Quy trình 5 bước giao việc hiệu quả dành cho nhà quản lý

1. Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng của người quản lý trong việc ủy thác, phân công công việc cho nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả. Đây là quá trình mà người quản lý chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên để họ có thể hoàn thành công việc được giao.

Kỹ năng giao việc bao gồm các yếu tố sau:

• Xác định rõ ràng công việc cần giao và mục tiêu cần đạt được.
• Lựa chọn nhân sự thích hợp để giao việc.
• Truyền đạt và hướng dẫn công việc một cách rõ ràng.
• Theo dõi và đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
• Hỗ trợ, động viên và phát triển năng lực nhân viên.

Một nhà quản lý giỏi cần phải nắm vững các kỹ năng này để có thể giao việc hiệu quả, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của cả tổ chức.

2. Quy trình 5 bước giao việc hiệu quả

Bước 1: Xác định rõ nội dung công việc cụ thể

Trước khi giao việc, nhà quản lý cần xác định rõ ràng công việc cần giao, bao gồm:

• Mô tả công việc chi tiết: nội dung, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, thời hạn hoàn thành.
• Xác định rõ mục tiêu, mục đích, yêu cầu, kết quả cần đạt được.
• Xác định nguồn lực, điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc.

Việc xác định rõ ràng công việc giúp nhà quản lý có cơ sở để lựa chọn nhân sự phù hợp và truyền đạt công việc một cách hiệu quả.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự thích hợp để giao việc

Sau khi xác định công việc cần giao, nhà quản lý cần phải lựa chọn nhân sự phù hợp dựa trên các tiêu chí sau:

• Năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên.
• Sở trường, sở thích và khả năng của nhân viên.
• Khối lượng công việc và các ưu tiên của nhân viên.
• Nhu cầu phát triển và cơ hội thể hiện bản thân của nhân viên.

Việc lựa chọn đúng người để giao việc sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nhân viên.

Bước 3: Giao việc

Khi giao việc, nhà quản lý cần truyền đạt công việc một cách rõ ràng, cụ thể, bao gồm:

• Mô tả chi tiết công việc, nhiệm vụ, tiêu chuẩn hoàn thành.
• Phân định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm của nhân viên.
• Hướng dẫn các bước, quy trình, kỹ thuật để hoàn thành công việc.
• Xác định rõ thời hạn hoàn thành và các yêu cầu về báo cáo tiến độ.
• Lắng nghe phản hồi, ý kiến của nhân viên và giải đáp thắc mắc.

Cách giao việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và cam kết hoàn thành công việc.

>> Tìm hiểu ngay: Khóa học kỹ năng giao việc & ủy quyền

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Sau khi giao việc, nhà quản lý cần tiến hành theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, bao gồm:

• Kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
• Giám sát chất lượng, tính đúng hạn của công việc.
• Nắm bắt các khó khăn, vướng mắc của nhân viên và hỗ trợ kịp thời.
• Đưa ra các điều chỉnh, hướng dẫn bổ sung nếu cần thiết.

Việc theo dõi tiến độ giúp nhà quản lý can thiệp kịp thời, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Bước 5: Đánh giá kết quả

Sau khi công việc được hoàn thành, nhà quản lý cần tiến hành đánh giá kết quả, bao gồm:

• So sánh kết quả thực tế với mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra ban đầu.
• Đánh giá mức độ hoàn thành, chất lượng, hiệu quả của công việc.
• Nhận xét, phản hồi về quá trình thực hiện và kết quả đạt được.
• Rút kinh nghiệm cho những lần giao việc tiếp theo.

Việc đánh giá kết quả giúp nhà quản lý có cơ sở để ghi nhận, khen thưởng và phát triển năng lực nhân viên. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để cải thiện, hoàn thiện quy trình giao việc trong tương lai.

Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng giao việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc. Việc áp dụng quy trình giao việc hiệu quả, tuân thủ nguyên tắc giao việc cho nhân viên cấp dưới và vượt qua những trở ngại phổ biến sẽ giúp nhà quản lý đạt được kết quả tốt nhất.

Theo: 1office.vn