gàng, sạch sẽ, thích mắt. Tuy nhiên liệu việc này được duy trì trong vòng bao lâu?

Bước săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 bước đầu tiên của phương pháp 5S theo hệ thống. Để đảm bảo phương pháp 5S được vận hành có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập những quy chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí. 

Việc miễn cưỡng tiếp nhận trách nhiệm có thể để lại những hệ quả xấu, vậy nên 5S chỉ thực sự được coi là thành công khi ý thức tuân thủ của nhân viên được rèn giũa và phát triển qua bước Săn sóc này.

2.5. Shitsuke – Sẵn sàng

Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc, mà sẽ là động lực để duy trì sự vận hành ổn định của hệ thống 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất tinh thần kỷ luật cá nhân của người Nhật.

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tạo ra các biện pháp khuyến khích và khen ngợi nhằm thúc đẩy sự tham gia và cam kết của tất cả nhân viên trong việc duy trì thực hiện 5S. Từ đây, mỗi nhân viên có thể tự giác tuân thủ và tạo ra cho mình một phong cách làm việc có nề nếp và tính trách nhiệm cao.

3. Lợi ích khi áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Tăng hiệu suất lao động: Môi trường làm việc “chuẩn 5S” giúp nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng các công cụ, tài liệu và thiết bị cần thiết. Thay vì phải tốn thời gian tìm kiếm, họ có thể tập trung hoàn toàn vào công việc của mình, giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian hoàn thành công việc.

Giảm lãng phí: Phương pháp 5S loại bỏ các vật dụng không cần thiết và tối ưu hóa việc sử dụng không gian làm việc. Điều này giúp giảm lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu và tài nguyên nhân lực. Việc này không chỉ giảm chi phí sản xuất mà còn giúp tăng cường lợi nhuận và sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ: Môi trường làm việc sạch sẽ và khoa học giúp giảm thiểu đáng kể sai sót trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Đồng thời, việc mọi thứ được đặt đúng chỗ và dễ dàng truy cập cũng tạo ra sự tin cậy cho sản phẩm/ dịch vụ, gia tăng niềm tin và sự gắn kết của khách hàng.

Tăng cường an toàn lao động: 5S giúp giảm nguy cơ tai nạn và chấn thương do sự va chạm với vật dụng không gọn gàng hoặc môi trường không an toàn. Việc này không chỉ bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của nhân viên, mà còn giảm thiểu rủi ro và chi phí pháp lý cho doanh nghiệp.

Thúc đẩy tinh thần làm việc: Khi nhân viên thấy môi trường làm việc của mình sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức, họ cảm thấy được tôn trọng và có động lực làm việc tốt hơn. Điều này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và tự giác, tạo ra một văn hóa làm việc năng động trong doanh nghiệp.

4. Các bước triển khai mô hình 5S

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Việc thực hiện phương pháp 5S đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Trước khi bắt đầu, hãy nhìn lại hiện trạng doanh nghiệp của bạn:

• Mọi người ở nơi làm việc của bạn có gặp khó khăn khi tìm tài liệu hoặc tệp, dù ở định dạng vật lý hay kỹ thuật số không?
• Có dây cáp điện lỏng lẻo, bị chùng ở nơi làm việc không?
• Có tập hồ sơ, ngăn kéo và tủ nào không được dán nhãn, hoặc chứa nội dung không được đánh dấu và khó xác định không?
• Không gian làm việc ở những nơi quan trọng có bị chiếm dụng bởi những vật dụng thừa thãi không?
• Có giấy tờ nào ở nơi làm việc không được sử dụng và bám đầy bụi không?
• Mọi người có biết cách sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp và nhận thức đầy đủ về vai trò cũng như trách nhiệm của mình không?

Nếu bạn trả lời CÓ cho bất kỳ câu hỏi nào nêu trên, 5S chính xác là những gì bạn cần!

Bước 2: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

Quy trình 5S bắt đầu bằng việc xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động chi tiết. Điều này đòi hỏi tổ chức phải đặt ra mục tiêu cụ thể cho quá trình triển khai 5S, đồng thời lập ra các bước cụ thể để đạt được mục tiêu đó. 

Một kế hoạch hiệu quả cần phải xác định rõ:

• Các công cụ và tài nguyên cần thiết
• Các hoạt động cụ thể và thời gian dự kiến cho từng bước
• Ngân sách ước tính cho mỗi bước của lộ trình
• Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong doanh nghiệp: người quản lý, người giám sát, người thực thi công việc A B C,…

Song song với đó, doanh nghiệp cũng cần truyền thông về 5S và kế hoạch triển khai 5S trong nội bộ, để tất cả nhân viên nắm được tinh thần và sẵn sàng thực hiện.

Bước 3: Đào tạo, hướng dẫn thực hiện

Đào tạo và hướng dẫn là một phần không thể thiếu của quy trình triển khai 5S. Bước này giúp xây dựng nền tảng kiến thức cho nhân viên, và tạo ra sự đồng thuận cũng như cam kết của nhân viên đối với quy trình 5S.

Trước khi bắt đầu thực hiện, các nhân viên cần phải được đào tạo về ý nghĩa, mục tiêu và cách thức thực hiện của mỗi bước trong quy trình 5S. Sau đó, công tác hướng dẫn sẽ tập trung vào cách áp dụng 5S trong môi trường làm việc cụ thể của doanh nghiệp, từng phòng ban, từng công việc. 

Hoạt động đào tạo và hướng dẫn có thể thông qua các buổi training trực tiếp, lớp học trực tuyến, video hướng dẫn, tài liệu học tập,… 

Bước 4: Tiến hành thực hiện

Sau khi đã xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động, tổ chức sẽ bắt đầu tiến hành thực hiện 5S. Mỗi bước cần được thực hiện theo kế hoạch và lộ trình hành động đã được xây dựng, và cần có sự hỗ trợ và quản lý từ lãnh đạo để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quá trình.

Và trong quá trình tiến hành 5S, doanh nghiệp đừng quên xử lý các sự vụ vi phạm, đồng thời ghi nhận và khen thưởng các cá nhân làm tốt.

Bước 5: Đánh giá, cải tiến

Quá trình thực hiện 5S cần được đánh giá, để xác định các điểm mạnh và yếu và đề xuất các cải tiến phù hợp. Phản hồi từ nhân viên và quản lý chính là cơ sở để cải thiện quy trình 5S và tạo ra sự phát triển liên tục. 

Doanh nghiệp có thể tiến hành cuộc họp đánh giá kết quả, tổ chức khảo sát hoặc phỏng vấn nhân viên, hoặc sử dụng các công cụ đánh giá hiệu suất khác nhau. Dựa trên phản hồi nhận được, các biện pháp cải tiến sẽ được thực hiện để nâng cao quy trình 5S và đảm bảo sự liên tục cải thiện.

Bước 6: Duy trì thực hiện

Cuối cùng, quy trình 5S cần được duy trì và thực hiện liên tục theo thời gian. Việc duy trì bao gồm việc thực hiện kiểm tra định kỳ, giữ gìn và tuân thủ các tiêu chuẩn đã đặt ra, và xử lý các vấn đề khi chúng xuất hiện. 

Các biện pháp duy trì có thể bao gồm việc thiết lập một lịch trình kiểm tra và bảo trì định kỳ, và tạo ra một hệ thống phản hồi và xử lý khiếu nại từ phía nhân viên hoặc khách hàng.

Theo: Base.vn