Quy trình 5 bước quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý dự án được chia thành các hoạt động như xác định mục tiêu dự án cần đạt được, lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, cải tiến dự án, hạn chế rủi ro, và kết nối giữa các thành viên trong dự án.

Quy trình 5 bước quản lý dự án cho doanh nghiệp 

Quy trình quản lý dự án về cơ bản bao gồm 5 bước: Khởi động, Lập kế hoạch, Triển khai, Giám sát và kiểm soát, Kết thúc. 

Bước 1: Khởi động (Initiating)

Khởi động dự án là bước đầu tiên trong quy trình quản lý. Mục đích của giai đoạn này là xây dựng hồ sơ khởi động dự án. Bản hồ sơ này cần trả lời các câu hỏi xuyên suốt quy trình quản lý dự án, bao gồm mục tiêu tổng quan, các bên có liên quan, rủi ro của dự án, những lợi ích sẽ thu được, và ngân sách dự án.

Bạn có thể sử dụng mô hình SWOT để xác định được tiềm năng nội tại của doanh nghiệp (điểm mạnh, điểm yếu) và các biến động do yếu tố bên ngoài mang lại (cơ hội, thách thức), từ đó xác định được tỷ lệ thành công của dự án.

Bước 2: Lập kế hoạch (Planning)

Sau khi ý tưởng đã được ban lãnh đạo phê duyệt, người quản lý dự án cần lên kế hoạch cho dự án đó, nghĩa là sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án.

Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của dự án (project goal). Một dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng hãy đảm bảo rằng chúng đều tuân theo mô hình SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Realistic – thực tế; Timely – có thời gian cụ thể).

Điều cần làm tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao (project deliverable) sản phẩm, dịch vụ từ đội nhóm của bạn tới khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án. Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch.

Tiếp đó, bạn cần xác định lộ trình dự án (project schedule) – lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình dự án sẽ được tạo lập sau khi bạn lần lượt xác được các nhiệm vụ cần làm, độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Lộ trình dự án càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ. 

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ (supporting plans), có thể là kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án, hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án, sau đó giao việc cụ thể đối với từng nhiệm vụ. Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan về cách bạn sẽ cập nhật thường xuyên về tiến độ dự án. Và đừng quên dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra với dự án, để bạn có thể chuẩn bị cách phòng ngừa, và cách đối phó tốt nhất khi có tình huống xấu xảy ra.

Bước 3: Triển khai (Executing)

Triển khai là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án, quyết định tới 60% sự thành công của một dự án, bởi lẽ các hoạt động diễn ra đều liên quan trực tiếp tới kết quả cuối cùng.

Trước khi bắt tay vào triển khai, bạn có thể tổ chức một cuộc họp để phổ biến cho tất cả các thành viên về thông tin, mục tiêu và các việc cần làm của dự án. 

Sau đó, các hoạt động của dự án sẽ được thực hiện theo như kế hoạch đã vạch ra. Xuyên suốt giai đoạn này, bạn sẽ cần vận dụng kỹ năng quản lý công việc của mình để đảm bảo các hoạt động này tuân theo tiêu chuẩn về hiệu quả, tiến độ, sử dụng nguồn lực hợp lý. Nếu có vấn đề phát sinh xảy ra, bạn cần biết cách xử trí phù hợp để đưa mọi thứ quay trở về đúng quỹ đạo. 

Song song với trách nhiệm công việc, một yếu tố vô cùng quan trọng khác trong triển khai dự án là quản trị con người. Với tư cách là một nhà quản lý, bạn sẽ cần đóng vai trò dẫn dắt, đảm bảo sự giao tiếp và phối hợp ăn ý giữa toàn bộ các thành viên trong đội ngũ triển khai và các bên liên quan. 

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp

Bước 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Sau khi dự án đi vào hoạt động, nhà quản trị cần thường xuyên kiểm tra tiến độ của dự án để báo với các bên liên quan. Việc giám sát và kiểm tra này cần đặc biệt chú trọng, bởi nhờ nó mà bạn có thể phát hiện ra những điểm chậm trễ hoặc tắc nghẽn trong luồng công việc, từ đó nhanh chóng đưa ra giải pháp tháo gỡ, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.

Bên cạnh đó, bạn cần thực hiện kiểm soát chất lượng định kỳ để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng được các tiêu chuẩn đã đề ra. Nếu có các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng, đội ngũ cần xác định và sửa chữa ngay khi chúng xuất hiện.

Kiểm soát chi phí dự án cũng là một khía cạnh không thể bỏ qua. Bạn sẽ cần theo dõi việc sử dụng ngân sách dự án một cách liên tục và cẩn trọng, đảm bảo rằng mọi số tiền chi ra đều đúng mục đích và mang lại hiệu quả, không vượt quá mức ngân sách đã được phê duyệt.

Kế hoạch quản trị rủi ro đã được đưa ra trước tại bước lập kế hoạch dự án. Lúc này, sau quá trình theo dõi và đánh giá các rủi ro thực tế, bạn có thể thực hiện điều chỉnh lại nó nếu cần thiết.

Bước 5: Kết thúc (Closing)

Giai đoạn cuối cùng, khép lại dự án, trước khi ăn mừng khi dự án đạt được thành công hoặc cảm thấy buồn vì dự án chưa đạt như kỳ vọng, bạn nên hoàn thành nốt một số công việc.

Trước tiên là đánh giá hiệu quả dự án từ tổng quan đến chi tiết từng hạng mục dự án, từng công việc. Cần xác định những thành tựu đã đạt được, những điểm yếu cần khắc phục và những “kinh nghiệm xương máu” cần lưu ý cho các dự án tiếp theo.

Sau nữa, nhà quản lý cần review kết quả công việc của từng thành viên tham gia dự án, từ các khía cạnh về ý thức trách nhiệm, chuyên môn nghiệp vụ đến cả khía cạnh năng lượng, tinh thần, thái độ hợp tác cùng đồng nghiệp. Đối với các nhân sự làm tốt cần có chế độ khen thưởng khích lệ. Còn với những nhân sự chưa đủ chuyên môn hoặc mắc các lỗi sai gây thiệt hại cho dự án, sẽ cần có biện pháp nhắc nhở và kế hoạch đào tạo phù hợp.

Và cuối cùng là quyết toán ngân sách, giải ngân cho những nhân sự đã tạm ứng chi tiêu trong dự án. 

Theo: Base.vn