Quản lý chi phí và xác định các chi phí trong doanh nghiệp

Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty.

1. Xác định chi phí trong doanh nghiệp

Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí chung.

1.1. Chi phí lao động trực tiếp:

Là tiền lương và các khoản liên quan trả cho công nhân lao động trực tiếp mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo lượng thời gian đã sử dụng để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc để cung cấp một dịch vụ cụ thể.

1.2. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

• Giá mua nguyên vật liệu;
• Chi phí tồn trữ;
• Chi phí đặt hàng;
• Tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ.

1.3. Chi phí chung bao gồm:

• Chi phí sản xuất chung;
• Chi phí bán hàng;
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí có thể được xác định là:

• Chi phí biến đổi: Là tổng của chúng thay đổi tỉ lệ thuận với mức sản lượng;
• Chi phí cố định: Là chi phí không thay đổi khi mức sản lượng thay đổi.

2. Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của DN không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của DN trong thời kỳ hội nhập.

Hiện nay, giải pháp thông thường mà các DN áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí.. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của DN và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt”.

Đặc biệt, vấn đề DN, nhất là những công ty quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, DN thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.

Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi DN tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây: 

2.1. Lập định mức chi phí.

Trước hết, DN phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của DN. Như vậy, DN phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty.

2.2. Xác định chi phí thực tế.

Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để DN chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí.

Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, DN phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động.

Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, DN sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên. Chủ DN phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý.

2.2.1. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí. 

Làm cách nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí? Các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.

2.2.2. Tham gia và trao đổi. 

Bạn cần phải trao đổi với nhân viên về chi phí nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Không nên cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu cần phải cung cấp đúng lúc đúng chỗ bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu. Tức là thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Nhưng phải thường xuyên thay đổi làm mới các thông báo để tránh việc quá quen thuộc.

2.2.3. Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí. 

Cung cấp thông tin phải hồi về ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của nhân viên để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí. Nếu như người chủ doanh nghiệp không khuyến khích sự quan tâm đến chi phí ngay từ bây giờ, thậm chí khi điều này chưa có tác dụng trực tiếp, thì bạn khó tạo ra được ý thức tiết kiệm chi phí đó của nhân viên khi bạn vô cùng cần đến điều đó.

3. Cách tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

3.1. Tối ưu hoá các hoạt động quản lý

Tối ưu hóa các hoạt động quản lý giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí hoạt động. Việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý hoạt động kinh doanh và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Doanh nghiệp cần kiểm soát hoạt động làm việc phải thực hiện theo đúng quy trình. Đối với những việc không quan trọng có thể cắt bớt để giảm các chi phí thừa thãi. Quy trình làm việc không rõ ràng, quy củ rất dễ dẫn đến tình trạng năng suất kém, ảnh hưởng tới khâu vận hành của tổ chức.

3.2. Sử dụng công nghệ hiện đại

Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp là việc thiết yếu để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính,… có thể giảm chi phí về nguồn lực và tiết kiệm thời gian.

3.3. Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Để tiết kiệm một khoản lớn chi phí quản lý doanh nghiệp, các tổ chức nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy xem xét các mục tiêu mà mình nhắm đến, nhà cung cấp đó có đáp ứng được hay không.

Xem xét từ dịch vụ, chất lượng sản phẩm, các vật tư cần thiết, đặc biệt là chi phí có phù hợp hay không. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần có thời gian để chọn lọc trước khi ký kết hợp đồng đối với bất kỳ nhà cung cấp nào.

Mặc dù có thể không đóng góp trực tiếp vào doanh thu cho doanh nghiệp, nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh nói chung cho bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ nào.

Nguồn: Tổng hợp internet