Biểu đồ xương cá: Ý nghĩa, lợi ích và cách triển khai vẽ sơ đồ xương cá

1. Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá là một công cụ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một khiếm khuyết, biến thể, lỗi của một quy trình nào đó. Biểu đồ này có hình dạng giống như một chiếc xương cá, với phần đầu là vấn đề cần giải quyết, các xương nhỏ hơn là những nguyên nhân của vấn đề.

Biểu đồ xương cá được phát triển bởi Kaoru Ishikawa, một kỹ sư người Nhật Bản. Ông đã sử dụng biểu đồ này để phân tích các nguyên nhân của các vấn đề trong sản xuất. Kể từ đó, biểu đồ xương cá đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, quản lý, giáo dục, y tế,...

2. Ý nghĩa và lợi ích của biểu đồ xương cá trong quản lý và giải quyết vấn đề

Phân tích nguyên nhân: biểu đồ xương cá giúp phân tích và xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề. Bằng cách xác định các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ, biểu đồ giúp tìm ra mối quan hệ giữa chúng và tìm ra nguyên nhân chủ đạo.

Tổ chức thông tin: biểu đồ xương cá giúp tổ chức thông tin một cách rõ ràng và hệ thống. Nó cho phép sắp xếp các yếu tố ảnh hưởng vào các nhóm cụ thể, giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy các mối liên kết và tương quan giữa các yếu tố.

Tìm ra giải pháp: biểu đồ xương cá cung cấp một cách tiếp cận hệ thống để tìm ra giải pháp cho vấn đề. Bằng cách xác định nguyên nhân chủ đạo và nguyên nhân phụ, người dùng có thể đề xuất các biện pháp giải quyết cụ thể để loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguyên nhân gây ra vấn đề.

Định hướng tư duy và hợp tác: biểu đồ xương cá khuyến khích tư duy phản biện và hợp tác trong việc giải quyết vấn đề. Bằng cách thúc đẩy sự thảo luận và đóng góp ý kiến từ các thành viên trong nhóm, nó giúp tạo ra sự tương tác và khám phá các giải pháp mới.

Áp dụng đa ngành: biểu đồ xương cá có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, từ quản lý chất lượng, quản lý dự án, nghiên cứu và phát triển, cho đến y tế, giáo dục, sản xuất và dịch vụ.

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định

3. Các thành phần và cách vẽ biểu đồ xương cá

Các thành phần của biểu đồ xương cá

• Nguyên nhân chính (dây xương): Đây là phần trung tâm của biểu đồ xương cá và đại diện cho vấn đề cần giải quyết. Nguyên nhân chính thường được đặt ở phía bên phải dây xương.
• Nhóm nguyên nhân phụ (nhánh): Nhánh là các phần mở rộng từ dây xương và đại diện cho các nhóm nguyên nhân phụ gây ra vấn đề chính. Các nhóm nguyên nhân phụ được vẽ bên trái dây xương và kết nối với nó bằng các đường nối ngắn.
• Các yếu tố ảnh hưởng (hạt xương): Các hạt xương là các phần nhỏ nhất trong biểu đồ xương cá và đại diện cho các yếu tố cụ thể ảnh hưởng đến nguyên nhân phụ. Các yếu tố ảnh hưởng được vẽ như các hạt xương nhỏ nằm trên các nhánh.

4. Các loại biểu đồ xương cá phổ biến

Dưới đây là 2 loại biểu đồ xương cá chính thường được sử dụng hiện nay và đóng vai trò là mẫu tiêu chuẩn:

Sơ đồ xương cá đơn giản

Một xương cá đơn giản chỉ được tạo thành từ 2 thuộc tính với các nguyên nhân gắn liền với phần đầu, đại diện cho vấn đề chính cần giải quyết. Sơ đồ này được sử dụng để giải quyết các vấn đề mà ở đó, các nguyên nhân có thể được nhóm thành hai thuộc tính. Ví dụ: Khi phân tích lưu lượng truy cập trang web, đội ngũ Marketing của doanh nghiệp có thể chọn chia chúng thành 2 kênh, nguồn phải trả tiền và nguồn không phải trả tiền. 

Sơ đồ xương cá 6M

Biểu đồ xương cá Ishikawa 6M được áp dụng vào sản xuất, kinh doanh với 6 yếu tố cơ bản, bao gồm:

Materials – Nguyên vật liệu

Nguyên liệu chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất, vì nếu thiếu nguyên liệu thì không thể tạo ra được sản phẩm hoàn chỉnh. Đặc biệt, người tiêu dùng ngày nay thường rất quan tâm đến chất liệu của sản phẩm, vì vậy nếu một sản phẩm không có được đánh giá tốt, nguyên vật liệu có thể là một trong những yếu tố cần xem xét đầu tiên. Việc lựa chọn nguyên liệu không phù hợp có thể gây giảm chất lượng sản phẩm, làm tổn thương uy tín của doanh nghiệp và gây lãng phí trong quá trình sản xuất.

Manpower – Nguồn nhân lực

Trong 6M, nhóm nguyên nhân này được xem là khá hiếm và khó điều khiển nhất vì nó có liên quan trực tiếp đến con người và quá trình sản xuất. Chất lượng của sản phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu có sự thiếu sót về kỹ năng, chuyên môn hay sự bất cẩn của nhân viên.

Mother Nature – Môi trường

Một số yếu tố môi trường không thể kiểm soát trước, ví dụ như thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn,... Mặc dù có một số yếu tố môi trường có thể được dự đoán và có khả năng kiểm soát, nhưng cũng có những yếu tố không thể tránh khỏi.

Machines – Máy móc, thiết bị

Nếu không thực hiện việc nâng cấp và bảo trì máy móc, thiết bị đều đặn, có thể dẫn đến sự hỏng hóc và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của con người. Chính vì vậy, nếu xảy ra vấn đề, yếu tố này cũng cần được xem xét và cải thiện.

Methods – Phương pháp

Nếu xảy ra sai sót trong quy trình hoặc phương pháp sản xuất, điều này sẽ dẫn đến việc tạo ra các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn hoặc gây ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. Ngay từ đầu, cần có một phương pháp tối ưu và được thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi áp dụng vào sản xuất, kinh doanh.

Measurement – Đo lường

Các phương pháp kiểm tra bao gồm kiểm tra thủ công và tự động cùng với việc sử dụng các phép đo vật lý như khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất,... Tuy nhiên, nếu các phép đo không nhất quán, sẽ làm cho việc sử dụng dữ liệu trở nên khó khăn trong việc đưa ra các kết luận nhất quán để tìm ra nguyên nhân.

5. Cách triển khai vẽ sơ đồ xương cá

Bước 1: Xác định vấn đề

Bước đầu tiên xác định vấn đề rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu và giải quyết vấn đề. Có thể sử dụng 5W1H (What, Who, When, Where, Why, How) để trả lời các câu hỏi: Vấn đề là gì, Ai có liên quan, Khi nào xảy ra, Xảy ra ở đâu, Tại sao xảy ra và Xảy ra như thế nào. Có thể viết vấn đề vào ô bên phải của tờ giấy và sau đó vẽ một đường ngang chia tờ giấy thành hai phần, tạo thành đầu và xương sống của cá.

Chẳng hạn: hãy thử tưởng tượng website có tỷ lệ thoát cao. Khi xem dữ liệu, vấn đề lớn nhất được ghi nhận là tốc độ tải trang trên điện thoại cực kỳ chậm. Khi đội ngũ Marketing thảo luận, mọi người quyết định đây là chỉ số chính cần cải thiện. Mục tiêu lúc này được đặt ra tăng tốc độ tải trang trên mobile lên 1,5s. Khi vấn đề được xác định rõ ràng, cụ thể thì việc xác định nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bước 2: Xác định nhân tố gây ảnh hưởng

Ứng với mỗi nhân tố, vẽ ra từng nhánh xương cá cụ thể. Có thể liệt kê các yếu tố ảnh hưởng trong sơ đồ xương cá 6M bao gồm: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, đo lường. Nếu hoạt động theo nhóm, hãy sử dụng kỹ thuật Brainstorming để tìm giải pháp phù hợp. Với việc xác định các nhóm nguyên nhân cơ bản, ta có thể tiếp cận vấn đề một cách hệ thống.

Bước 3: Xác định nguyên nhân của vấn đề

Materials

• Có sự thử nghiệm và xử lý đúng cách với nguyên vật liệu hay chưa?
• Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng không?
• Quy trình mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp có được xác thực chưa?
• Có sẵn nguyên vật liệu thay thế hay không?

Manpower

• Nhân viên có đủ kinh nghiệm và năng lực để thực hiện nhiệm vụ không?
• Nhân viên có được đào tạo bài bản để tham gia vào quy trình sản xuất không?
• Nhân viên có được đáp ứng đầy đủ chế độ và bảo hiểm không?
• Có tình trạng quá tải công việc đối với nhân viên/ công nhân không?
• Nhân viên có bất mãn gì với nhiệm vụ hiện tại không?

Mother nature

• Sự biến đổi của nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng,... có ảnh hưởng quy trình sản xuất hay không?
• Các yếu tố môi trường liên quan đến quá trình sản xuất có đáp ứng đủ tiêu chuẩn không?
• Người lao động có bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường không?

Machines

• Máy móc có được lập trình và vận hành đúng không?
• Máy móc có được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ không?
• Việc vận hành máy móc có ảnh hưởng gì cho người lao động và môi trường không?
• Máy móc đã đạt đến giới hạn và khả năng sử dụng của nó chưa?
• Máy móc có hỏng hóc gì chưa bảo trì không?

Methods

• Các phương pháp mới đã được kiểm định kết quả hay chưa?
• Công nhân có được trang bị đầy đủ máy móc cần thiết để vận hành quy trình một cách trơn tru không?
• Phương pháp có được liên tục cập nhật và cải tiến không?

Measurement

• Môi trường có ảnh hưởng đến tính chính xác của việc đo lường không?
• Việc đo lường, đánh giá có bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết chưa?
• Việc đo lường này có đạt độ chính xác 100% không?

Bước 4: Phân tích và hoạch định hướng giải quyết

Đến bước này, chúng ta đã có một biểu đồ xương cá đầy đủ, thể hiện chi tiết các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách sử dụng 5W1H, có thể điều tra sâu hơn về vấn đề và kiểm tra nguyên nhân còn tiềm ẩn gián tiếp gây ra vấn đề.

6. Ứng dụng của biểu đồ xương cá

Ứng dụng trong quản lý chất lượng

Cách sử dụng biểu đồ xương cá để phân tích nguyên nhân và hiệu quả:
biểu đồ xương cá được sử dụng để phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và lỗi trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Bằng cách xác định và phân loại các nguyên nhân chính và phụ, biểu đồ xương cá giúp nhận diện được các yếu tố ảnh hưởng và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Đồng thời, biểu đồ xương cá cũng cho phép đánh giá hiệu quả của các biện pháp khắc phục và cải tiến để giảm thiểu rủi ro và tăng cường chất lượng.

Ví dụ về ứng dụng biểu đồ xương cá trong quản lý chất lượng:

Một ví dụ về ứng dụng biểu đồ xương cá trong quản lý chất lượng là khi một công ty sản xuất gặp vấn đề về chất lượng sản phẩm.

Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, công ty có thể xác định các nguyên nhân chính như quá trình sản xuất, nguyên liệu, máy móc và con người.

Từ đó, công ty có thể tìm hiểu nguyên nhân cụ thể như việc sử dụng nguyên liệu kém chất lượng, thiếu kiểm soát quy trình sản xuất hoặc đào tạo không đủ cho nhân viên.

Dựa trên phân tích này, công ty có thể áp dụng các biện pháp cải tiến như kiểm tra chất lượng nguyên liệu, áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt hơn và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng sản phẩm.

Ứng dụng trong quản lý dự án

Cách sử dụng biểu đồ xương cá để xác định và giải quyết rủi ro

biểu đồ xương cá có thể được sử dụng để phân tích và định rõ nguyên nhân gây ra rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.

Bằng cách xác định các nguyên nhân chính và phụ liên quan đến rủi ro, biểu đồ xương cá giúp nhận diện các yếu tố có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.

Đồng thời, biểu đồ xương cá cung cấp một cách tiếp cận hệ thống để tìm hiểu tương quan giữa các yếu tố và xác định các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.

>> Xem thêm: Khóa học kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp

Ví dụ về ứng dụng biểu đồ xương cá trong quản lý dự án

Một ví dụ về ứng dụng biểu đồ xương cá trong quản lý dự án là khi một dự án gặp khó khăn trong việc hoàn thành đúng thời gian và ngân sách.

Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, nhóm quản lý dự án có thể phân tích các nguyên nhân chính như thiếu nguồn lực, kế hoạch không chính xác, sự phụ thuộc vào bên thứ ba và sự chậm trễ trong việc ra quyết định.

Từ đó, nhóm quản lý dự án có thể tìm hiểu nguyên nhân cụ thể như thiếu kinh nghiệm của nhân viên, việc ước lượng thời gian và ngân sách không chính xác hoặc sự thiếu rõ ràng trong việc quản lý liên kết với bên thứ ba.

Dựa trên phân tích này, nhóm quản lý dự án có thể áp dụng các biện pháp cải thiện như đào tạo nhân viên, thiết lập quy trình quản lý dự án chặt chẽ hơn và tạo ra các cam kết rõ ràng với bên thứ ba.

Việc áp dụng biểu đồ xương cá không chỉ giới hạn trong các công việc quản lý mà còn trong bất kỳ lĩnh vực nào hay bất kỳ tình huống nào bạn đều có thể sử dụng nó để tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề. 

Nguồn: Tổng hợp Internet