Skill Gap: Các bước xác định khoảng cách năng lực nhân viên

1. Skill gap là gì?

Khoảng cách năng lực (skill gap) là thuật ngữ chỉ tình trạng khi nhân viên thiếu những kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu cụ thể, gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự thành công của dự án hoặc công việc trong doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, khái niệm này mô tả tình trạng khi nhân viên không đáp ứng được yêu cầu từ lãnh đạo vì thiếu hụt kiến thức, kỹ năng hoặc năng lực cần thiết.

2. Các bước xác định khoảng cách năng lực hiệu quả

Khoảng cách về năng lực có thể phân thành hai loại: vấn đề thuộc kỹ năng và vấn đề trong quản lý, cả hai đều ảnh hưởng đến hiệu năng và năng suất làm việc của cá nhân hoặc nhóm.

• Vấn đề thuộc kỹ năng xảy ra khi nhân viên thiếu kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành các công việc được giao; vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách cung cấp đào tạo hoặc phát triển thêm.
• Vấn đề trong quản lý liên quan đến hành vi của nhân viên và có thể chủ động được giải quyết thông qua sự can thiệp của người quản lý.

Cả hai yếu tố trên đều ảnh hưởng đến văn hoá và sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, việc xác định khoảng cách năng lực là cần thiết để thiết lập chương trình đào tạo hiệu quả và chi tiết. Để đánh giá Skill gap hiện tại của cấp dưới, có thể áp dụng các bước cơ bản sau:

2.1 Xác định mục tiêu

Dù nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả đến đâu, sự phát triển tương lai của doanh nghiệp yêu cầu họ phải có nhiều kỹ năng hơn để xử lý các dự án phức tạp hơn. Đặt ưu tiên trong việc xác định mục tiêu của công ty sẽ giúp bạn lựa chọn đào tạo phù hợp ngay từ bây giờ và trong tương lai. Việc này đơn giản nhưng lại quan trọng, ví dụ như quyết định tập trung vào đào tạo kỹ năng kỹ thuật hoặc phục vụ khách hàng, hay thậm chí cả hai yếu tố này.

2.2 Làm rõ các kỹ năng cần thiết

Các công việc khác nhau yêu cầu những kỹ năng khác nhau. Ví dụ, nhân viên IT có ít nhu cầu về kỹ năng bán hàng so với nhân viên kinh doanh. Để lập kế hoạch đào tạo hiệu quả và thiết kế các khóa học bổ sung, cần miêu tả rõ các kỹ năng cần thiết cho từng vị trí trong công ty.

Điều này cũng giúp ích rất nhiều trong việc đánh giá năng lực nhân viên. Quan trọng là ưu tiên các kỹ năng phù hợp với từng chức vụ, từ quản lý đến các vị trí công việc khác, đồng thời đảm bảo quản lý hiểu rõ nhu cầu và kỹ năng mà cấp dưới cần phát triển trong tương lai.

2.3 Đánh giá và phân tích hiệu suất

Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình vì nó xác định những khía cạnh chuyên môn cần được phát triển thêm. Có nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu và đánh giá hiệu suất nhân viên:

• Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs): KPIs là một công cụ quan trọng giúp đo lường mức độ hiệu quả của công việc của nhân viên. Các đánh giá dựa trên KPIs cung cấp thông tin hữu ích để phân tích các vấn đề mà nhân viên đang gặp phải và xác định khoảng cách về năng lực hiện tại.
• Các bài kiểm tra đánh giá năng lực: Đánh giá năng lực thông qua các bài kiểm tra, trắc nghiệm hoặc các công cụ tích hợp trên phần mềm quản lý nhân tài là một cách hiệu quả để đo lường năng lực của nhân viên.
• Phản hồi 360 độ: Đây là một công cụ mạnh mẽ bao gồm phản hồi từ đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng, giúp đánh giá toàn diện về hiệu suất của nhân viên.
• Quan sát và đánh giá liên tục: Quản lý dành thời gian quan sát và làm việc trực tiếp với nhân viên để thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất làm việc và nhận diện các hạn chế tiềm ẩn của họ.

Những phương pháp này đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng và thúc đẩy sự phát triển năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và bền vững.

>> Xem thêm: Khóa học đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

2.4 Lên kế hoạch và phát triển năng lực

Sau khi hoàn tất đánh giá năng lực của nhân viên, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch phát triển để điền vào những khoảng trống quan trọng trong quy trình đào tạo và tuyển dụng. Quá trình này yêu cầu xác định chính xác các hỗ trợ cần thiết và thời gian để triển khai các hoạt động đào tạo.

Các phương thức đào tạo có thể bao gồm hướng dẫn trực tiếp, tư vấn, các khóa học trực tuyến và các phương tiện khác, nhằm mục đích nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên.

3. Cách để doanh nghiệp có thể thu hẹp khoảng cách năng lực

Để thu hẹp khoảng cách năng lực trong doanh nghiệp, có một số cách hiệu quả sau đây mà doanh nghiệp có thể áp dụng, cụ thể:

3.1 Đào tạo nhân viên

Dựa vào thống kê của Deloitte, 84% các công ty đồng ý rằng “việc duy trì sự đổi mới liên tục của lực lượng lao động qua việc học tập suốt đời là yếu tố quan trọng hoặc rất quan trọng khi thực hiện chiến lược phát triển của doanh nghiệp.” Tuy nhiên, chỉ có 16% tổ chức kỳ vọng rằng họ sẽ đầu tư một cách đáng kể vào việc đào tạo lại kỹ năng trong ba năm tới.

Để giải quyết những thách thức này, các doanh nghiệp cần chuẩn bị và cam kết thực hiện các sáng kiến để nâng cao và tái định hướng lại kỹ năng của nhân viên. Ngoài các chương trình đào tạo nội bộ, có nhiều tài nguyên khác mà các công ty có thể cung cấp, bao gồm:

• Các chương trình tư vấn với sự hướng dẫn và hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng.
• Khóa học trực tuyến để nhân viên có thể tiếp cận kiến thức mới một cách thuận tiện và tự học theo tốc độ cá nhân.
• Hỗ trợ vé tham gia các sự kiện hoặc hội nghị trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
• Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa đào tạo để đạt chứng chỉ và hưởng trợ cấp liên quan đến công việc của mình.

>> Xem thêm: Khóa học đào tạo và phát triển nhân viên

3.2 Tuyển dụng nhân viên

Trong trường hợp mà khoảng cách về kỹ năng quá lớn và không thể khắc phục qua đào tạo hoặc khi thời gian hạn chế, các doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn thuê nhân viên mới để bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.

Việc tuyển dụng nhân viên mới không chỉ giúp giải quyết vấn đề khoảng cách kỹ năng mà còn đảm bảo đáp ứng các yêu cầu chuyên môn của công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lựa chọn để đảm bảo những người được tuyển dụng có đủ kỹ năng cần thiết, bao gồm việc đánh giá kỹ năng, yêu cầu chứng chỉ phù hợp, và câu hỏi phỏng vấn kỹ càng.

Một chiến lược hiệu quả khác là sử dụng lực lượng lao động dự phòng thông qua việc outsourcing những nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với các yêu cầu công việc thay đổi.

Skill gap – khoảng cách năng lực là vấn đề nhức nhối trong thị trường lao động hiện nay, ảnh hưởng đến cả doanh nghiệp và cá nhân. Việc xác định và thu hẹp skill gap hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội.

Theo: glints.com