Quản lý nhân sự là gì? Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự là việc khai thác, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Vì nhân viên là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó quản lý nhân sự là hoạt động cần thiết với mọi doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào không chỉ riêng lĩnh vực kinh doanh.

Để quản lý nhân sự hiệu quả, hoạt động không thể thiếu của nhà quản lý chính là xây dựng quy trình quản lý nhân sự hợp lý, bao gồm hoạt động tuyển dụng thông minh, đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân lực một cách đúng đắn và những quy định/hoạt động giúp gắn kết nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

2. Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự

Một hệ thống quản lý nhân sự cần đầy đủ thông tin về người lao động, khi cần xuất thông tin của bất cứ nhân sự nào thì có thể có ngay trong thời gian ngắn nhất.

Thông tin quản lý nhân sự có thể dựa vào cách xây dựng và quản lý dữ liệu thông qua việc triển khai sau:

• Xây dựng bảng theo dõi theo phòng ban (Họ tên, năm sinh, quê quán, chức danh, ... các thông tin thuộc cá nhân nhân sự)
• File hồ sơ theo dõi tuyển dụng, nhằm lưu giữ và có thể tuyển chọn được những ứng viên đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng về sau.
• Bảng kết quả đánh giá thực hiện công việc, lưu giữ quá trình hoàn thành công việc của nhân sự, từ đó có những chiến lược nhân sự phù hợp như: đào tạo, cơ cấu lại nhân sự kịp thời và hợp lý hơn.
• Bảng theo dõi lương: nắm bắt được mức lương nhân viên đang được hưởng và có thể điều chuyển mức lương phù hợp cho từng vị trí

Khâu lưu trữ những thông tin này là vô cùng quan trọng, giúp người quản lý có thể nắm được tình trạng nhân viên của mình bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó, đảm bảo đảm bảo quyền lợi mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp xứng đáng được nhận trong quá trình làm việc.

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Để quản lý nhân sự hiệu quả, cần phải xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp. Việc xây dựng này phụ thuộc vào mô hình của mỗi doanh nghiệp. Các chiến lược cần quan tâm ở đây:

• Quy trình tuyển dụng phỏng vấn nhân sự
• Kế hoạch đào tạo và quy trình điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban
• Các chế độ đãi ngộ, lương thưởng
• Những nội quy, quy định và văn hóa được áp dụng tại doanh nghiệp

Vì nhân sự là lực lượng nòng cốt của mỗi doanh nghiệp nên tuyển dụng nhân sự là một khâu vô cùng quan trọng cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc và xây dựng hợp lý, đảm bảo chọn được cho doanh nghiệp những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Từ đó có thể triển khai và thực hiện các chiến lược khác hiệu quả

Bước 3: Bản mô tả công việc rõ ràng và phân công phù hợp cho từng nhân sự

Căn cứ trên quy trình làm việc cụ thể, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ được giao nhanh và chính xác hơn. Nhân viên làm việc theo nhóm hoặc theo phòng, ban sẽ không bị chồng chéo công việc để đảm bảo thực hiện đủ các công việc cần làm.

Bên cạnh việc giúp nhân viên thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn, việc mô tả rõ ràng này còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách dễ dàng và chính xác

Bộ phận quản lý nhân sự cần định hướng công việc một cách rõ ràng, phân công công việc phù hợp với mỗi cá nhân, cần biết được năng lực của từng nhân viên để phân công vào vị trí phù hợp, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng.

Bước 4: Đặt ra mục tiêu làm việc và có tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mục tiêu là động lực thúc đẩy của mọi tổ chức, giúp thành viên tham gia tổ chức ấy có quyết tâm trong công việc để tạo ra hiệu quả hơn. Doanh nghiệp càng có mục tiêu rõ ràng, khả năng thành công sẽ càng cao và lợi ích nhận được sẽ càng lớn.

Để đánh giá công việc theo từng giai đoạn thời gian, mỗi phòng ban nên lập ra bảng vừa để người quản lý trực tiếp biết được hiệu quả công việc của nhân viên đến đâu, vừa để đánh giá mức độ công việc hoàn thành ra sao.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc

Mỗi bộ phận, phòng ban nên lập ra bảng đánh giá kết quả công việc của nhân viên theo từng giai đoạn thời gian cụ thể (tuần, tháng, quý,...).

Nếu nhân viên có thành tích tốt, sau khi được đánh giá công việc, người quản trị cần có một lời khen ngợi hoặc động viên trong trường hợp ngược lại.

Nguồn: tổng hợp