Phương pháp và quy trình thu hồi công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Công nợ của doanh nghiệp là gì?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh các giao dịch mua, bán giữa doanh nghiệp và khách hàng. Các sản phẩm hàng hóa đã được giao cho khách hàng, tuy nhiên khách hàng trả chưa đủ số tiền cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp mua các thiết bị, máy móc, hàng hóa, dịch vụ,… từ những doanh nghiệp khác nhưng chưa trả đủ số tiền mua đó. Vậy nên ở hai trường hợp trên nếu như doanh nghiệp thu hồi hoặc thanh toán được một phần khoản tiền giao dịch, số tiền còn lại phải chuyển sang kỳ sau mới thanh toán hoặc thu hồi thì được gọi là công nợ của doanh nghiệp. Người đảm nhận việc theo dõi, quản lý công nợ trong doanh nghiệp là kế toán công nợ.

2. Các loại công nợ của doanh nghiệp

Dựa theo cách hiểu trên thì công nợ của doanh nghiệp được chia thành hai loại đó là công nợ phải trả và công nợ phải thu.

Thứ nhất là công nợ phải trả trong doanh nghiệp:

• Công nợ phải trả bao gồm những khoản phải trả cho các công ty khác khi doanh nghiệp mua các thiết bị máy móc, hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, nguyên vật liệu, .. mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho công ty đó.
• Các khoản nợ mà doanh nghiệp nợ của nhân viên, của cơ quan nhà nước, nợ tiền vay cá nhân hay các khoản nợ khác như là nhận ký cược , ký quỹ.

Thứ hai là công nợ phải thu trong doanh nghiệp:

• Công nợ phải thu là khi bán các hàng hóa, thiết bị, máy móc, cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư của doanh nghiệp cho khách hàng, các nhà cung cấp nhưng chưa thu được hết tiền hoặc là chưa thanh toán tiền thì phần tiền còn nợ đó là công nợ phải thu. Công việc theo dõi, kiểm soát công nợ phải thu này do kế toán chịu trách nhiệm.
• Các khoản phải thu nội bộ trong doanh nghiệp như: phải thu công ty mẹ, phải thu nhân viên…
• Các khoản tạm ứng của nhân viên của doanh nghiệp để thực hiện đi công tác, sản xuất, kinh doanh, hoặc các công việc khác được giám đốc công ty phê duyệt. Khi thực hiện xong nhiệm vụ, công việc thì nhân viên phải có trách nhiệm hoàn ứng cho khoản tạm ứng đó cho công ty.

>> Tìm hiểu ngay khoá học quản trị & thu hồi công nợ hiệu quả

3. Quy trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp

Bước 1: Xác minh hồ sơ, yêu cầu thu hồi nợ

• Xác minh tính pháp lý hồ sơ và yêu cầu thu hồi nợ: xem xét, đánh giá hồ sơ, yêu cầu của doanh nghiệp, đối chiếu hồ sơ, chứng từ và các tài liệu liên quan đến yêu cầu thu hồi nợ của doanh nghiệp
• Xác minh sơ bộ về đối tượng, khả năng thanh toán nợ của bên có nghĩa vụ

Bước 2: Đàm phán, thương lượng thu hồi nợ

• Quá trình gặp gỡ làm việc, thương lượng, đàm phán với bên có nghĩa vụ thanh toán công nợ, nếu bên đối tác có thiện chí về việc trả nợ thì việc lựa chọn giải pháp đàm phán thanh toán nợ thông qua thương lượng sẽ được chúng tôi tư vấn cụ thể cho khách hàng.

Bước 3: Thực hiện khởi kiện thu hồi nợ

Trường hợp thương lượng không thành thì doanh nghiệp tiến hành những thủ tục pháp lý để thực hiện thu đòi công nợ như:

• Soạn thảo đơn khởi kiện, Hồ sơ khởi kiện và thực hiện khởi kiện tại TAND cấp có thẩm quyền hoặc tại Trung tâm trọng tài thương mại
• Đại diện cho khách hàng hoặc cử Luật sư tham gia bảo vệ cho khách hàng
• Tư vấn, soạn thảo hồ sơ yêu cầu thi hành án 

4. Phương pháp thu hồi công nợ

1. Soạn thư, công văn yêu cầu khách nợ thanh toán

Ngoài việc nói chuyện qua điện thoại hoặc gặp nhau trực tiếp, doanh nghiệp có thể soạn thảo những bức thư, văn bản yêu cầu bên khách nợ thanh toán khoản nợ cho mình sao cho hiệu quả nhất.

Thư yêu cầu thanh toán nợ vừa giúp khách nợ nắm bắt được thông tin cần thiết về khoản nợ, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,… vừa là căn cứ để doanh nghiệp khởi kiện, xác định thời hiện khởi kiện và là căn cứ để tạo lợi thế trong việc cung cấp hồ sơ, chứng cứ trước Tào án sau này.

2. Đàm phán để thu hồi công nợ khó đòi

Quá trình đàm phán thu hồi nợ có thể được chia làm nhiều giai đoạn. Tùy từng giai đoạn chúng ta sử dụng các kỹ năng đàm phán khác nhau, cụ thể:

– Giai đoạn nhắc nhở: Khi sắp đến hạn thanh toán mà khách nợ vẫn chưa có dấu hiệu trả nợ. Doanh nghiệp sẽ gọi điện trao đổi với khách nợ nhằm nhắc nhở khoản nợ của họ đã gần đến thời hạn tối đa để thanh toán. Có thể hỏi khách nợ xem thời gian cụ thể họ có thể thanh toán khoản nợ cho mình, nếu khách nợ hẹn thời gian trả nợ muộn hơn so với kỳ hạn trả nợ (không quá 1 tuần), có thể gia hạn thêm cho khách nợ; tìm hiểu lý do trong trường hợp khách hàng nói chưa thể trả nợ để tìm phương án thu hồi nợ khác,…

– Giai đoạn hẹn gặp: Sau khi gọi điện nhắc nhở nhưng khách nợ vẫn chưa chịu thanh toán, doanh nghiệp có thể sắp xếp một buổi gặp gỡ với khách nợ để có thể trao đổi trực tiếp với khách nợ về khoản nợ. Trong quá trình nói chuyện, người phụ trách đàm phán thu hồi nợ nên tỏ ra thiện chí, tin tưởng vào khách nợ. Tuy nhiên, có thể nhắc nhở ở mức độ mạnh hơn nếu khách nợ vẫn không chịu thỏa hiệp.

– Giai đoạn Cảnh cáo: Nếu khách nợ vẫn tiếp tục thất hẹn, doanh nghiệp cần thể hiện thái độ đòi nợ nghiêm khắc hơn, đưa ra những hậu quả bất lợi cho khách nợ nếu họ không thanh toán. Lần này, doanh nghiệp nên đề nghị khách nợ cam kết thanh toán khoản nợ bằng văn bản.

3. Khởi kiện để thu hồi nợ khó đòi

Sau khi dùng mọi biện pháp trên mà khách nợ vẫn không có thiện chí trả nợ, doanh nghiệp tỏ thái độ đòi nợ dứt khoát và thông báo với khách nợ về khả năng đưa vụ việc ra tòa. Doanh nghiệp dành ra cho khách nợ một khoảng thời gian để xem xét phản ứng của khách nợ trước việc đưa vụ việc ra tòa. Nếu khách nợ vẫn không hợp tác trả nợ thì doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, thủ tục cần thiết để khởi kiện lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết thu hồi nợ cho mình.

Nguồn: Tổng hợp internet