POLC và ứng dụng thực tế của POLC trong doanh nghiệp

1. POLC là gì?

POLC là một khung lý thuyết biểu thị về 4 chức năng chính của công tác quản trị doanh nghiệp. POLC là viết tắt của 4 chữ cái đầu trong tiếng Anh bao gồm: 

• P – Planning: Lập kế hoạch
• O – Organizing: Tổ chức
• L – Leading: Dẫn đầu
• C – Controlling: Kiểm soát 

Mô hình giúp tổ chức và cấp quản lý hiểu rõ hơn về các chức năng cơ bản mà họ cần thực hiện để quản lý và điều hành hiệu quả. Đồng thời tạo ra sự cân đối giữa các hoạt động quản trị và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của một tổ chức đều được quản lý một cách chặt chẽ.

Các cấp quản lý không bắt buộc phải tham gia vào tất cả các chức năng trong POLC mà có thể tập trung vào những chức năng phù hợp với vị trí và nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên, mô hình POLC vẫn cung cấp một khung làm việc hữu ích để tổ chức thông tin, xác định trách nhiệm và phân phối công việc trong quá trình quản trị doanh nghiệp.

2. 4 Chức năng chính của POLC doanh nghiệp cần nắm rõ

2.1. Planning – Lập kế hoạch

Lập kế hoạch chiến lược và quản lý mục tiêu của tổ chức là chức năng cốt lõi trong hoạt động quản trị. Tại đó, các nhà quản trị thiết lập kế hoạch và xây dựng các hành động thể để đạt được mục tiêu cụ thể.

Điểm đáng chú ý là các kế hoạch phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Có như vậy, quá trình thực hiện mục tiêu mới đạt hiệu quả cao và đúng như mong muốn của nhà quản trị đã đề ra. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra nhiều khó khăn và thách thức trong hoạt động quản trị. Đòi hỏi các doanh nghiệp, nhà quản trị phải nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo để: 

• Đảm bảo tính thống nhất giữa mục tiêu và chiến lược.
• Duy trì sự nhất quán giữa các mục tiêu, định hướng chiến lược.

2.2. Organizing – Tổ chức

Chức năng thứ 2 thuộc mô hình POLC là Organizing – Tổ chức và tạo sự ảnh hưởng. Hiểu đơn giản, là việc doanh nghiệp/ nhà quản lý tổ chức các hoạt động để đảm bảo sự phát triển của cơ cấu tổ chức và mục tiêu đã đề ra. Mọi công việc nên được phân bổ rõ ràng về trách nghiệm và vai trò của từng cá nhân, phòng ban và các đối tượng có liên quan. Nhìn chung, nhà quản trị giữ vị trí quan trọng trong các hoạt động: xây dựng cơ cấu tổ chức, phân bổ nguồn lực, thiết kế công việc.

Bên cạnh đó, những thách thức nhà quản trị phải đối mặt trong quá trình quản lý nguồn nhân lực như xác định phương hướng cho từng nhiệm vụ, tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, đa dạng hóa quy trình thiết kế công việc. Doanh nghiệp và nhà quản lý cần xây dựng môi trường và tạo điều kiện tốt nhất để phát triển đội ngũ nhân sự một cách toàn diện. 

2.3. Leading – Lãnh đạo

Leading (Lãnh đạo) là việc hướng dẫn và tạo động lực cho nhóm làm việc để thực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu. Người lãnh đạo cần truyền đạt tầm nhìn, định hướng và giúp nhân viên thấy mình có ý nghĩa trong công việc. Lãnh đạo cũng thúc đẩy sự sáng tạo và thấu hiểu nhu cầu của đội ngũ.

Trong quá trình đó, nhà quản trị phải đối mặt với những biến động của thị trường và các tác nhân có ảnh hưởng khác. Điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có khả năng thích nghi nhanh chóng và áp dụng các kỹ năng quản lý theo tình hình thực tế.

2.4. Controlling – Kiểm soát

Đối với chức năng Controlling (Kiểm soát) – đây là việc theo dõi và đánh giá hiệu suất thực tế so với kế hoạch đã đề ra. Nếu có sự chênh lệch, người quản lý phải thực hiện các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi hoạt động đang diễn ra theo đúng hướng mục tiêu. Cụ thể các hoạt động trong chức năng Controlling lần lượt là đặt tiêu chí hiệu suất, so sánh với tiêu chuẩn và thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện.

Bên cạnh đó, thách thức về phương pháp kiểm soát chiến lược càng đòi hỏi  các nhà lãnh đạo cũng phải chủ động trang bị kiến thức, áp dụng chuyển đổi số và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cũng như tối ưu hóa nền tảng.

3. Vai trò của mô hình lý thuyết POLC trong doanh nghiệp

Mô hình POLC có vai trò quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp. POLC chính là bộ khung quản lý giúp tổ chức xác định mục tiêu, tổ chức công việc, tạo động lực và kiểm soát hoạt động để đạt được thành công và phát triển bền vững. Tương ứng với 4 chức năng của POLC, vai trò của mô hình này trong doanh nghiệp cụ thể như sau: 

• Planning: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được chúng. 
• Organizing: Xây dựng cơ cấu tổ chức và phân chia nhiệm vụ.
• Leading: Thúc đẩy động viên và hướng dẫn nhóm.
• Controlling: Theo dõi tiến độ và điều chỉnh nếu cần.

4. Ví dụ thực tế về mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Apple

Không chỉ với Amazon, Apple cũng đã tạo ra một hành trình ấn tượng trong việc áp dụng mô hình quản lý POLC. Từ việc xây dựng chiến lược đến tổ chức hiệu quả, lãnh đạo sáng tạo và kiểm soát chặt chẽ, Apple đã khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông qua những sản phẩm và dịch vụ độc đáo.

Hoạch định – Planning

– Apple đã cam kết tạo trải nghiệm tùy chỉnh cho từng nhóm khách hàng, đó là lý do hàng triệu người mong đợi sản phẩm của họ.

– Apple tổ chức hàng loạt buổi hội thảo miễn phí để đào tạo về sản phẩm và thương hiệu. Năm 2019, họ  đã tổ chức WWDC (Apple Worldwide Developers Conference) với hơn 5,000 nhà phát triển tham gia.

Tổ chức và phân bổ – Organizing

– Nhân viên của Apple có quyền đóng góp ý kiến cải tiến sản phẩm. Họ thường tổ chức “Hackathons” nơi nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng sáng tạo cho các dự án mới.

– Apple tập trung vào việc đào tạo liên tục cho nhân viên. Họ đã đầu tư hơn 90 triệu đô la vào việc đào tạo và phát triển nhân viên vào năm 2020.

Lãnh đạo – Leading

– Sự lãnh đạo của Steve Jobs đã đóng góp rất lớn vào thành công của Apple. Sản phẩm như iPod, iPhone và iPad đều mang dấu ấn sáng tạo và thiết kế đơn giản của ông.

– Dưới sự lãnh đạo của Tim Cook, Apple đã duy trì sự tập trung vào chất lượng và tính độc đáo của sản phẩm. Cook đã định hình lại chiến lược sản xuất và mở rộng mạng lưới cửa hàng Apple trên toàn cầu.

Kiểm soát – Controlling

– Apple tập trung kiểm soát hiệu suất bằng cách đo lường thành công qua doanh thu và lợi nhuận. Năm 2021, doanh thu của Apple đạt hơn 365 tỷ đô la, tăng 29% so với năm trước đó.

– Mỗi khi Apple ra mắt phiên bản mới, thông tin về hàng triệu đơn hàng được đặt trước và hàng đợi dài tại các cửa hàng Apple trên khắp thế giới.

Theo: 1 Office