Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo 7 bước

1. Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là tập hợp các hoạt động, công việc liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các hoạt động quản lý nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân viên.

Quy trình quản lý nhân sự được thiết lập nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực con người, đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Nếu thực hiện các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự thông minh và khoa học, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát hiệu quả tình hình nhân sự, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, và thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

>> Tham khảo ngay khoá học CHRO - Giám đốc nhân sự chuyên nghiệp
7 Bước chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự ISO

Bước 1: Phân tích và xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
Để tiến hành chuẩn hoá quy trình quản lý nhân sự, đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định tổ chức và hoạt động quản lý nhân sự hiện tại. Sau đó, tiến hành so sánh với các tiêu chuẩn ISO. Tốt nhất là nên thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá tình hình quản lý nhân sự hiện tại, tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO.

Khi đã xác định được bối cảnh của vấn đề quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ cân nhắc điều chỉnh, cải tiến, và bổ sung hệ thống để đảm bảo rằng chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Bước 2: Thành lập Ban quản lý chất lượng
Áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự là một dự án lớn, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, cần thành lập một ban quản lý dự án, bao gồm lãnh đạo quản lý các cấp và những nhân viên phụ trách có kiến thức về Bộ tiêu chuẩn ISO. 

Ban quản lý sẽ chịu trách nhiệm phân tích, xác định các điều khoản, tiêu chuẩn quan trọng mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, đồng thời lên kế hoạch và tổ chức thực hiện quá trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự.

Bước 3: Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, các văn bản áp dụng
Trọng tâm của quá trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là việc hệ thống hóa các quy trình quản lý hiện đang áp dụng trong doanh nghiệp và biểu đồ hóa chúng thành tài liệu quy phạm và văn bản. Đây được coi là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai tiêu chuẩn ISO. 

Các quy trình cần phải được chuẩn hóa bao gồm:

• Quy trình tuyển dụng nhân sự.
• Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
• Quy trình đánh giá năng lực nhân sự.
• Quy trình về bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật,…

Ngoài ra, cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản và tài liệu bao gồm:

• Các chế độ và chính sách về đãi ngộ nhân sự.
• Nội quy và quy định nội bộ trong doanh nghiệp.
• Lộ trình phát triển và thăng tiến cho từng vị trí và chức vụ.
• Quy định liên quan đến kỷ luật và quy trình sa thải nhân sự.
• Quy định về khen thưởng và đánh giá nhân sự.

Tất cả những điều này cùng hỗ trợ việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn, giúp đảm bảo sự thống nhất và tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 4: Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn
Khi hoàn thiện xây dựng các quy trình và hệ thống một cách toàn diện, bộ ban quản lý sẽ cần phổ biến thông tin này tới bộ phận nhân sự và bắt đầu quá trình đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên về cách thực hiện các quy trình. Trong quá trình triển khai này, bộ phận quản lý cần chú ý phân công rõ ràng và minh bạch về quyền hạn và nhiệm vụ của từng cá nhân.

Bước 5: Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO
Để xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO, hệ thống quản lý nhân sự cần được đánh giá hiệu quả liên tục trong quá trình triển khai. Việc đánh giá giúp tìm ra những vấn đề còn chưa được hoàn thiện trong quy trình để cải tiến và khắc phục. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi nhân viên nội bộ trong công ty hoặc đơn vị có chuyên môn về ISO đảm nhận.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp cần phải đăng ký chứng nhận với các tổ chức có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần lựa chọn nơi uy tín, đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận.

Bước 7: Duy trì chứng nhận tiêu chuẩn ISO
Chứng nhận tiêu chuẩn ISO sẽ có hiệu lực trong khoảng tối đa 3 năm, tính từ ngày đăng ký. Trong thời gian này, sẽ tổ chức các cuộc giám sát và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn duy trì sự tuân thủ đối với các yêu cầu mà ISO đặt ra. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến và đảm bảo chất lượng của hệ thống quản lý nhân sự.

Theo: 1 Office