Quy trình 6 bước giúp CEO giải quyết vấn đề hiệu quả

Kỹ năng giải quyết vấn đề được hiểu là khả năng xử lý và ra quyết định chính xác khi gặp phải những tình huống phát sinh ngoài ý muốn trong phạm vi cá nhân hay tổ chức. 

Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với nhà lãnh đạo để ứng dụng trực tiếp vào quá trình xây dựng và vận hành tổ chức, giải quyết tận gốc mọi sự cố xảy ra, hạn chế tối đa thất thoát lãng phí cho doanh nghiệp.

Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề hiệu quả

Bước 1: Nhận định vấn đề

Nhận định vấn đề bao gồm việc xác định bối cảnh và các triệu chứng của vấn đề. Ở bước này bạn có thể sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để điều tra các triệu chứng của vấn đề ví dụ như: Vấn đề xảy ra ở đâu? Nó gây ra ảnh hưởng gì tới doanh nghiệp? Tính chất của vấn đề (có khẩn cấp và quan trọng không?) Cần những nguồn lực gì để giải quyết? Có thuộc quyền hạn xử lý của mình hay không?

Phải hiểu rõ vấn đề thì mới có thể đưa ra các phương án giải quyết chính xác. Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực để tập trung vào các sự cố có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Sau khi đã nhận định được vấn đề đang xảy ra, chúng ta tiến hành tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của nó. Việc tìm ra nguồn gốc của vấn đề có thể căn cứ trên nguyên tắc Pareto hay 80/20 để xác định đâu là nguyên nhân chính (chiếm 20%) dẫn tới vấn đề (80% kết quả). 

Bên cạnh đó, CEO cũng cần phân biệt rõ giữa triệu chứng, vấn đề và nguyên nhân gốc rễ.

Ví dụ:

Doanh thu quý 2 sụt giảm => Đây là triệu chứng.

Dựa vào suy đoán ban đầu có thể là do nhu cầu giảm, nhân viên làm việc kém hiệu quả, đối thủ cạnh tranh đẩy mạnh tiêu thụ, khâu phân phối xảy ra lỗi => Đây là vấn đề.

Sau đó, nguyên nhân chính được xác định là do khâu phân phối bị gián đoạn từ hoạt động vận tải hàng hóa bị ngưng trệ bởi dịch bệnh => Đây là gốc rễ của vấn đề.

Xem thêm: Lịch khai giảng khóa học CEO - Giám đốc điều hành chuyên nghiệp tại Hà Nội

Bước 3: Lên phương án giải quyết
Sau khi đã tìm hiểu được nguyên nhân xảy ra vấn đề, nhà quản lý sẽ đề ra các phương án khác nhau để xử lý nó. Các giải pháp đưa ra có thể dựa trên mô hình nổi tiếng như SWOT để: Xác định điểm mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và thách thức (T) của vấn đề đang phải đối mặt. Từ đó có thể kết hợp để đưa ra các giải pháp: 

• SO (Strengths – Opportunities): tận dụng cơ hội phù hợp với điểm mạnh để cải thiện vấn đề.
• WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng các cơ hội.
• ST (Strengths – Threats): tận dụng điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro thách thức.
• WT (Weaks – Threats): thiết lập các kế hoạch “phòng thủ” để tránh những điểm yếu có thể nảy sinh các vấn đề khác ngoài tầm kiểm soát.

Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu đưa ra phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề lâu dài, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

Bước 4: Phân tích từng phương án 
Đối với từng phương án đưa ra, hãy cân nhắc kỹ những điều sau đây: 

Mặt tích cực của phương án này là gì? Mặt tiêu cực là gì? 

Nó có ảnh hưởng tiêu cực tới ai hay tới việc gì không?

Liệu phương án này đã tối ưu nhất hay chưa và liệu nó có phù hợp với mục tiêu và chiến lược lâu dài của doanh nghiệp?

Bước 5: Ra quyết định và thực hiện

Từ các phân tích phương án phía trên, CEO ra quyết định lựa chọn phương án thích hợp và tối ưu nhất, đồng thời lên kế hoạch triển khai phương án cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện, cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các giải pháp được tuân thủ và thực hiện đúng hướng.

Bước 6: Đánh giá kết quả

Sau khi đưa vào thực hiện bất cứ phương án nào, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó đã tốt chưa và có đưa tới những tác động không mong muốn nào không. Đánh giá kết quả của các phương án được thực hiện giúp bạn giảm thiểu rất nhiều công sức và nguồn lực khi xử lý các vấn đề tương tự lần sau.

Xem thêm: Lịch khai giảng khóa học CEO - Giám đốc điều hành chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh.