Tìm hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Các bước giải quyết vấn đề hiệu quả

Các kỹ năng giải quyết vấn đề cần biết hữu ích nhất 

1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn giản là cách bạn trình bày quan điểm, ý kiến hay kết nối với mọi người. Nó còn là khả năng lắng nghe, đưa ra phản hồi và ghi nhận góp ý của người đối diện.

Bằng cách này, bạn sẽ có thêm nhiều góc nhìn khác nhau để ứng dụng vào giải quyết công việc. Giao tiếp hiệu quả giúp bạn thể hiện tác phong chuyên nghiệp cũng như nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

2. Nghiên cứu và phân tích vấn đề

Khi đối diện với một tình huống phức tạp, bạn cần dành thời gian nghiên cứu nguyên nhân, các yếu tố liên quan. Mặt khác, mục tiêu cần đạt được cũng tác động trực tiếp đến cách thức khắc phục vấn đề của bạn. Nhờ phân tích tình huống kỹ lưỡng,  bạn sẽ cơ sở khách quan để phát huy kỹ năng giải quyết vấn đề của mình một cách chính xác.

3. Kỹ năng ra quyết định
Trong một tập thể, việc bất đồng quan điểm xảy ra khi các thành viên không thống nhất được phương án chung. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề cần được đặt lên hàng đầu.

Nó giúp bạn đưa ra quyết định chắc chắn, quyết đoán và dẫn dắt mọi người cùng làm theo. Đặc biệt, đối với những người lãnh đạo, kỹ năng này vô cùng cần thiết trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

4. Quản lý rủi ro 

Quản lý rủi ro là hoạt động xây dựng quy trình bài bản nhằm tìm ra nguyên nhân, phòng ngừa và dự phòng kế hoạch giải quyết khủng hoảng. Điều này cho phép bạn giảm thiểu tổn thất về chi phí, thời gian cho bản thân và tập thể. Đồng thời, nó cũng thúc đẩy bạn sẵn sàng đương đầu với khó khăn để nắm bắt những cơ hội mới.

5. Kỹ năng sáng tạo

Sự sáng tạo là tiền đề tạo ra những cải tiến vượt bậc trong nhiều lĩnh vực. Vì vậy, người có tư duy sáng tạo sẽ sở hữu khả năng giải quyết vấn đề ấn tượng. Thay vì đi theo những lối mòn cũ, bạn có thể tự mình khám phá những cách làm mới mẻ, khác biệt và hiệu quả.

Các bước giải quyết vấn đề bạn cần biết

Quy trình giải quyết vấn đề là một phần quan trọng trong quản lý và kinh doanh. Dưới đây là một quy trình giải quyết vấn đề sử dụng từ “PROBLEM” như viết tắt cho các bước cần thực hiện:

P – Profile – Phát biểu vấn đề: Đầu tiên, bạn cần xác định vấn đề cụ thể mà bạn đang đối mặt. Điều này đòi hỏi khả năng nhận biết và xác định vấn đề một cách rõ ràng. Một vấn đề nếu được phát biểu đầy đủ sẽ theo cấu trúc như sau:

1. Tên vấn đề: Là 1 câu ngắn gọn

• Rõ ràng và có minh chứng (số liệu) về vấn đề cần giải quyết
• Làm rõ được sự chênh lệch giữa hiện tại và mong muốn

2. Mô tả vấn đề:

• Mục đích, mong muốn
• Hiện trạng
• Hậu quả

R – Root Cause – Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Để giải quyết một vấn đề một cách hiệu quả, bạn cần xác định các nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề đó. Điều này đòi hỏi phải đi sâu vào phân tích để tìm ra tại sao vấn đề lại xuất hiện.

O – Options –  Đề xuất giải pháp: Với những nguyên nhân tìm được, từ đó hãy đưa ra các phương án để giải quyết. Điều này cần sự sáng tạo logic để đưa ra các phương án giải quyết khả thi nhất. Có một số lưu ý khi tìm kiếm các giải pháp như:

• Khuyến khích các thành viên đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt
• Luôn luôn ghi nhận các giải pháp của mọi người
• Tiếp nhận những ý tưởng khác thường
• Cải thiện và kết hợp các ý tưởng

B – Balance – Đánh giá ưu tiên: Có nhiều giải pháp nhưng cần đánh ưu tiên theo các tiêu chí để lựa chọn giải pháp phù hợp theo từng giai đoạn. Các tiêu chí đánh giá giải pháp:

• Lợi ích
• Nguồn lực
• Thời gian
• Tính khả thi
• Rủi ro

Ví dụ:

• Ưu tiên 1: Dễ triển khai, có kết quả luôn, mất ít thời gian, chi phí
• Ưu tiên 2: Có kết quả luôn nhưng cần nhiều thời gian triển khai
• Ưu tiên 3: Có khả thi nhưng cần nhiều thời gian, nguồn lực

L – Launch – Thực hiện: Tiến hành thực thi giải pháp đã chọn, giám sát để đảm bảo giải pháp được thực hiện. Có thể sử dụng công cụ Stars để lập và thực hiện kế hoạch

E – Evaluate –  Đánh giá: Sau khi thực hiện các giải pháp, hãy theo dõi và đánh giá kết quả. Điều này giúp bạn biết xem liệu các biện pháp đã thực hiện có giải quyết vấn đề hay chưa. Giải pháp nào có hiệu quả cần tiếp tục thực hiện, mở rộng; giải pháp chưa có hiệu quả cần xem xét để dừng triển khai hoặc tối ưu thêm.

M – Maintain – Duy trì: Duy trì những giải pháp hiệu quả

Việc sử dụng quy trình “PROBLEM” giúp đảm bảo rằng bạn tiếp cận vấn đề một cách có hệ thống và cẩn thận, từ việc xác định vấn đề cho đến việc thực hiện và đánh giá giải pháp.

Phương pháp giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả nhất

1. Phương pháp 5 Whys

Phương pháp “5 Whys” là một công cụ mạnh mẽ để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Cách thực hiện phương pháp nà đơn giản: bạn đặt liên tiếp năm câu hỏi “Tại sao?” liên quan đến vấn đề cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân cơ bản của nó.

Sakichi Toyoda, nhà công nghiệp, nhà phát minh và người sáng lập của Toyota Industries, đã phát triển phương pháp “5 Whys” vào những năm 1930. Nó trở nên phổ biến vào những năm 1970, và Toyota vẫn sử dụng nó để giải quyết vấn đề cho đến ngày nay.

Dưới đây là cách áp dụng phương pháp “5 Whys” để xác định vấn đề:

Bước 1: Xác định vấn đề cơ bản

Đầu tiên, bạn cần xác định vấn đề cụ thể mà bạn muốn giải quyết. Đảm bảo rằng bạn đã mô tả vấn đề đó một cách rõ ràng.

Bước 2: Hỏi “Tại sao?” lần đầu tiên

Hãy bắt đầu bằng việc hỏi “Tại sao?” về nguyên nhân gây ra vấn đề. Ví dụ: “Tại sao máy in của chúng ta không hoạt động?”

Bước 3: Trả lời và hỏi “Tại sao?” lần thứ hai

Sau khi bạn trả lời lần đầu, hãy tiếp tục hỏi “Tại sao?” về nguyên nhân đó. Ví dụ: “Vì nó hết mực. Tại sao nó hết mực?”

Bước 4: Lặp lại quy trình

Tiếp tục lặp lại quy trình bằng cách hỏi “Tại sao?” và trả lời liên tiếp. Lặp lại cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông thường, bạn cần khoảng năm lần hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân cơ bản.

Bước 5: Xử lý vấn đề gốc rễ

Khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể tập trung vào việc giải quyết nó. Điều này giúp đảm bảo rằng vấn đề không tái phát sau khi bạn đã loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.

Lưu ý rằng phương pháp “5 Whys” đòi hỏi sự cởi mở – opend mindset và khả năng đặt câu hỏi một cách cẩn thận để xác định được nguyên nhân thực sự của vấn đề. Nó có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dự án đến sản xuất và dịch vụ khách hàng để giúp tìm ra các giải pháp hiệu quả.

2. Phương pháp 5M

5M đại diện cho năm yếu tố quan trọng có thể gây ra vấn đề. Chúng là:

• Nhân lực (Man): Đây liên quan đến con người thực hiện công việc và có thể bao gồm số lượng, kỹ năng, đào tạo, và sự quản lý.
• Phương tiện (Machine): Đây liên quan đến các công cụ, thiết bị, máy móc, hoặc công nghệ được sử dụng trong quy trình hoặc sản phẩm.
• Nguyên liệu (Materials): Đây bao gồm các nguyên liệu, vật liệu, hoặc thành phần cần thiết cho quá trình hoặc sản phẩm.
• Phương pháp (Methods): Đây liên quan đến cách thức thực hiện công việc hoặc quy trình. Điều này bao gồm quy trình làm việc, quy tắc, và quy định.
• Chi phí (Money): Đây là yếu tố tài chính, bao gồm ngân sách và nguồn lực tài chính để thực hiện quy trình hoặc sản phẩm.

Theo: Misa Amis